Syftet med spårbarhetssystemet är att motverka illegal handel med tobaksvaror och omfattar idag alla cigaretter och all rulltobak som tillverkas i eller importeras till europeiska unionen. För att motverka den illegala handeln med tobaksvaror ska styckförpackningarna av cigaretter och rulltobak även förses med en säkerhetsmärkning.

Beslut om införande av ett EU-gemensamt system för spårbarhet och säkerhetsmärkning togs i tobaksproduktdirektivet (2014/40/EU) och specificerades i den kompletterande EU-lagstiftningen.

Reglerna om spårbarhet trädde ikraft den 20 maj 2019 och omfattar cigaretter och rulltobak. Sedan maj 2020 får endast cigaretter och rulltobak med unik identitetsmärkning säljas.

Övriga tobaksvaror omfattas från och med den 20 maj 2024. Övergångsbestämmelser gör det möjligt för aktörerna att sälja andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak som tillverkats före den 20 maj 2024 fram till den 20 maj 2026.

Denna sida innehåller följande rubriker:

Uppdateringar 2022-02-14: mindre språkliga rättningar och förtydliganden, rättande av länkar till Europeiska kommissionens hemsida om spårbarhet och säkerhetsmärkning, kompletteringar under avsnitt om vad som gäller för tobakstillverkare och importörer (definition av maskin, vad som gäller kring antimanipulationsverktyg, primärdatabas, oberoende revisor och tillhandahållande av utrustning). Uppdatering av information kring övergångsregler samt förtydliganden om vad som gäller om reglerna inte följs.

Spårbarhetssystemet

Spårbarhetssystemet innebär i korthet att alla aktörer som ingår i leveranskedjan av tobaksvaror har en unik identifieringskod. Även anläggningar (t.ex. produktionsanläggningar, lager, terminaler, återförsäljningsställen) och maskiner har identifieringskoder. Alla styckförpackningar av tobaksvaror måste förses med en unik identitetsmärkning, även kallad spårbarhetsmärkning. När styckförpackningen hanteras och transporteras ska händelserna registreras och informationen föras över till en central databas. Även de ekonomiska transaktionerna kopplade till tobaksvaran registreras i databassystemet.

En tobaksvara får inte säljas om den saknar den unika identitetsmärkningen. Identifieringskoder och unika identitetsmärkningar genereras och utfärdas av den behöriga id-utfärdaren.

Figur 1. Spårbarhetssystemets systemstruktur.

Schematisk bild över spårbarhetssystemets systemstruktur

Källa: Bilden är hämtad från Kommissionens handbok för berörda parter.

Sekundära databasen

Den sekundära databasen är en central databas som innehåller en kopia av alla spårbarhetsuppgifter som lagrats i de primära databaserna.

Kommissionen har genom upphandling utsett Dentsu Aegis Network Switzerland AG som leverantör av den sekundära databasen. Mer information om och från leverantören finns på EU-kommissionens webbplats:

Systems for tobacco traceability and security features (ec.europa.eu)

Den sekundära databasen tillhandahåller tekniska specifikationer och den gemensamma datakatalogen för spårbarhetssystemet. Dessa dokument och annan information finns tillgänglig på den webbplats för ekonomiska aktörer som Dentsu Aegis har lagt upp.

The EU Secondary Repository Resources Center (Dentsu Aegis.com)

Primära databaser

Tillverkare och importörer ska upprätta en databas för lagring av samtliga spårbarhetsuppgifter för den tillverkarens eller importörens egna produkter, som benämns primärdatabas.

Nationell id-utfärdare

En id-utfärdare har till uppgift att generera och utfärda unika identifieringskoder för ekonomiska aktörer, anläggningar och maskiner, samt unika identitetsmärkningar för styckförpackningar av tobaksvaror, som beställs av tillverkare och importörer. Id-utfärdaren kan även generera och utfärda unika identitetsmärkningar för aggregerade förpackningar av tobaksvaror.

Id-utfärdaren ska skapa offline-flatfiler och hålla register över de identifieringskoder som utfärdats, samt se till att en uppdaterad kopia av alla offline-flatfiler, register och tillhörande förklarande notiser överförs till den sekundära databasen.

Folkhälsomyndigheten är nationell id-utfärdare med rätt att överlämna uppgiften till en privat aktör. Myndigheten har efter genomförd upphandling skrivit avtal med det slovakiska företaget Allexis s.r.o. om uppgiften som nationell id-utfärdare.

Id-utfärdaren Allexis unika identifieringskod är QCALL och alla identifieringskoder och unika identitetsmärkningar som Allexis utfärdar börjar med denna kod.

Id-utfärdarens webbplats (Idissuer.se)

Registrering av ekonomiska aktörer, anläggningar och maskiner

Du som är en näringsidkare som deltar i leveranskedjan för tobaksvaror som släpps ut på den svenska marknaden måste ha en unik identifieringskod, dels som ekonomisk aktör och dels för dina anläggningar och maskiner.

