Anvisningar till ansökan om verksamhetsbidrag hos Folkhälsomyndigheten

Information om hur ni fyller i ansökan

Den digitala ansökan består av följande avsnitt:

1. Grunduppgifter
2. Om organisationen
3. Verksamhetsbeskrivning
4. Verksamhetsplanering
5. Budget
6. Bilagor
7. Signera och skicka in ansökan

Ni kan när som helst avbryta för att återuppta ansökan vid ett senare tillfälle. För att komma vidare till nästa avsnitt ska alla obligatoriska fält vara ifyllda.

Ni loggar in med BankID eller Freja eID. Det är bara en person hos organisationen som kan logga in i e-tjänsten.

Nedan beskriver vi vilken information som ni ska fylla i under respektive avsnitt och frågeställningar som kan vara bra att känna till när ni ansöker om statsbidrag.

1. Grunduppgifter

Börja med att fylla i ert organisationsnummer och klicka sedan på ”Hämta uppgifter från Skatteverket, SCB och Bolagsverket”. Uppgifter om organisationen och kontaktpersonen fylls i automatiskt om er organisation är registrerad hos Skatteverket, SCB eller Bolagsverket.

Uppgifter att fylla i:

• Telefonnummer och e-postadress till kontaktpersonen för ansökan. Om er organisation inte är registrerad hos Skatteverket, SCB eller Bolagsverket ska ni fylla i samtliga fält.
• Behörig företrädare för organisationen.
• Revisor.
• Kontonummer för utbetalning av statsbidraget.

Om ni tar emot statsbidrag som är fem prisbasbelopp eller mer ska ni ha en auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Om ni tar emot statsbidrag som är lägre än femprisbaslopp kan ni använda en förtroendevald revisor.

För organisationer som tar emot statsbidrag enligt förordning (2020:429) inom området psykisk hälsa och suicidprevention ska ni alltid ha en auktoriserad eller godkänd revisor, oavsett belopp.

Hos offentliga aktörer som kommuner, regioner eller myndigheter ska en ekonomichef intyga redovisningen.

2. Om organisationen

I det här avsnittet beskriver ni er organisation. Syftet är att Folkhälsomyndigheten ska få en övergripande bild över er ordinarie verksamhet. Frågorna skiljer sig åt beroende på vilket statsbidrag ni söker.

3. Verksamhetsbeskrivning

I det här avsnittet beskriver ni den verksamhet som ni söker statsbidrag för. I nästa avsnitt beskriver ni de planerade aktiviteterna mer ingående. Under de flesta frågorna finns en förklarande text där vi talar om vad vi efterfrågar. Det kan förekomma olika frågor beroende på vilket statsbidrag ni söker.

Uppgifter att fylla i:

• Sammanfattning av statsbidragsansökan.
• Målbeskrivning och målgrupper.
• Problembeskrivning och bakgrundsanalys.
• Övergripande mål och förväntade effekter.
• Beskrivning på vilket sätt verksamheten bidrar till att öka förutsättningarna för en mer jämlik hälsa i befolkningen.
• Metod och arbetssätt.
• Uppföljning och utvärdering.
• Riskanalys och riskhantering.

Potentiella risker kan vara kopplade till personal, ekonomi, teknisk utrustning, lagstiftning och samarbetspartners. Beskrivningen av riskhanteringen kan handla om att beskriva ett alternativt sätt att utföra arbetet på.

Klicka på ”plustecknet” för att beskriva fler risker. Ni ska ange minst en risk och maximalt fem.

• Övrig information.

4. Verksamhetsplanering

I det här avsnittet beskriver ni den planerade verksamheten i detalj. Först anger ni namnet på verksamhetsmålet och sedan beskriver ni målet för verksamheten.

Verksamhetsmålen beskriver hur ni vill att läget ska vara när ni har genomfört aktiviteterna som ni söker statsbidrag för. Det är viktigt att ni skiljer på mål och aktiviteter. Ett mål beskriver vad ni vill uppnå, medan aktiviteterna beskriver vad ni planerar att genomföra för att uppnå målet. Målet ska vara tydligt, avgränsat och kopplat till syftet i förordningen eller uppdraget.

