Den här informationen omfattar inte den behandling av personuppgifter som sker inom Folkhälsomyndighetens rent administrativa verksamhet.

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress.

Folkhälsomyndigheten säljer inte några personuppgifter till någon annan part.

Läs mer om vad som menas med personuppgifter

Personuppgiftsansvar

Folkhälsomyndigheten är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten bestämmer ändamål och medel för. Exempelvis behandlar Folkhälsomyndigheten personuppgifter i myndighetens ärendehantering, vid hantering av frågor och vid administration av kurser och prenumerationer.

Offentlighetsprincipen

Folkhälsomyndigheten är en myndighet. Meddelanden som skickas till Folkhälsomyndigheten blir därför som huvudregel allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen. Så länge det inte har en avgörande betydelse för sekretessbedömningen har Folkhälsomyndigheten ingen rätt att efterforska till vem uppgifterna lämnas ut.

Den behandling av personuppgifter som krävs enligt offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagstiftningen och förvaltningslagen för en korrekt hantering av myndighetens allmänna handlingar, och som sker med stöd av EU:s dataskyddsförordning anses nödvändig av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse.

Så här behandlar vi personuppgifter

Förfrågningar

Folkhälsomyndigheten behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Tillsyn

Folkhälsomyndigheten behandlar uppgifter om utsedd kontaktperson för tillsynsobjekt. Uppgifterna används för att kommunicera med tillsynsobjektet och utreda ärendet. Behandlingen är nödvändig som ett led i Folkhälsomyndighetens myndighetsutövning.

Hantering av ansökan om tillstånd

Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter om kontaktperson hos den som söker det aktuella tillståndet samt personuppgifter om enskild vars sakkunskap och omdömesgillhet ska prövas samt referenter till denne. Uppgifterna behandlas för att handlägga ärendet och informera allmänheten om befintliga tillståndshavare. Behandlingen är nödvändig som ett led i Folkhälsomyndigheten myndighetsutövning.

Samverkan

Folkhälsomyndigheten behandlar kontaktuppgifter till den person som är kontaktperson för samverkansärendet. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.

Beställning av informationsmaterial

Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med beställning av produkter från myndighetens beställningstjänst. Behandlingen sker för att administrera beställningen och den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med beställningen.

Anmälan till kurser utbildningar, konferenser och andra evenemang som myndigheten arrangerar

När du anmäler dig till evenemang i vår regi, som konferenser, nätverksträffar, möten, utbildningar etc. kommer dina uppgifter som; namn, titel, organisation och e-postadress läggas in i en deltagarlista. Listan delas ut till deltagarna i det evenemang du anmält dig till i skriftlig och/eller digital form. Deltagarlistan läggs även in i vår konferensapp i de fall appen nyttjas för evenemanget. Deltagarlistan kan även komma att diarieföras. Uppgifter du anmält om t.ex. allergier, behov av hjälpmedel, specialkost etc. hanteras endast internt och direkt med de parter vi anlitar för evenemanget, för att kunna tillgodose dina behov och uppgifterna sparas inte längre än nödvändigt.

Den rättsliga grunden för administrationen av kursanmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Prenumeration av pressmeddelanden och nyhetsbrev

Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av myndighetens pressmeddelanden och nyhetsbrev. Behandlingen sker för att Folkhälsomyndigheten ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.

Ansökan om arbete

Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete skickas in till Folkhälsomyndigheten. Personuppgifterna behandlas för att Folkhälsomyndigheten ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Folkhälsomyndigheten myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.

Kategorier av personuppgifter som behandlas

De kategorier av personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation av något slag och en kontaktperson har utsetts för organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen. Ärenden som registreras får ett diarienummer.
I handlingar och meddelanden som skickas in till Folkhälsomyndigheten förekommer ofta andra typer av personuppgifter. Dessa uppgifter hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.

Hantering av känsliga personuppgifter som kommer in till myndigheten

Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas, uppgifterna hanteras dock endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.

Läs mer om känsliga personuppgifter

Forskning

Inom ramen för sitt uppdrag genomför Folkhälsomyndigheten forskningsprojekt. Detta kan innebära att Folkhälsomyndigheten samlar in information från hälso- och sjukvård som inbegriper personuppgifter, från andra registersamlingar eller direkt från enskilda via enkätundersökningar. Grunden för behandlingen är att uppgift av allmänt intresse ska kunna genomföras.

De som kan ta del av uppgifterna

De medarbetare på Folkhälsomyndigheten som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.

Förutom de utlämnanden av personuppgifter som Folkhälsomyndigheten behöver göra till följd av offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) använder sig Folkhälsomyndigheten i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Folkhälsomyndigheten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Folkhälsomyndigheten omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.

Läs mer om personuppgiftsbiträden

Period under vilka personuppgifterna kommer att lagras

Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Folkhälsomyndigheten följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.

Ansökningshandlingar som inte avser den som har fått tjänsten eller person som har överklagat tillsättningsbeslutet gallras två år efter att anställningsbeslutet vunnit laga kraft.

Handlingar av ringa eller tillfällig betydelse gallras i regel direkt eller senast efter två månader.

Personuppgifter om prenumeranter raderas vid avslutad prenumeration.

Dina rättigheter som registrerad

Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos Folkhälsomyndigheten vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud, e-post dataskyddsombud@folkhalsomyndigheten.se

Rätt till tillgång

Du kan begära att få ett besked om huruvida Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa - ett så kallat registerutdrag - tillsammans med viss närmare information. Du kan bara begära ut information om dina egna personuppgifter och informationen skickas till din folkbokföringsadress. Innehåller uppgifterna sekretess kan de behöva skickas med rekommenderat brev. Ansökan måste vara ett undertecknat original. Det går inte att lämna fullmakt till annan att begära ut information om dig.

Läs mer om registrerades rätt till information

Rätt till rättelse

Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.

Läs mer om registrerades rätt till rättelse

Rätt att göra invändningar

När Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om Folkhälsomyndigheten inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste Folkhälsomyndigheten upphöra med behandlingen.

Läs mer om rätten att göra invändningar

Rätt till begränsning av behandling

Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter. Genom att begära en begränsning har du, i vart fall under en viss tid, möjlighet att stoppa Folkhälsomyndigheten från att använda uppgifterna annat än för att exempelvis försvara rättsliga anspråk. Du kan även hindra myndigheten från att radera uppgifterna, till exempel om du behöver uppgifterna för att kräva skadestånd.

Läs mer om rätten till begränsning av behandling

Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd")

Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Folkhälsomyndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har Folkhälsomyndigheten ingen möjlighet att radera uppgifterna.

Läs mer om rätten till radering

Rätt till dataportabilitet

Om Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.

Läs mer om rätten till dataportabilitet

Synpunkter?

Om du har synpunkter på Folkhälsomyndighetens behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till tillsynsmyndigheten Datainspektionen.