Hjälptext för redovisning av verksamhetsbidrag

Anvisningar för att fylla i ansökningsblanketten

I blanketten ska ni tydligt beskriva ad ni genomfört under verksamhetsåret 2020 (jämför med er ansökan). Nedan beskrivs vilken information som ni ska fylla i under respektive rubrik och frågeställningar som kan vara bra att fundera över.

1. Grunduppgifter

Här fyller ni i information om bidragstagande organisation, kontaktperson för redovisningen och kontaktuppgifter till revisor/ekonomichef.

2. Om verksamheten (telefon- och webbrådgivning)

a) Förutsättningar för verksamhetsbidrag

• Beskriv hur verksamheten under 2020 har bidragit till statsbidragets syfte. Beskriv detta för respektive sakområde (avser alkohol, tobak och/eller spel om pengar) samt stödform (avser telefon- och/eller webbstöd) som verksamheten erbjuder (max 1000 tecken)
• Beskriv hur verksamheten under 2020 har bidragit till att tillgängliggöra stödet för den enskilde individen utifrån: (max 1000 tecken)
  1). Tillgänglighet under dygnet
  2). Tillgänglighet på andra språk än svenska
  3). Tillgänglighet för personer med särskilda behov

• Beskriv hur ni under 2020 har säkerställt att stödet är utan kostnad för den enskilde samt hur ni arbetat för att tillhandahålla ett kostnadseffektivt arbetssätt (max 1000 tecken)
• Beskriv den organisatoriska koppling er verksamhet haft till klinisk - samt forskningsverksamhet under 2020 (max 1000 tecken)

b) Övergripande målsättning med verksamheten och dess stöd i relevant och aktuell kunskap

Beskriv hur ni har uppnått verksamhetens övergripande målsättning för 2020 (max 1000 tecken).

c) Uppföljning och utvärdering

• Beskriv hur uppföljning av verksamheten skett samt resultatet av uppföljningen (max 1000 tecken)
• Beskriv resultaten av den kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling som ni har bedrivit, i relation till det övergripande målet för verksamheten för 2020 (max 1000 tecken)

d) Budget

De medel som erhållits från Folkhälsomyndigheten ska vara särredovisade i organisationens bokföring, d.v.s. vara åtskilda från organisationens övriga medel. För många organisationer kan det underlätta att ha bokföringssystem som stödjer den typen av redovisning.

Under budgetens två första delar (A och B) ska endast intäkter och utgifter som har med det sökta verksamhetsbidraget redovisas. Under budgetens sista del (C) ska övriga intäkter redovisas men utan att sammanräknas med ovanstående delar (A och B).

Intäkter 2020

Fyll i den summa verksamhetsbidrag som beviljats från Folkhälsomyndigheten för verksamhetsåret 2020.

Kostnader 2020

Specificera de kostnader som finansierats med det sökta bidraget från Folkhälsomyndigheten. Specificera per delmål. När medel återredovisas utgår man från de uppgifter som lämnats i budget.

Personalkostnader

Här specificeras befattning, tjänstgöringsgrad i procent och kostnader per person. Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader som arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Grundlön (månads- eller timlön), antal tjänster och omfattning i procent ska anges. Exempel: 1 projektledare/forskare, månadslön heltid 28 000, omfattning 100 %, i 12 månader + lönebikostnader = 504 000 kr. Belopp: 504 000 kr.

OH-kostnad (indirekt kostnad) gäller universitet, myndigheter

Myndighet avser statlig- och kommunal förvaltning. Landsting och regioner är myndigheter på regional nivå och kommun på lokal nivå. De ska specificera dessa kostnader och beräkningsunderlag för OH kan begäras in. Det ska även vara angivet i budget. Anges OH-kostnad ska inte posten administrativa kostnader fyllas i.

Definition av OH -kostnad

Påslaget för indirekta kostnader ska täcka kostnader för exempelvis administrativpersonal som utgör stöd till verksamhet, och kan inkludera lokaler, dagliga kontorskostnader, datorer, telefon, kostnader för kontorsmaterial (så som skrivarpapper, kuvert, bläckpatroner, pennor, pärmar, hålslagare, häftapparat), administrativt material, telefonkostnader, internetabonnemang, porto, städmaterial, försäkringar, vatten och el-kostnader, kostnader förutbildning och rekrytering, upphandling, personalutbildning och andra kostnader som har en tydlig koppling till verksamhet men är uteslutna från direkt stödberättigande kostnader.