Ni kan lägga till maximalt fyra verksamhetsmål. Det gör ni genom att klicka på knappen ”Lägg till ytterligare verksamhetsmål”.

Uppgifter att fylla i:

Kostnadsposter

Ni fyller i en budget för respektive verksamhetsmål. Beloppet ska anges i jämna tusental, vilket betyder att beloppet ska ha tre nollor på slutet.

Ni ska inte ange schablonkostnader utan ange endast kostnader som ni ska finansiera med det sökta statsbidraget från Folkhälsomyndigheten.

Det totala sökta beloppet summeras automatiskt i nästa avsnitt.

Personalkostnader

Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Ni ska inte räkna in skattepliktig förmån. Statsbidraget finansierar inte kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal. Om ni söker för personalkostnader så kommer en fråga längre fram där ni ska tydliggöra lönekostnaderna ytterligare.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar.

Administrativa kostnader

Administration kan vara kostnader för exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Om ni söker för administrativa kostnader ska ni tydliggöra kostnaderna och bifoga en bilaga.

Material och utrustning

Här anger ni kostnader för material och utrustning som till exempel tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Ni ska kunna verifiera och särredovisa samtliga inköp i bokföringen.

Lokalkostnader

Här anger ni kostnader för egen lokal och omkostnader, till exempel hyra. Statsbidraget finansierar inte reparationer av lokaler. Folkhälsomyndigheten kan begära in kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag. Om ni söker för lokalkostnader så kommer en fråga längre fram där ni ska tydliggöra lokalkostnaderna ytterligare.

Investeringar eller inköp

Investeringar eller inköp kan till exempel vara dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till statsbidraget. Statsbidraget finansierar inte reparationer av utrustning.

Resor och logi

Kostnader för resor och logi ska vara tydligt kopplade till aktiviteterna i ansökan. Ni ska kunna styrka kostnaderna i efterhand.

Om ni söker för resor och logi ska ni tydliggöra kostnaderna och bifoga en bilaga. Det gäller för samtliga resor. I bilagan ska ni redogöra för hotell, resa, traktamente, program och syfte.

För internationella resor tillåter Folkhälsomyndigheten maximalt två personer per resa och år.

I en eventuell återrapport ska ni redovisa resultatet med resan.

Revisorskostnad

Ni kan söka för revisorskostnad för den del av er verksamhet som ni söker statsbidrag för.

Återrapportering av statsbidrag

Är insatserna och aktiviteterna gratis för den enskilde?

Oavsett statsbidrag ska samtliga insatser och aktiviteter vara gratis för de som deltar.

Aktiviteter

Här anger ni vilka aktiviteter ni planerar att genomföra. Ni kan ange maximalt åtta aktiviteter per mål. Välj fler aktiviteter genom att klicka på ”plustecknet”.

För varje aktivitet ska ni ange kortfattad beskrivning, insatstyp, målgrupp, arena och uppskatta antal deltagare/tillfälle.

Kortfattad beskrivning

Här beskriver ni vad aktiviteten innebär. Till exempel utbildning för volontärer.

Insatstyp

Här väljer ni vilken typ av insats som aktiviteten huvudsakligen innebär. I en del statsbidrag är insatstyperna färdigbestämda och är baserade på förordning eller uppdrag. En aktivitet kan relatera till flera insatstyper. I sådana fall väljer ni den insatstyp som aktiviteten mest relaterar till. Exempel på insatstyper är:

• utbildning (både intern utbildning av exempelvis volontärer eller extern utbildning av till exempel yrkesverksamma)
• information (inkluderar uppsökande verksamhet)
• opinionsbildning
• socialt stödjande arbete
• organisationens utvecklingsarbete och kompetensuppbyggnad.

Målgrupp

Här väljer ni vilken målgrupp som aktiviteten huvudsakligen riktar sig till. En aktivitet kan rikta sig till flera målgrupper. I sådana fall väljer ni den målgrupp som aktiviteten mest relaterar till. Ni väljer målgrupp i rullgardinlistan. Om rullgardinen för målgrupper inte är tillgänglig så skriver ni in i rutan vilka målgrupper ni huvudsakligen arbetar med.

