Många av de allvarligaste utbrotten av smittsamma sjukdomar i Sverige och i världen orsakas av zoonoser – sjukdomar eller infektioner som på ett naturligt sätt kan spridas mellan djur och människor. I Sverige arbetar flera myndigheter med beredskapen för utbrott av smittsamma sjukdomar inom folk- och djurhälsa. I denna arbetsrutin behandlas den samverkan som sker i zoonossamverkansgruppen, gruppens uppdrag samt hur och när den sammankallas. Arbetsrutinen ska utgöra ett stöd för de myndigheter och aktörer som ingår i zoonossamverkansgruppen.

Many of the serious outbreaks of infectious diseases in Sweden and globally are caused by zoonoses – diseases which can spread between animals and humans. There are several authorities in Sweden who work with preparedness for potential cases and outbreaks of infectious diseases in humans and animals. This work routine illustrates the collaboration that occurs in the zoonotic collaboration group, the group’s mission, and when and how it convenes. The work routine serves as support for agencies and stakeholders who are participants of the zoonotic collaboration group.

Zoonossamverkansgruppen (ZSG) sammankallas vid zoonoshändelser som riskerar att få konsekvenser för mer än en myndighet och där det finns behov av konkreta gemensamma åtgärder, samordnad information, samlad lägesbild eller samråd mellan myndigheter som ingår i gruppen. ZSG består av chefer, sakkunniga och kommunikatörer från Arbetsmiljöverket, Folkhälsomyndigheten, Jordbruksverket, Livsmedelsverket och Statens veterinärmedicinska anstalt samt utsedd representant från Smittskyddsläkarföreningen.

Gruppen är ingen permanent grupp utan sammankallas ad hoc vid behov.

Denna arbetsrutin är ett myndighetsgemensamt dokument som beskriver när och hur samverkan sker i ZSG. Rutinerna har tagits fram av Folkhälsomyndigheten i samverkan med de myndigheter som är ordinarie deltagare i ZSG.

Folkhälsomyndigheten ansvarar för att tillhandahålla och uppdatera arbetsrutinen vid behov.

Folkhälsomyndigheten

I Sverige arbetar flera myndigheter med beredskapen för utbrott av smittsamma sjukdomar inom folk- och djurhälsa. För att effektivt kunna bekämpa smittspridning och dess konsekvenser samverkar myndigheterna med varandra samt med andra aktörer, såväl strategiskt som vid mer akuta situationer.

Samverkan mellan myndigheterna inom zoonosområdet sker i flera former. Nedan nämns deltagande myndigheter, zoonosrådet och zoonossamverkansgruppen. I denna arbetsrutin behandlas enbart den samverkan som sker i zoonossamverkansgruppen (ZSG), gruppens sammansättning och uppdrag samt hur och när den sammankallas.

Zoonosrådet är ett strategiskt forum som arbetar för en ömsesidig förståelse och en gemensam bas för myndighetsutövande inom zoonosområdet. Zoonosrådet består av representanter från Arbetsmiljöverket, Folkhälsomyndigheten, Försvarsmakten, Jordbruksverket, Livsmedelsverket, Länsstyrelserna, Statens veterinärmedicinska anstalt, Smittskyddsläkarföreningen, Socialstyrelsen och Sveriges Kommuner och Regioner (SKR).

Zoonossamverkansgruppen består av chefer, sakkunniga och kommunikatörer från Arbetsmiljöverket, Folkhälsomyndigheten, Jordbruksverket, Livsmedelsverket och Statens veterinärmedicinska anstalt samt en representant från Smittskyddsläkarföreningen. Gruppen är ingen permanent grupp utan sammankallas ad hoc vid behov, enligt sammankallningslistan för ZSG (se avsnitt sammankalla till möte). Beroende på vilken zoonossjukdom som är aktuell kan olika representanter från myndigheterna delta. Då gruppen även kan sammankallas utanför kontorstid kan funktioner som tjänsteman i beredskap (TiB) eller motsvarande delta i möten.

Vid händelser som berör en eller flera regioner eller kommuner kallas berörd länsveterinär till samverkansgruppens möten samt berörd/berörda smittskyddsläkare. Om en kommun behöver agera i händelsen kallas även ansvariga för miljö- och hälsoskyddsfrågor och/eller ansvariga för kommunens krisberedskap.

Om regional tillsynsrepresentant från till exempel Livsmedelsverket eller Arbetsmiljöverket behöver delta ansvarar respektive central myndighet för att kalla dessa representanter.

