Introduktion till statsbidraget och ansökan
Definition av projektbidrag
Projektbidrag är ett specifikt statsbidrag som är till för att finansiera en verksamhet som är tydligt avgränsad, både i form av slutprodukt och tidsperiod. Tidsperioden kan vara maximalt tre år, men ansökan och beslut sker för ett år i taget. Projektbidraget ska vara noggrant planerat och återrapporterat i relation till mål, genomförande och resultat. Projektbidraget passar särskilt bra för att testa nya idéer eller för projekt som tidigare har fått statsbidrag och behöver finansiering för att kunna slutföras. Efter tre år går det bra att gå från att söka projektbidrag till verksamhetsbidrag för en verksamhet som är tänkt att bli långsiktig.
Krav för att kunna söka projektbidrag
Ideella organisationer som kan söka projektbidrag ska:
- vara en juridisk person med ett allmännyttigt ideellt ändamål
- ha en organisation och verksamhet som inte strider mot demokratins idéer
- bedriva arbete i form av främjande, förebyggande eller stödjande inom aktuella området som ansökan avser
- ha bedrivit sådan verksamhet under minst två år i Sverige
- ha en treårsplan där det beskrivs vad organisationen planerar att genomföra under denna period samt hur arbetet kommer att följas upp
- utforma sin verksamhet på ett sätt som är kostnadseffektivt och som möjliggör en uppföljning av insatsernas resultat.
Information om hur ni fyller i ansökan
Den digitala ansökan består av följande flikar:
- Grunduppgifter om organisationen
- Projektorganisation
- Projektbeskrivning
- Budget
- Bilagor
- Skicka in ansökan.
Nedan beskriver vi vilken information som ni ska fylla under respektive flik. Ni kan när som helst välja att spara dokumentet för att återuppta ansökan vid ett senare tillfälle. Innan ni skickar in ansökan kommer den automatiskt att kontrolleras så att alla obligatoriska fält är ifyllda.
Kom ihåg att spara era inloggningsuppgifter som ni har skapat för att fylla i den digitala ansökan. Ni behöver inloggningsuppgifterna för en eventuell återrapport.
1. Grunduppgifter
Här fyller ni i information om projektet och projektansvarig organisation.
Ni ska fylla i information om revisor redan i ansökan då den speglar blanketten för återrapportering. För dem som tar emot statsbidrag som är fem prisbasbelopp eller mer krävs auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. För statsbidrag som är lägre än femprisbaslopp kan en förtroendevald revisor användas. Om ni inte har någon revisor vid ansökningstillfället kan ni lämna tomt.
Sökt belopp i kr fylls inte i utan summeras automatiskt efter att ni har fyllt i summor i budgeten.
2. Beskrivning av projektorganisation
I den här delen fyller ni i övergripande information om er organisation. Syftet är att Folkhälsomyndigheten ska få en övergripande bild av er ordinarie verksamhet.
Projektansvariga organisationen
Här beskriver ni er ordinarie verksamhet.
Demokratisk uppbyggnad
Här ska ni beskriva hur er organisation förhåller sig till demokratins idéer, inklusive jämställdhet och jämlikhet. För mer information, se bilagan om demokrativillkoret i slutet av anvisningen.
Projektet i jämförelse med den ordinarie verksamheten
Här beskriver nu hur projektet ni söker statsbidrag för skiljer sig från den verksamhet som er organisation bedriver i vanliga fall.
Verksamhet i Sverige
Här anger ni om ni bedrivit verksamhet i Sverige under minst två år före ansökan. Ange ja eller nej.
Samverkan i projektet
Här ska ni beskriva om ni planerar att samarbeta med andra organisationer eller aktörer när ni genomför det planerade projektet.
3. Projektbeskrivning
Här beskriver ni på ett övergripande plan det projekt som ni planerar att genomföra med hjälp av statsbidraget från Folkhälsomyndigheten. Under denna flik beskriver ni projektets bakgrund, målgrupper, mål och resultat samt de planerade aktiviteterna mer ingående.
Kort sammanfattning av projektet
Här ger ni en kort och tydlig sammanfattning av det planerade projektet. Folkhälsomyndigheten kan komma att publicera sammanfattningen i rapporter och på myndighetens webbplats.
Projektets syfte och övergripande mål
Här beskriver ni huvudsyftet med projektet. Det vill säga vad ni förväntar er att projektet kommer leda till när alla aktiviteter är genomförda.
Bakgrund och behov av projektet
Här beskriver ni kortfattat vilka problem ni vill motverka eller områden ni vill uppmärksamma med hjälp av projektet.
Nationella ramverk
Här ska ni beskriva hur ert projekt kopplar an till nationella ramverk eller satsningar, till exempel den nationella strategin för psykisk hälsa och suicidprevention ”Det handlar om livet”.