Administrationskostnader

Avser exempelvis telefoni, porto, försäkring, bankkostnader och ska specificeras per kostnad i mesta möjliga mån. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga. Anges posten administrativa kostnader ska inte OH-kostnader fyllas i.

Lokalkostnader

Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, exempelvis städning (ej reparationer). Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan vid återrapportering begäras in för den del av kostnaden som härrör till det sökta verksamhetsbidraget. För myndighet kan lokalkostnader vara inkluderad i OH-kostnad.

Inköp/Investeringar

Uppge inköp eller investeringar som härrör till verksamhet som organisationen erhållit medel för, t.ex. inköp av teknisk utrustning (ej reparationer).

Resor och logi

Ska vara kopplade till verksamhet som man erhållit medel för och man bör även använda sig av billigaste/mest kostnadseffektiva resesätt. Redogör för i vilket syfte resorna har genomförts. Kostnaden ska kunna styrkas i efterhand.

Utvärdering

Kostnader utöver personalkostnader som är kopplade till utvärdering. En forskares lön ska anges under personalkostnader.

Revisorskostnad

Avser kostnader för revisorsgranskning. En kvalificerad revisor ska granska den ekonomiska redovisningen. För en kommun, ett landsting, en region eller en sammanslutning av dessa gäller att en ekonomichef får intyga redovisningen i stället för en revisor. Granskningen ska utföras enligt standard SNT 4400.

Aktivitetskostnader

Kostnaderna ska specificeras per aktivitet.

Övriga kostnader

Bör användas sparsamt och måste specificeras i budgeten.

e) Övriga intäkter 2020

Här anger ni om er organisation erhållit medel för den verksamhet som verksamhetsbidraget avser från andra myndigheter, kommuner, landsting, stiftelser, föreningar eller samarbetspartners och finansiärer. Om inte organisationen har något ekonomiskt stöd från andra instanser, markeras det i blanketten.

3. Bilagor som ska bifogas till ansökan

• Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda den juridiska personen om det förändrats sedan ansökningstillfället (utdrag ur delegeringsordning eller årsmötesprotokoll).
• Verksamhets- och förvaltningsberättelse inkl. balans- och resultaträkning samt revisionsberättelse för det senaste hela räkenskapsåret (gäller ideella organisationer).
• Revisorsrapport (gäller ideella organisationer)
• Utdrag från ekonomisystemet (resultatrapport) per den 2020-12-31 

Enligt förordningens 14 § En kvalificerad revisor ska granska den ekonomiska redovisningen. För en kommun, ett landsting, en region eller en sammanslutning av dessa gäller att en ekonomichef får intyga redovisningen i stället för en revisor. Ekonomichefen får inte vara samma person som undertecknat rekvisition, slutrapport eller annan begärd redovisning. Granskningen ska utföras enligt standard SNT 4400.

Revisorn eller ekonomichefen ska vidta följande granskningsåtgärder:

• Kontrollera att den ekonomiska redovisningen stämmer med bidragsmottagarens bokföring för perioden som bidraget enligt bidragsbeslutet omfattar,
• kontrollera, för respektive budgetpost, att redovisade kostnader till sin karaktär överensstämmer med budgetpostens benämning,
• kontrollera att det finns underlag (kvitton/fakturor) som verifierar kostnaderna,
• kontrollera att kostnaderna avser den tidsperiod som bidraget enligt bidragsbeslutet omfattar,
• kontrollera att kostnaderna överensstämmer med den verksamhet som beskrivs i bidragsbeslutet,
• för lönerelaterade kostnader kontrollera att anställningskontrakt finns för den period som lönekostnaden omfattar, tidrapporter eller annat underlag som styrker nedlagd tid finns för den period som lönekostnaderna omfattar, och perioden som lönekostnaderna omfattar avser den tidsperiod som bidraget omfattar enligt bidragsbeslutet.

Kostnader som granskas ska uppgå till minst 70 % av kostnaderna för respektive budgetpost och omfatta ett stickprov på minst 5 verifikationer för respektive budgetpost. Revisorns rapport över granskningen ska bifogas redovisningen.

Senast 30 april 2021

Redovisningen för år 2020 ska skickas med post och vara Folkhälsomyndigheten tillhanda senast den 30 april 2021.

Ett underskrivet original av redovisningen skickas med post till:

Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund

Bilagor skickas med e-post till: statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se