Användarmanual för manuell laboratorieanmälan till Sminet

I sektionen ”Fyll i anmälningsformuläret” nedan, följer de steg du behöver göra när du fyller i en manuell laboratorieanmälan. Sektionens rubriker följer motsvarande avsnitt i Sminet:s anmälningsformulär.

Har du frågor om den automatiska labbdataexporten, kontakta sminet@folkhalsomyndigheten.se.

Välj typ av anmälan

När du har loggat in klickar du på knappen ”Laboratorieanmälan” i rutan ”Anmäla fall av smittsam sjukdom”.

Välj diagnos

Klicka på namnet på den diagnos du vill anmäla för att komma vidare till anmälningsformuläret. Diagnoserna är listade i bokstavsordning och överst listas några av de vanligast anmälda diagnoserna.

Du kan snabbt hoppa neråt i listan genom att klicka på en diagnos första bokstav eller så kan du använda sökrutan för att hitta rätt diagnos. När du börjar skriva i sökrutan kommer de diagnoser som innehåller de inskrivna bokstäverna att väljas.

Om du vill anmäla ett fall av en sjukdom som inte är anmälningspliktig, men som till exempel har fått en anmärkningsvärd utbredning inom ett område eller uppträder i en elakartad form, välj "Övrigt smittämne/Övrig sjukdom".

Fyll i anmälningsformuläret

Nedan beskrivs de vanligaste fälten och vad som kan vara extra viktigt att tänka på vid anmälan.

Obligatoriska fält är markerade med en asterisk (*).

Om du är osäker på vad som ska fyllas i ett fält eller hur, klicka på det lilla i:et för att få upp en informationsruta.

Basuppgifter

Under denna rubrik ska du fylla i uppgifter om själva anmälan.

• Laboratorium: Om du loggat in med ett gruppkonto kommer det laboratorium som ditt konto är kopplat till vara förvalt. För att ange eller ändra laboratorium, klicka på pilen i rullistan och välj önskat laboratorium. Du kan också klicka på krysset för att rensa rutan, och sedan skriva en del av laboratoriets namn för att söka fram det.
• Typ av laboratorieanmälan: Här anger du vilken typ av anmälan du vill göra. Det vanligaste är att lämna ett preliminärsvar eller ett slutsvar. Du kan också komplettera eller makulera en tidigare gjord anmälan. Om du väljer att makulera en anmälan skickas information om makuleringen till smittskyddsläkaren. Din tidigare anmälan raderas alltså inte automatiskt.

Om patienten

Patient-ID

• Personnummer/Samordningsnummer: De flesta diagnoser ska anmälas på person- eller samordningsnummer när sådant finns. Anges enligt formatet ÅÅÅÅMMDD-XXXX.
• Rikskod: Gonorré, hiv, klamydia och syfilis ska anmälas med Rikskod istället för personnummer. Du tar fram rikskoden genom att ange födelseår och födelsenummer, det vill säga födelseåret och de fyra sista siffrorna i personnumret (till exempel 1998-1234).
• Annat nummer: Om du inte har patientens person- eller samordningsnummer, eller patienten saknar sådant, klicka på knappen ”Använd annat nummer”. Då visas en ruta där du kan skriva både bokstäver, siffror och andra tecken (max 100 stycken). Du får också upp en ruta för födelseår som du måste fylla i (eller välja kryssrutan "Uppgift saknas"). Detta gäller oavsett sjukdom.

Notera att för de diagnoser som anmäls med Rikskod, ska Annat nummer användas för alla patienter som saknar personnummer. Det anges då enligt formatet ÅÅÅÅ-XXXX, dvs födelseår och de fyra sista siffrorna/tecknen i patientens reservnummer eller annat identitetsnummer. Exempel: 1998-1234. Om födelseår eller patient-ID saknas, ersätt då med X. Exempel: XXXX-1234 eller XXXX-XXXX.

Juridiskt kön

Om du har fyllt i ett personnummer, samordningsnummer eller Rikskod fyller systemet automatiskt i juridiskt kön utifrån de fyra sista siffrorna. Om Annat nummer angetts behöver däremot juridiskt kön anges. Välj alternativet "Uppgift saknas" om patientens juridiska kön är okänt.

Namn och adress

Namn och adress hämtas direkt från Skatteverket om person- eller samordningsnummer har angetts. Om deras databas inte är tillgänglig behöver du själv fylla i uppgifterna.

För de diagnoser som anmäls med Annat nummer eller Rikskod sker ingen hämtning.

Provinformation

Här ska du ange uppgifter som gäller själva provet.

• Labbnummer/Provnummer: Ange providentitet, det vill säga det anmälande laboratoriets unika märkning av provet.
• Provtagningsdatum: Du skriver datumet direkt i rutan eller väljer datum genom att klicka på kalender-ikonen till höger om själva rutan.
• Provmaterial/Provlokal: Välj det provmaterial eller den provlokal som remitterande läkare/laboratorium angett.
• Kommentar prov: Här anger du eventuell information om provet som kan ha påverkat analysresultatet. Till exempel information om fördröjd provtransport, föroreningar, med mera.
• Kommentar remiss: Här anger du information från remitterande läkare/laboratorium som kan ha haft betydelse för handläggningen av provet,

Resultat av provanalys

I den här sektionen ska du ange uppgifter som gäller analysen och dess resultat. Olika fält kommer att visas beroende på vilken sjukdom du anmäler.

Exempel på uppgifter är

• diagnostisk metod
• smittämne
• övriga analysresultat som gjorts på provet. Här ingår exempelvis resultat från fördjupad karakterisering med olika metoder.

Du kan alltså både ange resultat av analyser som är diagnosgrundande enligt falldefinitionerna och resultat av kompletterande analyser.

I fältet "Kommentar analysresultat" kan du ange övrig information av betydelse. Här är det också lämpligt att ange vilket smittämne som påvisats om du anmäler ett fall av en sjukdom som inte är anmälningspliktig.

Ansvarig läkare vid anmälande laboratorium

Ange namnet på den medicinskt ansvarige läkaren vid det anmälande laboratoriet.

Du som skickar in anmälan ska ange ditt eget namn längre ner i formuläret.

Behandlande läkare

Här anger du uppgifter om remittenten i form av namnet på den behandlande läkaren samt namn och adress för den remitterande kliniken.

Du ska också ange vilken smittskyddsenhet (region) som ansvarar för fallet och som ska få anmälan.

• Anmälan ska som regel skickas till den smittskyddsenhet där den provtagande verksamheten är belägen.
• Anmälningar gällande prover från digitala vårdgivare ska däremot skickas till den smittskyddsenhet (region) där patienten är folkbokförd.

I slutet av sektionen skriver du ditt eget namn i fältet ”Anmälarens namn”.

Granska anmälan

När du fyllt i alla tillgängliga och relevanta uppgifter, klicka på knappen ”Granska”. Du får då se dina ifyllda uppgifter.

Om du missat att fylla i några obligatoriska fält kommer Sminet att visa ett felmeddelande och även markera berörda fält med rött. Fyll i dessa fält och klicka därefter igen på ”Granska”.

Om du klickar på knappen ”Avbryt” hamnar du på sidan för att välja diagnos igen.

Skicka in anmälan

Om allt ser korrekt ut, klicka på knappen ”Skicka”. Du får då en bekräftelse på att anmälan har skickats in.

I bekräftelsen finns även anmälans diarienummer, vilket kan vara bra att spara ifall du behöver kommunicera något kring anmälan med smittskyddsenheten.

Det finns även en länk, via vilken du kan öppna anmälan som ett pdf-dokument för utskrift.