Projektets målgrupp och platser
Uppge era huvudsakliga målgrupper och var arbetet kommer äga rum. Målgrupper kan till exempel vara skolungdomar i gymnasiet och platsen är skolan.
Projektets aktiviteter
Beskriv projektets aktiviteter. Tydliggör var ni ska göra, det kan till exempel vara utbildning för volontärer.
Förväntat resultat
Ange vilka resultat som ni hoppas att aktiviteterna ska leda till.
Uppföljning och utvärdering
Beskriv hur ni planerar att följa upp aktiviteterna och om ni ska utvärdera projektet efter projekttidens slut. Uppge om ni ska göra uppföljningen och utvärderingen eller om ni tar hjälp av en extern aktör.
Riskanalys och riskhantering
Beskriv kortfattat potentiella risker för genomförandet av projektet och beskriv sedan hur ni planerar att hantera riskerna. Beskriv minst en och maximalt tre risker.
Projektets långsiktiga tillämplighet
Här ska ni beskriva hur resultatet och den kunskap som tagits fram inom projektet ska tillämpas långsiktigt efter projekttidens slut och utan statsbidrag från Folkhälsomyndigheten.
Dokumentation av resultat
Beskriv hur ni ska dokumentera projektet och dess resultat.
Övrig information
Fyll i eventuellt övriga kommentarer eller annan information som ni vill förmedla till Folkhälsomyndigheten.
4. Budget
I det här avsnittet ska ni fylla i uppgifter om budget och övrig ekonomi. Under den första delen ska ni fylla i intäkter och kostnader som har med projektbidraget från Folkhälsomyndigheten att göra.
I budgetens andra del ska ni redovisa övriga intäkter för ert projekt. Observera att intäkterna i den andra delen inte ska räknas samman med den första delen.
Intäkter: Totalt sökt belopp från Folkhälsomyndigheten
Beloppet ni söker från Folkhälsomyndigheten summeras automatiskt baserat på det belopp som ni angivit under flik 1. Beloppet ska anges i jämna tusental.
Eftersom beloppet summeras automatiskt behöver ni inte ange något här, men dubbelkolla att beloppet stämmer. Om beloppet inte stämmer ändrar ni under ”Belopp ni avser att ansöka om för 2026” belopp under flik 1.
Kostnader: Detaljerad budget
Här anger ni de kostnader som ni ska använda projektbidraget till under det aktuella året.
Ni ska ange kostnaderna i jämna tusental. Klicka på knappen "spara ansökan" för att uppdatera summerade värden. Dessa summeras automatiskt.
Budgeten ska inte baseras på schablonkostnader utan det är viktigt att ni fyller i uppgifterna noggrant och baserat på ett detaljerat underlag. Projektbidraget ska vara särredovisat från organisationens övriga ekonomi genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer.
Summan för kostnader ska vara samma summa som det sökta projektbidraget. Det går endast att skicka in ansökan om dessa visar samma belopp.
Kostnadsposter
Personal inklusive sociala avgifter
Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån ska inte räknas in. Statsbidraget finansierar inte kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal. I en senare fråga kommer ska ni förtydliga lönekostnaderna ytterligare.
Kostnader för externa tjänster
Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar.
Administrativa kostnader
Administration kan vara kostnader för exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att ni ska lämna in en specifikation över administrativa kostnader i en bilaga.
Lokalkostnader
Kostnader för lokal ska vara kopplat till projektet som ni söker statsbidrag för. Reparationer av lokal finansieras inte av statsbidraget. Vi kan komma att begära in kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag vid eventuell återrapportering. I en senare fråga ska ni förtydliga lokalkostnaderna ytterligare.
Materiel och utrustning
Här fyller ni i kostnader för material och utrustning som till exempel tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon som är kopplat till projektet. Ni ska kunna verifiera samtliga inköp och särredovisa dem i bokföringen.
Inköp/investeringskostnader
Investeringar eller inköp är kostnader direkt kopplade till projektbidraget. Det kan till exempel vara ett dataprogram eller annan utrustning som ni behöver för att kunna utföra projektet. Statsbidraget finansierar inte reparationer av utrustning.
Resor och logi
Här fyller ni i summan för planerade resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till aktiviteter i projektet. Observera att ni ska lämna in en specifikation över kostnader av samtliga inrikes och utrikes resor i en bilaga. Bilagan ska innehålla:
- Kostnader för hotell.
- Kostnader för resa.
- Kostnader för traktamente.
- Program för resan.
- Syftet med resan.
I en eventuell återrapport ska ni redovisa resultatet med resan.
Revisorskostnader
Om er organisation får statsbidrag som uppgår till minst fem prisbasbelopp ska ni använda en godkänd eller auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Om statsbidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor från er organisation hantera uppdraget.