För händelser som inte är knutna till en specifik region av landet kallas vid behov Zoonosrådets representanter för Länsveterinärföreningen och Sveriges kommuner och regioner (SKR) till mötet.

När ett större informationsbehov kan förutses, eller då det kan finnas behov att använda webbplatsen krisinformation.se, bör även Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) bjudas in. Vid händelser som särskilt berör militär verksamhet kallas även Försvarsmakten till mötet. Om en aktör misstänker att en händelse kan ha en icke-naturlig orsak ska den organisationen ansvara för kontakt med polismyndigheten.

Webbplatsen krisinformation.se

Vid händelser som faller inom Naturvårdsverkets eller Havs- och vattenmyndighetens ansvarsområde, eller där behov av deras expertis föreligger, kallas även dessa myndigheter till mötet.

Vid behov kan expertis inhämtas från universitet och högskolor eller från regionala aktörer.

ZSG kan sammankallas vid en zoonoshändelse som riskerar att få konsekvenser för mer än en myndighet i gruppen och där det finns behov av något av följande

• samordnade konkreta åtgärder
• samordnad information från myndigheterna till allmänheten, media, andra gemensamma målgrupper eller regeringen
• samråd mellan myndigheterna eller behov av en gemensam lägesbild.

För att ZSG ska sammankallas räcker det att en av myndigheterna i samverkansgruppen anser att kriterierna för sammankallande är uppfyllda.

Exempel på situationer då samverkansgruppen bör sammankallas

• fynd av zoonotisk smitta hos människa utöver det vanliga i eller utanför Sverige
• fynd av zoonotisk smitta hos djur utöver det vanliga i eller utanför Sverige
• sjukdom hos människa där allvarlig zoonossmitta inte kan uteslutas
• sjukdom hos djur där allvarlig zoonossmitta inte kan uteslutas?
• sjukdom bland djur som visserligen inte kan smitta människor men där oro finns hos allmänheten
• allvarligt utbrott av livsmedelsburen zoonos
• larm och enstaka sjukdomsfall som orsakar så stor oro att till exempel tillgången till läkemedel och vaccin kan påverkas
• internationella varningar för zoonoser.

Tröskeln för sammankallande bör inte upplevas som hög utan ZSG kan även sammankallas utan att en zoonos har brutit ut. Det kan till exempel handla om introduktion av nya vektorer (till exempel insekter) som kan bära på zoonotiska smittämnen eller om behovet av information är väldigt stort, då medier eller allmänheten upplever stor oro.

Samverkan inom ZSG sker vanligtvis via digitala möten. Behov av samverkan med kort varsel kan innebära att TiB eller motsvarande initierar arbetet och deltar vid inledande möten tills ärendet kan överlämnas till berörda experter.

Vid behov av att dela information i ZSG kan kommunikation även kan ske via mejl efter inledande möten, eller vid händelser som inte motiverar att ZSG sammankallas.

En ordinarie myndighet i ZSG kan sammankalla till möte om den har fått kännedom om en zoonoshändelse som omfattas av kriterierna för sammankallande. Myndigheterna kan vid behov be Folkhälsomyndigheten sammankalla gruppen. I dessa fall är det viktigt att Folkhälsomyndigheten får information om händelsen samt vilka aktörer förutom ordinarie myndigheter som bör kallas.

Om det finns tid innan mötet bör en kallelse samt utkast på dagordning sändas till mötesdeltagarna via mejl. För detta ändamål finns förslag till kallelse och dagordning. Mötet ska ha ett tydligt syfte som också framgår av kallelsen.

Den myndighet som sammankallar till mötet ansvarar för att kalla samtliga berörda aktörer till mötet (inkl. lokala och regionala representanter) om inget annat överenskommits. Sammankallande myndighet kan delegera till Folkhälsomyndigheten, eller smittskyddsläkarföreningens representant att exempelvis kalla berörda smittskyddsenheter till mötet.

Sammankallande myndighet ansvarar även för att vara mötesledare och sekreterare, om inget annat överenskommits innan mötet.

Folkhälsomyndigheten ansvarar för att tillhandahålla en aktuell lista med telefonnummer och mejladresser. Listan innehåller uppgifter till kontaktpersoner, TiB:ar samt kommunikatörer vid ordinarie myndigheter i ZSG. Listan uppdateras vid behov, men minst årligen och distribueras via mejl till samtliga på listan.

