Hur Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter
LyssnaAtt den personliga integriteten respekteras och att personuppgifter behandlas på ett adekvat och korrekt sätt är av största vikt. Den här informationen har till syfte att i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) ge övergripande information om de personuppgiftsbehandlingar som Folkhälsomyndigheten är personuppgiftsansvarig för.
Informationen har vidare till syfte att ge information till de som Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter om (registrerade), så att de kan ta till vara sina rättigheter.
Vad är en personuppgift?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan kopplas till en levande fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer, postadress och e-postadress.
Mer om vad som menas med personuppgifter (imy.se)
Vad är en personuppgiftsbehandling?
Med behandling av personuppgifter menas all hantering som görs med personuppgifter, oavsett om det sker elektroniskt eller inte. Det kan till exempel vara att samla in, registrera, lagra, samköra, eller skriva ut uppgifterna.
Personuppgiftsansvar
Folkhälsomyndigheten är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som myndigheten bestämmer ändamål och medel för.
Offentlighetsprincipen
Folkhälsomyndigheten är en statlig myndighet och det innebär att meddelanden som skickas till myndigheten som huvudregel blir allmänna handlingar som diarieförs, registreras och som vid en begäran kommer att lämnas ut om uppgifterna inte omfattas av sekretess. Med andra ord kan personuppgifter komma att lämnas ut i enlighet med offentlighetsprincipen.
Kategorier av personuppgifter som behandlas
De kategorier av personuppgifter som behandlas är namn och kontaktuppgifter till enskilda som vänt sig till myndigheten. Om ärendet i grunden avser en organisation av något slag och en kontaktperson har utsetts för organisationen behandlas namn och kontaktuppgifter till kontaktpersonen. Ärenden som registreras får ett diarienummer.
I handlingar och meddelanden som skickas in till Folkhälsomyndigheten förekommer ofta andra typer av personuppgifter. Dessa uppgifter hanteras endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara.
Så här behandlar vi personuppgifter
Folkhälsomyndigheten samarbetar med många aktörer och behandlar personuppgifter kopplat till detta, ofta via mejl. Det handlar om namn, kontaktuppgifter och uppgifter kopplat till en persons tjänst.
Den rättsliga grunden för detta i GDPR är det som kallas för allmänt intresse. Den nationella rättsliga grunden finns i vår förordning eller i specifika regeringsuppdrag.
Vid behov kan uppgifterna delas med andra aktörer och leverantörer, om det är nödvändigt för samarbetet.
Folkhälsomyndigheten behandlar uppgifter för att kommunicera med den som lämnar in en förfrågan och för att handlägga ärendet. Den rättsliga grunden för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.
Folkhälsomyndigheten behandlar uppgifter om utsedd kontaktperson för tillsynsobjekt. Uppgifterna används för att kommunicera med tillsynsobjektet och utreda ärendet. Behandlingen är nödvändig som ett led i Folkhälsomyndighetens myndighetsutövning.
Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter om kontaktperson hos den som söker det aktuella tillståndet samt personuppgifter om enskild vars sakkunskap och omdömesgillhet ska prövas samt referenter till denne. Uppgifterna behandlas för att handlägga ärendet och informera allmänheten om befintliga tillståndshavare. Behandlingen är nödvändig som ett led i Folkhälsomyndigheten myndighetsutövning.
Folkhälsomyndigheten behandlar kontaktuppgifter till den person som är kontaktperson för samverkansärendet. Rättslig grund för behandlingen är uppgift av allmänt intresse.
Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med beställning av produkter från myndighetens beställningstjänst. Behandlingen sker för att administrera beställningen och den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med beställningen.
När du anmäler dig till evenemang i vår regi, som konferenser, nätverksträffar, möten, utbildningar etc. kommer dina uppgifter som; namn, titel, organisation och e-postadress läggas in i en deltagarlista. Listan delas ut till deltagarna i det evenemang du anmält dig till i skriftlig och/eller digital form. Deltagarlistan läggs även in i vår konferensapp i de fall appen nyttjas för evenemanget. Deltagarlistan kan även komma att diarieföras. Uppgifter du anmält om t.ex. allergier, behov av hjälpmedel, specialkost etc. hanteras endast internt och direkt med de parter vi anlitar för evenemanget, för att kunna tillgodose dina behov och uppgifterna sparas inte längre än nödvändigt.
Den rättsliga grunden för administrationen av kursanmälan är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan. Rättslig grund för behandlingen som sker i samband med uppföljningen är att utföra en uppgift av allmänt intresse.
För att administrera e-utbildningar behandlar vi personuppgifterna namn och e-post. Uppgifterna lagras så länge du är registrerad. Den lagliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med att du registrerar dig enligt artikel 6.1.b dataskyddsförordningen.
Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med anmälan om prenumeration av myndighetens pressmeddelanden och nyhetsbrev. Behandlingen sker för att Folkhälsomyndigheten ska kunna administrera prenumerationen och skicka ut informationen. Den rättsliga grunden är att fullgöra det avtal som ingåtts i samband med anmälan som prenumerant.
Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter i samband med att en ansökan om arbete; tjänst eller konsultuppdrag skickas in till Folkhälsomyndigheten. Personuppgifterna behandlas för att Folkhälsomyndigheten ska kunna administrera ansökningarna och tillsätta tjänsten eller konsultuppdraget. Behandlingen för tillsättning av tjänsten sker som ett led i Folkhälsomyndighetens myndighetsutövning och övrig behandling för att utföra en uppgift av allmänt intresse.
