Så arbetar du utfallsfokuserat

I ett utfallsfokuserat arbetssätt kopplar du arbetet till mätbara utfall och en plan för uppföljning, och använder sedan uppföljningen som grund för styrning, prioritering och finansiering. I stället för att främst följa aktiviteter, till exempel antal insatser eller deltagare, följer du den förändring som insatsen ska leda till hos målgruppen.

Arbetssättet beskrivs detaljerat i guiden som du hittar här:

Att möta samhällsutmaningar – från insats till utfall. Guide för utfallsfokuserade arbetssätt

Här ger vi dig en kortfattad sammanfattning av stegen i ett utfallsfokuserat arbetssätt:

Skapa en tydlig bild av samhällsutmaningen

Samhällsutmaningar har flera orsaker och kan inte lösas av en ensam organisation. Därför börjar ett utfallsfokuserat arbetssätt med att skapa en förståelse för vad som behöver förändras och vilka aktörer som behöver vara med och bidra.

Ingen aktör har hela bilden av en samhällsutmaning. De människor som berörs (målgruppen) har kunskap om hur problemet påverkar deras vardag och vilka insatser som fungerar. Professioner och organisationer som möter målgruppen ser andra delar av samma verklighet. När flera perspektiv kombineras går det att skapa en välgrundad förståelse för samhällsutmaningens orsaker och hur olika delar hänger samman.

Det är viktigt att formulera och avgränsa samhällsutmaningen och identifiera vilka aktörer som behöver involveras. Med hjälp av bland annat en aktörskarta blir det lättare att synliggöra vilka som påverkas av problemet, vilka som har viktig kunskap och vilka som behöver bidra i det fortsatta arbetet.

Det som syns på ytan är inte alltid det som behöver förändras. Ett problem kan vara ett symtom på något annat. Utan en djupare analys finns en risk att insatserna riktas mot symtom snarare än rotorsaker. Verktyg som problemträd och systemkartor kan användas för att synliggöra orsaker, konsekvenser och samband. Genom att analysera hur olika faktorer påverkar varandra blir det lättare att förstå varför en samhällsutmaning uppstår eller finns kvar, och hur insatser kan få störst genomslag.

Fördjupa förståelsen för målgruppen

En samhällsutmaning kan se olika ut för olika människor. Även inom samma målgrupp kan behov och förutsättningar skilja sig åt. Därför behöver ett utfallsfokuserat arbetssätt bygga på en god förståelse för de människor som berörs. När målgruppen är tydlig blir det lättare att utforma insatser som svarar mot verkliga behov.

Det finns olika sätt att analysera målgruppens situation och identifiera skillnader i behov mellan olika grupper. Kvalitativa metoder, som intervjuer, fokusgrupper och användarresor, kan bidra till en djupare förståelse av målgruppens erfarenheter och perspektiv.

Statistik och register ger en viktig bild av hur ett problem ser ut och hur det utvecklats över tid. Samtidigt ger de sällan hela bilden. För att förstå varför ett problem uppstår och hur det påverkar människors vardag behöver även målgruppens egna erfarenheter tas till vara.

Det är också viktigt att förstå vad som redan görs. De flesta samhällsutmaningar har varit föremål för insatser under en tid. Genom att kartlägga befintliga insatser och analysera varför problemen ändå kvarstår blir det lättare att identifiera utvecklingsbehov och upptäcka grupper som inte nås av dagens stöd.

Kunskapen om målgruppen gör det möjligt att avgränsa problemet. En tydlig avgränsning skapar bättre förutsättningar att rikta insatser dit de kan göra störst nytta. Den underlättar också kommande uppföljning och utvärdering.

En tydlig, avgränsad problemformulering byggd på en förståelse för målgruppen kan även fungera som utgångspunkt för att formulera en vision för ett utfallsfokuserat arbete. Hur ser situationen ut när samhällsutmaningen minskat eller försvunnit? En gemensam vision ger arbetet en tydlig riktning. Den kan också skapa engagemang och samla de aktörer som behöver bidra till förändring.

Utforma en insats som bidrar till önskade utfall

I ett utfallsfokuserat arbetssätt behöver ni också utveckla en förändringsteori. Förändringsteorin beskriver hur resurser, aktiviteter och prestationer förväntas bidra till de utfall som eftersträvas.

Att vilja skapa förändring är inte detsamma som att veta hur förändringen ska gå till. Många insatser genomförs utan en tydlig bild av hur de faktiskt förväntas bidra till bättre utfall. Med ett utfallsfokuserat arbetssätt skapas en genomtänkt koppling mellan insatsen och de förändringar som man vill uppnå.

När det finns en tydlig idé om hur en insats ska leda till önskade utfall blir det lättare att välja rätt aktiviteter och prioritera mellan olika alternativ. Det skapar också bättre förutsättningar att senare följa upp om insatsen har gjort den skillnad som var avsedd.