Behörig id-utfärdare

Unika identifieringskoder ansöks om hos den behöriga id-utfärdaren. Om du har din verksamhet lokaliserade i Sverige eller har anläggningar eller maskiner i Sverige så är behörig id-utfärdare Allexis s.r.o.

Allexis s.r.o. är också behörig id-utfärdare för de unika identitetsmärkningarna som ska appliceras på alla styckförpackningar av tobaksvaror (cigaretter och rulltobak) som tillgängliggörs till konsument på den svenska marknaden.

I Europeiska kommissionens genomförandeförordning 2018/574 finns fler regler om vilket medlemslands id-utfärdare som är behörig att generera och utfärda identitetsmärkningar för tobaksvaror samt identifieringskoder för ekonomiska aktörer, anläggningar och maskiner. På Europeiska Kommissionens hemsida finns, under rubriken ”Competent ID issuers” även en förteckning över de nationella id-utfärdarna som utsetts inom unionen samt om tillämpningen av undantaget i artikel 4.1.

Vad som gäller för tobakstillverkare och importörer

Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren

Du som är tillverkare eller importör av tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) ska ansöka om identifieringskod hos id-utfärdaren i det land där produktionen sker eller i det land där varorna importeras till. Har du anläggningar i Sverige ska du ansöka om identifieringskoder för dessa hos den nationella id-utfärdaren i Sverige, Allexis s.r.o.

Ansökan om identifieringskoder hos Allexis

Ansökan om identifieringskoder görs i två steg. Du får din identifieringskod som ekonomisk aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats. Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar och maskiner.

ID Issuer.se

Det är viktigt att anläggningen anges som typ "Tillverkningsanläggning med lager".

Identifieringskoder för maskin avser maskinen som används vid förpackning av produkten. En tillverkningsanläggning kan ha flera sådana maskiner, varje maskin ska ha sin egen identifieringskod. Se även avsnitt om antimanipulationsverktyg.

Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida. Om situationen för dig som ekonomisk aktör förändras ska du uppdatera uppgifterna hos id-utfärdaren.

Antimanipulationsverktyg

Du måste kontrollera de unika identitetsmärkningarna för att säkerställa att de är korrekt anbringade och läsbara. Denna process ska skyddas med ett antimanipulationsverktyg som tillhandahållits och installerats av en oberoende tredjepart.

Är du tillverkare eller importör av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak måste detta verktyg finnas installerat senast den 20 maj 2024. För helt manuella tillverkningsprocesser finns ingen skyldighet att installera antimanipulationsverktyg.

Leverantören av antimanipulationsverktyget ska lämna ett intyg till Folkhälsomyndigheten och till Europeiska kommissionen om leverantörens oberoende i förhållande till tobaksindustrin samt att det installerade verktyget uppfyller kraven i genomförandeförordningen 2018/574. Mall för intyget finns på kommissionens hemsida.

Systems for tobacco traceability and security features/Anti-tampering devices (ec.europa.eu)

Antimanipulationsverktyget måste verifiera att den unika identitetsmärkningen på stycknivå har anbringats korrekt och är fullt läsbar. Informationen ska registreras antingen med video eller en loggfil som inte kan ändras.

Om verktyget signalerar att den unika identitetsmärkningen har anbringats fel eller inte är fullt läsbar måste du anbringa den unika identitetsmärkningen på nytt.

Informationen som registreras av antimanipulationsverktyget ska finnas tillgängliga under 9 månader efter registreringen och ska tillhandahållas Folkhälsomyndigheten om myndigheten så begär.

Unika identitetsmärkningar för styckprodukter av tobaksvaror

För de tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) du avser att tillgängliggöra i Sverige ska du ansöka om unika identitetsmärkningar hos den svenska id-utfärdaren. Du ansvarar för att fästa dessa märkningar på styckförpackningarna. Samt att registrera och lagra alla händelser som rör dina tobaksvaror i din primära databas.

Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning

Avgifter för unika identitetsmärkningar

Id-utfärdaren får ta ut avgifter endast för elektroniskt levererade unika identitetsmärkningar. Avgiften är fastställd i förordningen om avgifter för unika identitetsmärkningar på tobaksförpackningar.

Förordning (2019:224) om avgifter för unika identitetsmärkningar på tobaksförpackningar (Riksdagen.se)

Aggregerade unika identitetsmärkningar

För att förenkla registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade koder skapas. Du kan välja att skapa dessa själv eller ansöka om aggregerade identitetsmärkningar från behörig id-utfärdare.

Varje nivå av aggregering ska registreras i databasen.