Fördelning av kostnader för personal och lokal
I den här delen specificerar ni kostnader för personal och lokal. Syftet är att vi ska kunna få en bild över hur statsbidraget används till löne- och lokalkostnader, eftersom de ofta utgör den största delen av ansökningars budgetar.
Personalkostnader som projektbidraget finansierar
Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från projektbidraget för personalkostnader under året.
För varje anställd, ange:
- titel
- typ av grundlön (månadslön eller timlön)
- beloppet på grundlönen inklusive lönebikostnader
- tjänstgöringsgrad i projektet i procent
- den totala kostnaden för den anställda.
Exempel: En projektledare, månadslön 40 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 480 000 kronor.
Lokalkostnader som statsbidraget finansierar
Uppge i kronor den totala summan från projektbidraget som ni avser lägga på lokalkostnader samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarar. Om ni till exempel avser att lägga 30 000 kronor av statsbidraget på en lokal som har en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent.
Folkhälsomyndigheten tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som projektbidraget finansierar.
Övriga intäkter för projektet som ansökan avser
I den här delen beskriver ni eventuella övriga intäkter i projektet till exempel ekonomiskt stöd från andra finansiärer såsom myndigheter, kommuner, stiftelser eller föreningar. Om organisationen får lönebidrag ska ni fylla i det här.
Ange även om ni har sökt andra statsbidrag för att finansiera projektet som ni har sökt men ännu inte har fått beviljat, och kommentera i så fall detta i sista kolumnen.
Omfördelning av statsbidrag under året
Det är tillåtet att omfördela statsbidrag mellan budgetposter, förutsatt att det inte påverkar det övergripande syftet. Om ni ska omfördela 20 000 kronor eller mer ska myndigheten godkänna det skriftligt. Mejla en motivering och en uppdaterad budget till statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se senast den 30 september.
5. Bilagor
Under flik 5 bifogar ni era bilagor till er ansökan. Bilagorna ska vara separata dokument och laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in ansökan”. I ansökningsblanketten anger ni om bilagorna skickas in digitalt eller per post.
Vi har listat vilka bilagor ni ska bifoga. Namnge bilagorna enligt namnen i tabellen nedan.
Om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare skriver ni det som kommentar på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni planerar att skicka bilagorna till oss.
Obligatoriska bilagor
Organisationens aktuella stadgar och stiftelseurkund
Organisationens egna föreskrifter för verksamheten med datum som visar när ni antog dem.
Dokument som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen
Skicka in årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.
Verksamhets eller förvaltningsberättelse, inklusive balans- och resultaträkning
En verksamhetsberättelse är samma sak som förvaltningsberättelse, men görs av mindre föreningar. Verksamhetsberättelsen ska innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen.
Revisionsberättelse för närmast föregående räkenskapsår
Bifoga organisationens senaste revisionsberättelse.
En fastställd projektplan
I projektplanen ska det framgå hur ni planerar projektet under de kommande tre åren och hur ni planerar att följa upp arbetet. Projektplanen ska inte vara en kopia av ansökan utan ha en tydligare beskrivning av kommande år. Projektplanen ska täcka projektets samtliga år inklusive det sökta statsbidragsåret.
Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter
Specifikation av administrativa kostnader
Om ni söker statsbidrag för administrativa kostnader ska ni specificeras dessa i en bilaga.
Specifikation av samtliga inrikes och utrikes resor
Om ni söker statsbidrag för resor, hotell eller konferenser i eller utanför Sverige ska ni specificera dessa.
6. Skicka in ansökan
Ni slutför ansökan i följande två steg:
- Kontrollera att alla uppgifter i er ansökan är korrekta innan ni skickar in ansökan. Acceptera därefter villkoren och klicka på knappen ”Skicka ansökan”. Den digitala ansökan och digitala bilagor skickas därmed till Folkhälsomyndigheten.
- Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för underteckning”. Därefter ska behörig firmatecknare skriva under ansökan. Ett original av blanketten ska skickas per post till: Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.
Vi handlägger endast fullständiga ansökningar och avvisar alltid ansökningar som kommer in för sent.
När ni har skickat in er ansökan får ni ett ärendenummer hos oss på Folkhälsomyndigheten, ibland förkortat änr. Ärendenumret är det nummer som visas högst upp till höger på er ansökan. Hänvisa alltid till ert ärendenummer i all kontakt med Folkhälsomyndigheten.
Kontakt vid frågor
Vid frågor om innehållet i ansökan, mejla till statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se.
Vid tekniska frågor eller problem, mejla till bidrag@folkhalsomyndigheten.se. Ange vilket slags statsbidrag ni ansöker och vilket konto ni använde vid inloggningen.