Arena

Här väljer ni vilken arena som aktiviteten huvudsakligen ska utföras på. En aktivitet kan utföras på flera olika arenor samtidigt och i sådana fall väljer ni den arenan som aktiviteten mest relaterar till. Exempel på arenor kan vara skolor, digitalt eller arbetsplatser.

Antal deltagare/tillfälle

Beskriv hur många personer som ni räknar med att nå med aktiviteten. Till exempel kan en utbildningsinsats nå 20 personer och ett Facebook-inlägg nå 1 000 personer.

Förväntade resultat

Här beskriver ni vilka resultat som ni bedömer att aktiviteterna inom verksamhetsmålet kommer att leda till på kort sikt. Detta kan röra sig om kompetensutvecklad personal, utvecklade samverkansnätverk, en distribuerad rapport eller genomförd utbildning.

Indikatorer

Här beskriver ni hur ni tänker följa upp målet. Ni anger dels vad ni planerar att följa upp, det vill säga indikatorer för uppföljning. Sedan anger ni hur ni planerar att följa upp de indikatorerna. Uppföljningen ska spegla de aktiviteter som ni söker statsbidrag för. Indikatorerna kan vara både kvantitativa och kvalitativa. Till exempel kan antal deltagare på en utbildning vara en indikator, och registrering av antal deltagare vara ett sätt att följa upp det.

Klicka på ”plustecknet” för att lägga till fler indikatorer. Ni ska ange minst en indikator och maximalt tre.

5. Budget

I det här avsnittet finns sammanställningen av er totala budget och ert sökta belopp från Folkhälsomyndigheten.

Det totala sökta beloppet ska summeras automatiskt. Däremot kan det bli fel om ni har ändrat något belopp eller gör en annan ändring i de inmatade uppgifterna. Då behöver ni uppdatera tabellen manuellt genom att klicka på knappen ”Summera kostnader från verksamhetsmål” eller på ”Föregående” längst ned på sidan. Uppdateringen kan ta upp till en minut.

Fördelning av personalkostnader och antal tjänster samt lokalkostnader

Här ska ni specificera kostnader för personal och lokal. Observera att de totala summorna ska stämma överens med den totala löne- och lokalkostnaden i budgetsammanställningen ovan.

Uppge antal anställda som statsbidraget finansierar under året

För varje anställd, uppge:

• befattning
• månadslön för heltid inklusive bikostnader
• tjänstens omfattning i procent
• tjänstens längd i tid (antal månader)
• total lönekostnad.

Exempel: En projektledare, 48 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 576 000 kronor.

Klicka på ”plustecknet” för att ange fler anställda.

Uppge den totala lokalkostnaden som statsbidraget finansierar, och ange i kronor och i procent av total årskostnad för lokal

För lokal, uppge:

Om ni till exempel avser att lägga 30 000 kronor av statsbidraget på en lokal som har en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent.

Folkhälsomyndigheten tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamheten som statsbidraget finansierar.

Information om annan finansiering/andra intäkter

Här beskriver ni i en tabell eventuella övriga intäkter under året, till exempel ekonomiskt stöd från andra finansiärer såsom myndigheter, kommuner, stiftelser eller föreningar. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om er organisation tar emot lönebidrag ska ni även fylla i det här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter. Ni ska även ange vad ni ska använda statsbidraget eller inkomsten till.

Ange även vilka andra statsbidrag som ni har sökt men ännu inte har fått beviljat, och kommentera i så fall detta i sista kolumnen.

6. Bilagor

Bilagor är separata dokument som ni laddar upp och bifogar digitalt med ansökan. Om ni inte har dem digitalt ska ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten med post, se adressen under avsnittet ”Signera och skicka in ansökan”.

Bilagorna 1–6 är obligatoriska för alla organisationer om inget annat anges. Vissa bilagor är obligatoriska under vissa omständigheter, till exempel om ni söker för administrativa kostnader och resekostnader så ska ni bifoga underlag till dessa.