Vid händelser som kan kräva snabb informationsspridning eller hantering kan möten behöva sammankallas med kort varsel. Om ett digitalt möte ska hållas omedelbart alternativt senare samma dag (oavsett kontorstid eller utanför kontorstid) kallas deltagarna via kontakt med TiB på respektive myndighet som har en tjänsteman i beredskap, annars via kontaktperson på sammankallningslistan. TiB eller kontaktperson på respektive myndighet ansvarar för att föra kallelsen vidare inom sin egen myndighet. Dock kan det med denna korta förberedelsetid ibland vara svårt för myndigheterna att delta med experter inom ett särskilt smittämne vid första mötet.

Information om att zoonossamverkansgruppen kallats samman skickas via mejl tillsammans med kallelse och dagordning till samtliga experter och kommunikatörer enligt sammankallningslistan.

Om behov av ett digitalt möte uppstår under kontorstid eller mötet ska hållas någon av de närmaste vardagarna skickas kallelsen via mejl enligt sammankallningslistan, samt till övriga berörda aktörer. Kallelse och dagordning ska bifogas mejlet.

Inför varje möte är det viktigt att tydligt ha kommit överens om vilken myndighet som ska kalla till, leda och dokumentera mötet. Kallelse med dagordning sänds till de myndigheter och aktörer som deltagit på tidigare möte samt till eventuella nya aktörer som identifierats.

För att zoonossamverkanmötet ska kunna genomföras och dokumenteras på ett systematiskt sätt finns ett förslag på dagordning. Till dagordningen finns även en instruktion som tydliggör vad som ska tas upp under respektive mötespunkt, beskrivning av roller, vad man bör tänka på inför och under mötet samt en checklista för kommunikatörerna.

För att mötet ska bli effektivt är det viktigt att alla deltagare är väl förberedda och har läst igenom instruktionen innan mötet.

Mötesledaren är sammanhållande för mötet. Mötesledaren ansvarar bland annat för att fördela ordet, sammanfatta lägesbild och summera de eventuella åtgärder som deltagarna kommit överens om. Då mötesformen innebär en rad utmaningar är det viktigt att mötesledaren leder diskussionen, gör nödvändiga avstämningar och söker säkerställa att det tydligt framgår för respektive myndighet hur fördelning av eventuella arbetsuppgifter ser ut. I såväl dagordningen och den tillhörande instruktionen finns ett stöd för mötesledaren för att strukturera mötet.

Den myndighet som är mötesledare och sekreterare ansvarar för att dokumentera mötet i enlighet med dagordningen och distribuera mötesprotokollen till övriga myndigheter.

Ett effektivt och säkert sätt att distribuera mötesprotokollen är via WIS. Den myndighet som har varit mötesledare och sekreterare kan använda WIS under fliken samverkan och ger behörighet till deltagande myndigheter. En fördel med WIS är att vid ett större utbrott kan information om smittämnet och händelsen delas med andra myndigheter i samverkansyfte via WIS eller e-post.

I samband med zoonossamverkansmötena kan känslig eller skyddsvärd information framkomma. Det är viktigt att deltagarna är tydliga med vilken information som bedöms vara känslig/skyddsvärd samt hur man önskar att informationen hanteras av övriga mötesdeltagare. Aktörerna ansvarar för hur informationen hanteras inom den egna myndigheten.

Vid ett utbrott som omfattar känslig eller skyddsvärd information är det lämpligt att den utbrottshanterande myndigheten ansvarar för att vara mötesledare och sekreterare, för att underlätta hantering av sådan information och undvika att den skrivs i mötesprotokollet.

Ibland behövs ett flertal möten kring en händelse. Vid en viss punkt kan händelsen upphöra att vara av sådan akut karaktär att möten i ZSG behövs. Händelsen bör då förklaras avslutad för ZSG som helhet. I stället kan myndigheter som är närmast berörda av händelsen bilda en tillfälligt upprättad arbetsgrupp. Om ny information framkommer i arbetsgruppen som uppfyller kriterierna för zoonossamverkan, bör ZSG åter sammankallas eller informeras.

Om en händelse eller utbrott krävt omfattande zoonossamverkan bör hanteringen utvärderas och en slutrapport skrivas. Den myndighet som varit sammankallande ansvarar för att utvärdering genomförs i samverkan med övriga myndigheter och att en slutrapport skrivs. I utvärderingen bör det även framgå hur och vem som ansvarar för att följa upp identifierade brister.