Endast om en aggregerad kod ska återanvändas måste meddelande om att den aggregerade koden uppdelas skickas till databassystemet.

Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning

Primärdatabas

Du som är tillverkare eller importör ansvarar för att sluta ett avtal med en oberoende tredjepartsleverantör för att upprätta en primärdatabas där all information om dina tobaksvaror ska lagras. Avtalet ska upprättas i enlighet med de avtalskrav som anges i kommissionens delegerade förordning (EU) 2018/573.

Val av oberoende tredjepartsleverantör ska ske i enlighet med förfarande-reglerna i del A i bilaga I, kommissionens genomförandeförordning (EU) 2018/574 om tekniska standarder för inrättande och drift av ett spårbarhetssystem för tobaksvaror.

Tillverkare och importörer av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak ska, senast den 31 december 2022, meddela kommissionen identiteten hos den föreslagna oberoende tredjepartsleverantören samt få utkast till avtal om datalagring godkänt av kommissionen.

Systems for tobacco traceability and security features/Notification of proposed primary data storage providers and draft data storage contracts (ec.europa.eu)

Datalagring

Primärdatabasens datalagringsanläggning ska vara fysiskt belägen på Europeiska unionens territorium. Avtalet och den tredje partens lämplighet ska godkännas av Europeiska kommissionen.

Oberoende revisor

Du måste utse en oberoende revisor som kontrollerar att ditt datalager skyddar uppgifterna ordentligt. Europeiska kommissionen ska godkänna den valda revisorn. Revisorn ska i slutet av oktober varje år lämna en revisionsrapport till Europeiska kommissionen och Folkhälsomyndigheten, omfattande perioden från 20 maj till 19 maj.

Som stöd till tillverkare i valet av oberoende revisor och för revisorerna att uppfylla sina årliga rapporteringsskyldigheter har Europeiska kommissionen på sin hemsida publicerat riktlinjer för de årliga revisionsrapporterna.

Systems for tobacco traceability and security features/Guidelines on annual audit reports (ec.europa.eu)

Tillhandahålla utrustning

Du som är tillverkare av tobaksvaror ska tillhandahålla de aktörer som deltar i handeln med tobaksvaror den utrustning som är nödvändig för att registrera tobaksvaror som köps, säljs, lagras, transporteras eller hanteras på annat sätt. Utrustningen ska kunna läsa och överföra de registrerade uppgifterna elektroniskt till databassystemet.

De som berörs är alla aktörer från tillverkare till den sista aktören före det första återförsäljningsstället, inbegripet importörer, lageranläggningar och transportföretag.

Registrering av utleverans, omlastning och ankomst

Alla åtgärder och förflyttningar av en tobaksvara ska registreras i databasen. Det gäller även ekonomiska transaktioner.

Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning

På Europeiska kommissionens hemsida finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna efter att den unika identitetsmärkningen har fästs på styckförpackningen ska du som tillverkare eller importör utan dröjsmål sända en begäran om avaktivering till relevant primär databas.

Vad som gäller för partihandlare och distributörer

Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren

Du som är partihandlare eller annan aktör (distributör) som deltar i handeln av tobaksvaror (cigaretter och rulltobak) utan att sälja till konsument ska ansöka om unika identifieringskoder för dig själv som aktör och för dina anläggningar. Ansökan om detta görs hos den nationella id-utfärdaren.

För dig som partihandlare finns även krav på tillstånd för handel med tobaksvaror. En utfärdad identifieringskod ersätter inte kravet på att ansöka om sådant tillstånd.

Ansökan om tillstånd för att sälja tobaksvaror

Har din kund inte en identifieringskod som aktör och en identifieringskod för sin eller sina anläggningar kan du inte leverera tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) till kunden. Du kan ansöka om dessa koder åt din kund, men måste då först inhämta kundens godkännande. Vid ansökan om anläggningskod åt annan ekonomisk aktör är det viktigt att anläggningstypen anges korrekt; till exempel första försäljningsställe eller fristående lager.

Uppgifterna om dig som aktör och dina anläggningar måste vara aktuella och korrekta. Om dina förhållanden ändras, t.ex. adress, organisationsnummer, kontaktperson osv. behöver du därför ändra uppgifterna.

Ansökan om identifieringskoder hos Allexis

Ansökan om identifieringskoder görs i två steg. Du får din identifieringskod som aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats. Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar.

ID Issuer.se

Det är viktigt att anläggningen anges som typ 2 – Fristående lager.

Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida. Om situationen för dig som ekonomisk aktör förändras ska du uppdatera uppgifterna hos id-utfärdaren.

Aggregerade identitetsmärkningar

För att förenkla registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade koder skapas. När du hanterar tobaksvaror bryter du kanske tidigare aggregerade förpackningar, t ex pallar och transportkartonger och bygger nya transportkartonger och pallar. För varje aggregering som görs måste en aggregerad identitetsmärkning skapas. Du kan välja att skapa dessa själv eller ansöka om aggregerade identitetsmärkningar från behörig id-utfärdare.