Ibland skickas känsliga personuppgifter in till myndigheten. Dessa uppgifter behandlas för att ärendet ska kunna handläggas, uppgifterna hanteras dock endast genom att handlingen läggs in i det aktuella ärendet. Uppgifterna registreras inte särskilt och uppgifterna i den inkomna handlingen görs inte sökbara. Rättslig grund för behandlingen av känsliga personuppgifter är viktigt allmänt intresse.
Inom ramen för sitt uppdrag genomför Folkhälsomyndigheten forskningsprojekt och undersökningar. Detta kan innebära att Folkhälsomyndigheten samlar in information från hälso- och sjukvård som inbegriper personuppgifter, från andra registersamlingar eller direkt från enskilda via enkätundersökningar, ibland i kombination. Grunden för behandlingen är att uppgift av allmänt intresse ska kunna genomföras.
De som kan ta del av uppgifterna
Personuppgifterna behandlas som utgångspunkt endast av Folkhälsomyndigheten. De medarbetare på Folkhälsomyndigheten som kommer att ta del av uppgifterna behöver det för att utföra sina arbetsuppgifter.
Förutom de utlämnanden av personuppgifter som Folkhälsomyndigheten behöver göra till följd av offentlighetsprincipen (se ovan under rubriken Offentlighetsprincipen) använder sig Folkhälsomyndigheten i vissa fall av personuppgiftsbiträden. De personuppgiftsbiträden som anlitas får endast behandla personuppgifter i enlighet med de ändamål och instruktioner som Folkhälsomyndigheten har lämnat för behandlingen. Biträdet och de som agerar under biträdets ledning får vidare aldrig ta del av mer uppgifter än vad som krävs för utförande av den tjänst som avtalet med Folkhälsomyndigheten omfattar. När personuppgifter ska behandlas av ett personuppgiftsbiträde upprättas ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal.
Personuppgiftsansvariga och personuppgiftsbiträden (imy.se)
Period under vilka personuppgifterna kommer att lagras
Som statlig myndighet är utgångspunkten enligt arkivlagstiftningen att myndigheten ska bevara allmänna handlingar. Folkhälsomyndigheten följer dessa regler om bevarande och gallrar allmänna handlingar i enlighet med gällande gallringsregler och beslut. Personuppgifter som inte ingår i en allmän handling sparas endast så länge de är nödvändiga för de ändamål som de behandlas för.
Dina rättigheter som registrerad
Som registrerad har du flera rättigheter. Om du som registrerad hos Folkhälsomyndigheten vill utöva dina rättigheter eller har frågor som rör myndighetens behandling av dina personuppgifter kan du vända dig till myndighetens dataskyddsombud, e-post.
dataskyddsombud@folkhalsomyndigheten.se
Rätt till tillgång
Du kan begära att få ett besked om huruvida Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter som rör dig och i så fall få en kopia av dessa - ett så kallat registerutdrag - tillsammans med viss närmare information. Du kan bara begära ut information om dina egna personuppgifter och informationen skickas till din folkbokföringsadress. Innehåller uppgifterna sekretess kan de behöva skickas med rekommenderat brev. Ansökan måste vara ett undertecknat original. Det går inte att lämna fullmakt till annan att begära ut information om dig.
Mer om registrerades rätt till information (imy.se)
Rätt till rättelse
Om du anser att personuppgifterna som rör dig är felaktiga eller ofullständiga kan du begära att få uppgifterna rättade eller kompletterade.
Mer om registrerades rätt till rättelse (imy.se)
Rätt att göra invändningar
När Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter inom ramen för sin myndighetsutövning eller för att kunna utföra andra arbetsuppgifter av allmänt intresse har du rätt att när som helst invända mot behandlingen. Om Folkhälsomyndigheten inte kan visa att det finns tvingande, berättigade skäl att fortsätta att behandla uppgifterna måste Folkhälsomyndigheten upphöra med behandlingen.
Mer om rätten att göra invändningar (imy.se)
Rätt till begränsning av behandling
Du har i vissa fall, till exempel om du har invänt mot behandlingen, möjlighet att kräva begränsning av behandlingen av dina personuppgifter.
Mer om rätten till begränsning av behandling (imy.se)
Rätt till radering ("rätten att bli bortglömd")
Du kan i vissa fall få dina personuppgifter raderade. När dina personuppgifter behövs för att Folkhälsomyndigheten ska kunna fullgöra sitt uppdrag eller framgår av en allmän handling har Folkhälsomyndigheten ingen möjlighet att radera uppgifterna.
Mer om rätten till radering (imy.se)
Rätt till dataportabilitet
Om Folkhälsomyndigheten behandlar personuppgifter om dig för att uppfylla ett avtal har du i vissa fall möjlighet att få ut personuppgifter som rör dig för att använda dessa på annat håll, exempelvis överföra uppgifterna till en annan personuppgiftsansvarig.
Mer om rätten till dataportabilitet (imy.se)
Om du har klagomål på Folkhälsomyndighetens behandling av dina personuppgifter
Integritetsskyddsmyndigheten är den myndighet som utövar tillsyn över behandling av personuppgifter. Om du är missnöjd över hur Folkhälsomyndigheten behandlar dina personuppgifter kan du lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.
Klaga på en felaktig behandling av dina personuppgifter (imy.se)