Användarmanual för klinisk anmälan till Sminet

Här får de steg du behöver göra när du gör en klinisk anmälan. Sidans rubrik motsvarar avsnittet i Sminets anmälningsportal.

Välj typ av anmälan

När du har loggat in klickar du på knappen ”Klinisk anmälan” i rutan ”Anmäla fall av smittsam sjukdom”.

Du som vill göra en paragrafanmälan, se Anmäla till Sminet.

Välj diagnos

Klicka på namnet på den diagnos du vill anmäla för att komma vidare till anmälningsformuläret. Diagnoserna är listade i bokstavsordning, och överst listas några av de vanligast anmälda diagnoserna.

Du kan snabbt hoppa neråt i listan genom att klicka på en diagnos första bokstav eller så kan du använda sökrutan för att hitta rätt diagnos. När du börjar skriva i sökrutan kommer de diagnoser som innehåller de inskrivna bokstäverna att väljas.

Om du vill anmäla ett fall av en sjukdom som inte är anmälningspliktig, men som till exempel har fått en anmärkningsvärd utbredning inom ett område eller uppträder i en elakartad form, välj "Övrig sjukdom".

Några sjukdomar har grå text och är märkta med en asterisk och går inte att klicka på. Dessa sjukdomar är endast anmälningspliktiga från laboratorier och behöver inte anmälas av behandlande läkare.

Fyll i anmälningsformuläret

Olika fält kommer att visas beroende på vilken sjukdom du vill anmäla. Vissa är gemensamma för alla diagnoser, medan andra bara visas för vissa diagnoser. Nedan beskrivs de vanligaste fälten och vad som kan vara extra viktigt att tänka på vid anmälan.

Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*).

Om du är osäker på vad som ska fyllas i för ett visst fält, eller hur du ska göra klickar du på det lilla i:et för att få upp en informationsruta.

Basuppgifter

Under rubriken Basuppgifter ska du ange vilken typ av anmälan du vill göra.

• Nytt fall: Detta är det vanligaste alternativet, och det som ska väljas första gången ett sjukdomsfall anmäls.
• Kompletterande uppgifter: Välj detta alternativ om du behöver komplettera en tidigare gjord anmälan med fler uppgifter, eller om du behöver rätta en uppgift som tidigare anmälts. Innehåller färre obligatoriska fält än då du anmäler ett nytt fall.
• Övertag av behandlingsansvar: Om en patient som undersökts för en allmänfarlig sjukdom byter behandlande läkare, ska den läkare som övertar behandlingsansvaret omedelbart underrätta den tidigare behandlande läkaren och smittskyddsläkaren om detta. Smittskyddsläkaren får informationen genom att du gör en anmälan med detta alternativ markerat. Detta alternativ finns enbart för ett fåtal diagnoser.
• Avslutad behandling: Detta alternativ går endast att välja för sjukdomen tuberkulos. Välj detta alternativ för att lämna uppföljningsuppgifter om patienten, till exempel datum för avslutad behandling, total behandlingstid, och om patienten flyttat.

Om patienten

Patient-ID

• Personnummer/Samordningsnummer: De flesta diagnoser ska anmälas på person- eller samordningsnummer när sådant finns. Anges enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX.
• Rikskod: Gonorre, hiv, klamydia och syfilis ska anmälas med rikskod istället för person- eller samordningsnummer. Du tar fram rikskoden genom att ange födelseår och födelsenummer, det vill säga födelseåret och de fyra sista siffrorna i person- eller samordningsnumret (till exempel 1998–1234).
• Annat nummer: Om du inte har patientens person- eller samordningsnummer, eller patienten saknar sådant, klicka på knappen ”Använd annat nummer”. Då visas en ruta där du kan skriva både bokstäver, siffror och andra tecken (max 100 stycken). Du får också upp en ruta för födelseår som du måste fylla i (eller välja kryssrutan "Uppgift saknas"). Detta gäller oavsett sjukdom.