Varje nivå av aggregering ska registreras via routern till databassystemet.

Endast om en aggregerad kod ska återanvändas måste meddelande om att den aggregerade koden uppdelas skickas till databassystemet.

Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning

Registrering av ankomst, omlastning och utleverans

Du ska registrera alla åtgärder som vidtas för de tobaksvaror du hanterar. De åtgärder som ska registreras är bland annat ”ankomst till en anläggning”, ”transitering” (omlastning) och ”leverans från en anläggning”. Även de ekonomiska transaktionerna (order, faktura och faktura betald) kopplade till tobaksvaran ska registreras.

Registrerade uppgifter får inte ändras eller raderas.

Upprätta register

Du ansvar för att upprätta ett register över samtliga relevanta transaktioner, samt för att överföra uppgifterna via routern till databassystemet.

Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning.

Den Europeiska kommissionen har publicerat ett informationsblad om EU:s spårbarhetssystem för tobaksvaror för aktörer som deltar i distributionskedjan som visar övergripande vilka logistiska händelser som ska rapporteras samt vad som är bra att tänka på.

EU:s spårbarhetssystem för tobaksvaror – Informationsblad (rapportering om förflyttning av varor inom distributionskedjan)

På Europeiska kommissionens webbplats finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna ska du som partihandlare eller distributör sända en begäran om avaktivering av den unika identitetsmärkningen via routern.

Vad som gäller för detaljhandlare/återförsäljare

Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren

Du som bedriver detaljhandel med cigaretter eller rulltobak måste ha identifieringskoder, dels för dig som aktör och dels för dina anläggningar.

Ansökan görs hos den nationella id-utfärdaren. Antingen kan du ansöka själv eller godkänna att t ex din leverantör eller distributör ansöker om dessa koder åt dig. Om ansökan görs på egen hand är det viktigt att du delger identifieringskoderna till de aktörer som levererar tobaksvarorna till försäljningsstället. Om ansökan görs av din leverantör är det viktigt att du ger uppgifterna om dessa koder till eventuellt andra tobaksleverantörer som du har.

Uppgifterna om dig som aktör och dina anläggningar måste vara aktuella och korrekta. Om dina förhållanden ändras, t.ex. adress, organisationsnummer, kontaktperson osv. behöver du därför ändra uppgifterna.

Ansökan om identifieringskoder hos Allexis

Ansökan om identifieringskoder görs i två steg. Du får din identifieringskod som ekonomisk aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats. Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar.

ID Issuer

Det är viktigt att anläggningen anges som typ 3 – Försäljningsställe.

Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida. Om situationen för dig som ekonomisk aktör förändras ska du uppdatera uppgifterna hos id-utfärdaren.

Har du ingen identifieringskod som ekonomisk aktör och identifieringskod för din eller dina anläggningar kan du inte få leveranser av cigaretter eller rulltobak.

Det finns även krav på tillstånd för handel av tobaksvaror. En utfärdad identifieringskod ersätter inte kravet på att ansöka om ett sådant tillstånd.

Ansökan om tillstånd för att sälja tobaksvaror

Övergångsregler

Andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak som är tillverkade i unionen eller importerade till unionen före den 20 maj 2024 får säljas utan unika identitetsmärkningar fram till den 20 maj 2026.

Om reglerna inte följs

Folkhälsomyndigheten bedriver tillsyn mot tillverkare, importörer och partihandlare, distributörer och i vissa fall detaljhandlare av spårbarhetsmärkning och spårbarhet. Folkhälsomyndigheten får i sin tillsynsverksamhet meddela de förelägganden eller förbud som behövs för att lagen eller en föreskrift som har meddelats med stöd av lagen ska följas. Folkhälsomyndigheten får även besluta att identifieringskoder ska avaktiveras. Beslut om föreläggande eller förbud får förenas med vite.

Vite

Ett vite är ett belopp med pengar som ska betalas om man inte följer ett beslut av en tillsynsmyndighet. Vitet döms ut av en domstol. Summan kan bestämmas i förväg och kan uppgå till flera tusen kronor.

Bestämmelser

De bestämmelser som informationen ovan bygger på:

Som aktör som handlar med tobak har du alltid en skyldighet att känna till vad som gäller enligt lag. Informationen på den här webbsidan är enbart tänkt att fungera som en hjälp för dig, och ersätter inte det som står i lag och föreskrift. Det kan också finnas andra lagar eller andra myndigheters föreskrifter som du måste känna till. Folkhälsomyndigheten uppdaterar kontinuerligt innehållet men vi kan inte garantera att informationen på sidan alltid är helt aktuell.