Obligatoriska bilagor

Organisationens aktuella stadgar eller stiftelseurkund

Organisationens egna föreskrifter för verksamheten. Dessa bör vara daterade så att det framgår när de antogs.

Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.

Verksamhets­ eller förvaltningsberättelse, inklusive balans- och resultaträkning

Beroende på hur stor organisationen är ska ni bifoga en verksamhets- eller förvaltningsberättelse för föregående verksamhetsår.

En förvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Större organisationer är skyldiga att göra årsredovisningar. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat.

Årsredovisningsguiden för ideell förening (bolagsverket.se)

Mindre organisationer har oftare en verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Medlemmarna godkänner verksamhetsberättelsen på årsmötet.

Revisionsberättelse

I de allra flesta uppdragen ska revisionsberättelsen vara gjord av en auktoriserad eller godkänd revisor som finnas registrerad hos Revisorsinspektionen. Det gäller för statsbidraget som är fem prisbasbelopp eller mer med vissa undantag. Läs noggrant vad som gäller för det statsbidraget som ni söker och eventuellt blir beviljade medel för. Om statsbidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan oftast en förtroendevald revisor göra revisorsberättelsen, med vissa undantag.

Verksamhetsplan

I verksamhetsplanen ska det framgå hur ni planerar er verksamhet under de kommande åren och hur ni planerar att följa upp arbetet. Verksamhetsplanen ska inte vara en kopia av ansökan utan ha en tydligare beskrivning av de kommande åren. Det sökta statsbidragsåret ska ingå i planen.

I vissa förordningsstyrda statsbidrag är det krav på treårsplaner. Läs noggrant vad som gäller för statsbidraget som ni söker för.

Årsmötesprotokoll

Årsmötesprotokoll är den officiella skriftliga redogörelsen för vad organisationen beslutade och diskuterade under årsmötet. I protokollet ska det framgå vilka som deltagit, vilka ärenden som behandlades och vilka beslut som togs.

Obligatoriska bilagor under vissa omständigheter

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni söker statsbidrag för administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av.

Specifikation av samtliga inrikes- och utrikesresor

Om ni söker statsbidrag för resor, oavsett om de är inrikes eller utrikes ska ni bifoga underlag där följande framgår:

• kostnaderna som statsbidraget ska finansiera, till exempel hotell, resa, traktamente
• program
• syfte.

Folkhälsomyndigheten tillåter endast en utlandsresa per år för maximalt två personer.

Alla resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

7. Signera och skicka in ansökan

Ni slutför ansökan i följande steg:

Signering

Signeringen kan göras på två olika sätt beroende på om ni ska signera ansökan digitalt eller egenhändigt (fysiskt). Det framgår i ansökan om den kräver en egenhändig signering. I annat fall räcker det med digital signering.

Digital signering

Välj ”Digital signering” och följ anvisningarna:

1. Kontrollera att ansökan är korrekt ifylld.
2. Ladda ner följande sammanfattning av er ansökan, ”Sammanfattning av ansökan för påskrift”.
3. Be behöriga firmatecknare att signera sammanfattningen genom e-signering.
4. Ladda upp den signerade sammanfattningen i fältet ”Ansökan signerad av firmatecknare”.

Egenhändig signering

Välj ”Egenhändig signering” och följ anvisningarna:

1. Kontrollera att ansökan är korrekt ifylld.
2. Skriv ut ”Sammanfattning av ansökan för påskrift”.
3. Be behöriga firmatecknare att egenhändigt signera sammanfattningen.
4. Skanna in den signerade sammanfattningen.
5. Ladda upp den signerade sammanfattningen i fältet ”Ansökan signerad av firmatecknare”.
6. Posta originalet av den egenhändigt signerade sammanfattningen till Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.

Skicka in ansökan

Gör på följande vis:

Bekräfta att följande gäller för er ansökan.

Klicka på knappen ”Skicka in ansökan med BankID eller Freja eID” och följ instruktionerna.

Observera att det kan ta någon minut att skicka in ansökan beroende på hur stora bilagorna är som ni har bifogat. Stäng inte webbläsaren förrän meddelandet ”Tack för er ansökan” har visats.

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i ansökan, mejla till: statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se