Notera dock att för de diagnoser som anmäls med Rikskod, ska Annat nummer anges enligt formatet ÅÅÅÅ-XXXX, dvs födelseår och de fyra sista siffrorna/tecknen i patientens reservnummer eller annat identitetsnummer. Exempel: 1998-1234. Om födelseår eller patient-ID saknas, ersätt då med X. Exempel: XXXX-1234 eller XXXX-XXXX.

Juridiskt kön

Om du har fyllt i ett personnummer, samordningsnummer eller rikskod fyller systemet automatiskt i juridiskt kön utifrån de fyra sista siffrorna. Om Annat nummer angetts behöver däremot juridiskt kön anges. Välj alternativet "Uppgift saknas" om patientens juridiska kön är okänt.

Namn och adress

Namn och adress hämtas direkt från Skatteverket om person- eller samordningsnummer har angetts. Om deras databas inte är tillgänglig behöver du själv fylla i uppgifterna.

För de diagnoser som anmäls med rikskod sker ingen hämtning.

Telefonnummer

Telefonnummer ska anges med enbart siffror. Utländska nummer inleds med 00. Använd kommentarsfältet om du vill ange fler än ett nummer eller vill kommentera något gällande telefonnumret.

Om diagnosen

Här anger du vad du baserar diagnosen på. Formulären ser olika ut beroende på vilken sjukdom som du har valt att anmäla, nedan följer några exempel:

Grund för diagnos

Flera alternativ är möjliga att välja. Till exempel. är det vanligt att både den kliniska bilden talar för en viss sjukdom och att laboratoriediagnostik påvisat smittämnet, det vill säga att diagnosen är laboratorieverifierad. Asterisken visar att uppgifterna är obligatoriska att fylla i.

• Epidemiologiskt samband: Innebär att patienten haft en kontakt som kan innebära smitta, till exempel träffat en person som haft samma sjukdom, varit i ett område med känd förekomst av smittämnet eller varit i kontakt med ett objekt (djur eller livsmedel) som kan antas vara bärare av smittämnet.
• Klinisk bild: Innebär att symptom, sjukdomsförlopp m.m. talar för diagnosen.
• Laboratorierverifierad: Innebär att det finns laboratoriefynd som talar för diagnosen.
• Uppgift saknas: Välj detta alternativ om informationen inte är tillgänglig.

Typ av infektion

För de flesta sjukdomar kan du ange om det rör sig om akut sjukdom eller om patienten är en symtomfri smittbärare.

Anledning till undersökning

Här väljer du varför personen undersöktes för denna sjukdom. Om du anger ”Annan anledning” får du upp ett fritextfält där du kan beskriva anledningen.

När, var och hur

I avsnittet När, var och hur ska du ange när patienten insjuknade och diagnosen ställdes, samt sannolikt smittland och smittort.

För insjukningsdatum och diagnosdatum ska du ange det datum då patienten började känna sig sjuk så exakt som möjligt, minst med årtal men gärna med fullständigt datum. Det går också att fylla i år och månad enligt formatet ”202104” eller välja alternativet ”Uppgift saknas”.

Du skriver datumet direkt i respektive ruta eller väljer datum genom att klicka på kalender-ikonen till höger om själva rutan.

För sjukdomar som vanligen uppstår i samband med resor, har du möjlighet att ange uppgifter som hjälper smittspårning och uppföljning, såsom avrese- och hemkomstdatum, boende med mera. Observera att möjligheten gäller både inrikes- och utrikesresor!

För vissa sjukdomar, som kan smitta på olika sätt, kan du ange den mest sannolika smittvägen. Vilka alternativ som kan väljas beror på vilken sjukdom som anmäls.