En förändringsteori bygger samtidigt på antaganden. Ibland finns det forskning eller tidigare erfarenheter som visar att en viss insats kan förväntas ge en viss effekt. I andra fall är kunskapen mer begränsad. Då kan antagandena behöva synliggöras och prövas. Det ger möjlighet att utveckla insatser stegvis och att anpassa dem när ny kunskap växer fram.

En genomarbetad förändringsteori och plan för arbetet skapar en gemensam bild av vad som ska uppnås och hur. Det lägger också grunden för nästa steg i ett utfallsfokuserat arbetssätt; att planera hur resultaten ska följas upp och hur det ska vara möjligt att bedöma om insatsen verkligen har lett till den förändring som var målet.

Förbered för att kunna mäta utfall och effekt

För att kunna mäta utfall och effekt behöver ni ta fram en mätplan. Mätplanen beskriver vad som ska följas upp, hur uppföljningen ska genomföras och vilka mått och datakällor som ska användas. Ni behöver också välja ambitionsnivå för uppföljningen och effektutvärderingen. Ambitionsnivån kan vara från enklare uppföljningar till mer omfattande metoder för att bedöma om en insats verkligen har haft effekt.

Det är svårt att veta om en insats gjort skillnad om det inte redan från början fanns en plan för hur resultaten skulle följas upp. Många verksamheter följer redan upp hur resurser används och vilka aktiviteter som genomförs. Det ger viktig information om hur arbetet bedrivs, men säger sällan något om vilka utfall insatsen bidragit till för målgruppen. Med ett utfallsfokuserat arbetssätt följer man även de förändringar som sker hos dem som insatsen är till för.

En genomtänkt mätplan skapar bättre förutsättningar att samla in relevant information och använda den på ett systematiskt sätt. Uppföljningsarbetet kan planeras för att följa både genomförandet av insatsen och de utfall som eftersträvas. Det är även viktigt att uppmärksamma oönskade utfall och andra faktorer som kan påverka uppmätta utfall.

Följ upp, utvärdera och lär från arbetet

En viktig del i ett utfallsfokuserat arbetssätt är att använda uppföljning och utvärdering för att utveckla arbetet. Insamlade data kan ligga till grund för att justera insatser, dra lärdomar och fatta mer välgrundade beslut om hur arbetet bör fortsätta.

Syftet med att följa upp och utvärdera en insats är att skapa kunskap om vad som fungerar, för vem och under vilka förutsättningar. Den kunskapen är en förutsättning för att kunna vidareutveckla arbetet och använda resurser där de gör störst nytta.

Att ta vara på erfarenheter är särskilt viktigt när samhällsutmaningar är komplexa och förutsättningarna förändras över tid. Det som fungerar i ett sammanhang fungerar inte alltid i ett annat. Kunskap om vilka utfall som en insats leder till är också viktigt för framtida prioriteringar. Kunskapen kan användas för att utveckla befintliga arbetssätt, sprida framgångsrika insatser och skapa bättre förutsättningar för långsiktig finansiering.

Finansiering av utfallsfokuserade insatser

En viktig del av ett utfallsfokuserat arbetssätt är att överväga vilken finansieringsmodell som kan användas för att stödja arbetet, till exempel utfallskontrakt och utfallsobligationer. Olika modeller innebär olika möjligheter och utmaningar och påverkas av organisationens och insatsens förutsättningar.

Hur en insats finansieras påverkar ofta hur den planeras, genomförs och följs upp. Finansiering av ordinarie verksamhet fokuserar vanligtvis på vilka aktiviteter som ska genomföras och vilka resurser som behövs. Ett utfallsfokuserat arbetssätt utgår i stället från vad som ska uppnås och hur finansieringen kan bidra till att skapa bästa möjliga förutsättningar för det.

Många samhällsutmaningar sträcker sig över flera verksamheter och ansvarsområden. Vinsterna av förebyggande och tidiga insatser syns ofta långt efter att de har gjorts. Det kräver finansiering av långsiktiga insatser och samverkan mellan flera aktörer.

Om guiden

Guiden är indelad i sex delar som tillsammans ger stöd genom hela arbetsprocessen – från att förstå en samhällsutmaning till att utforma, genomföra, följa upp och finansiera en insats.

Delarna kan läsas i följd, men det går också bra att gå direkt till en specifik del. Arbetssättet beskrivs steg för steg, men i praktiken är det sällan en rak process från start till mål. Ni kan behöva gå fram och tillbaka mellan olika delar, pröva er fram och anpassa ert arbete utifrån era förutsättningar och det lärande som sker längs vägen.

Guiden vänder sig i första hand till er som planerar, styr, genomför eller följer upp främjande, förebyggande och tidiga insatser i kommuner och regioner. Den kan även vara användbar för aktörer inom civilsamhälle och näringsliv som själva eller i samverkan med offentliga aktörer genomför eller finansierar sådana insatser.

Läs mer

Att möta samhällsutmaningar – från insats till utfall. Guide för utfallsfokuserade arbetssätt

Ekonomisk utvärdering – stöd för prioriteringar i kommun och region