Övriga uppgifter

Här följer frågor om patienten som är viktiga ur ett smittskyddsperspektiv. Frågorna är anpassade till vilken sjukdom som anmäls och kan gälla yrke/sysselsättning, om patienten känner till sin diagnos och vaccinationsstatus. Du har också möjlighet att ange andra viktiga saker om patienten relaterade till sjukdomen.

Åtgärder

Vissa sjukdomar klassas som allmänfarliga och patienter med sådana sjukdomar ska ges skriftliga förhållningsregler i syfte att hindra smittspridning. I smittskyddsanmälan kan du ange vilka förhållningsregler som givits, om det är aktuellt för sjukdomen som anmäls. Det finns också en länk till de smittskyddsblad som Smittskyddsläkarföreningen tagit fram. I patientinformationen finns förhållningsregler som är lämpliga för respektive sjukdom. Förhållningsreglerna ska även journalföras.

Alla allmänfarliga sjukdomar, och en del andra anmälningspliktiga sjukdomar, är dessutom smittspårningspliktiga. Om detta är aktuellt för sjukdomen som anmäls ska du ange uppgifter om status för smittspårningen. Detta är viktigt för smittskyddsenheten att få kännedom om.

Behandlande läkare

På slutet ska du ange uppgifter kopplat till patientens behandlande läkare.

Beroende på vilka uppgifter som finns kopplat till din inloggning kan vårdenheten vara förifylld.

Mer information om inloggning: Anmäla till Sminet.

Vårdenhet

Finns ingen vårdenhet vald, klickar du på knappen ”Välj din vårdenhet”, och om du vill ändra vårdenhet klickar du på knappen "Byt felaktig vårdenhet".

En ruta öppnas nu med en lista där du kan

• söka
• filtrera
• sortera
• bläddra mellan sidor

När du sökt fram rätt vårdenhet, klicka då på knappen ”Välj” för att välja/byta till vald vårdenhet.

Om du inte hittar din vårdenhet i listan klickar du nederst på knappen ”Jag hittar inte min vårdenhet”. I rutan anger du namn och telefonnummer på din vårdenhet och klickar på knappen ”Spara”.

Ansvarig smittskyddsenhet

Du ska också ange vilken smittskyddsenhet som ska få anmälan och därmed få ansvaret för fallet.

Denna smittskyddsenhet är oftast förifylld utifrån uppgifter kopplade till din inloggning. I annat fall får du göra ett manuellt val.

Anmälan ska som regel skickas till den smittskyddsenhet där den anmälande mottagningen/verksamheten finns. Digitala vårdgivare ska dock skicka anmälan till den smittskyddsenhet där patienten är folkbokförd.

Läkarens och anmälarens namn och telefonnummer

Slutligen ska du ange dina och den behandlande läkarens uppgifter. Anmälarens uppgifter fylls i automatiskt om inloggning skett med SIHTS-kort. I annat fall får du ange dem manuellt.

Om anmälaren även är läkare fylls uppgifterna för den behandlande läkaren också i. I annat fall måste dessa uppgifter ändras eller fyllas i manuellt om anmälaren inte är läkare.

Granska anmälan

När du fyllt i alla tillgängliga och relevanta uppgifter, klicka på knappen ”Granska”. Du får då se dina ifyllda uppgifter.

Om du missat att fylla i några obligatoriska fält kommer SmiNet att visa ett felmeddelande och även markera berörda fält med rött. Fyll i dessa fält och klicka därefter igen på ”Granska”.

Om du klickar på knappen ”Avbryt” hamnar du på sidan för att välja diagnos igen.

Skicka in anmälan

Om allt ser korrekt ut, klicka på knappen ”Skicka”. Du får då en bekräftelse på att anmälan har skickats in.

I bekräftelsen finns även anmälans diarienummer, vilket kan vara bra att spara ifall du behöver kommunicera något kring anmälan med smittskyddsenheten.

Det finns även en länk, via vilken du kan öppna anmälan som ett pdf-dokument för utskrift.