Den digitala ansökan består av följande avsnitt:
- Grunduppgifter
- Om organisationen
- Projektbeskrivning
- Budget
- Bilagor
- Signera och skicka in ansökan
Ni kan när som helst avbryta för att återuppta ansökan vid ett senare tillfälle. För att komma vidare till nästa avsnitt ska alla obligatoriska fält vara ifyllda.
Ni loggar in med BankID eller Freja eID. Det är bara en person hos organisationen som kan logga in i e-tjänsten.
Nedan beskriver vi vilken information som ni ska fylla i under respektive avsnitt och frågeställningar som kan vara bra att känna till när ni ansöker om statsbidrag.
1. Grunduppgifter om organisationen
Börja med att fylla i ert organisationsnummer och klicka sedan på ”Hämta uppgifter från Skatteverket, SCB och Bolagsverket”. Uppgifter om organisationen och kontaktpersonen fylls i automatiskt om er organisation är registrerad hos Skatteverket, SCB eller Bolagsverket.
Uppgifter att fylla i:
- Projektnamn och projektperiod. Ni ska fylla i datum för hela projektet även om ni söker statsbidrag för ett kalenderår i taget.
- Telefonnummer och e-postadress till kontaktpersonen för ansökan. Om er organisation inte är registrerad hos Skatteverket, SCB eller Bolagsverket ska ni fylla i samtliga fält.
- Behörig företrädare för organisationen.
- Revisor.
- Kontonummer för utbetalning av statsbidraget.
Om ni tar emot statsbidrag som är fem prisbasbelopp eller mer ska ni ha en auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Om ni tar emot statsbidrag som är lägre än femprisbaslopp kan ni använda en förtroendevald revisor.
Hos offentliga aktörer som kommuner, regioner eller myndigheter ska en ekonomichef intyga redovisningen.
2. Om organisationen
I det här avsnittet beskriver ni er organisation. Syftet är att Folkhälsomyndigheten ska få en övergripande bild över er ordinarie verksamhet. Frågorna skiljer sig åt beroende på vilket statsbidrag ni söker.
3. Projektbeskrivning
I det här avsnittet beskriver ni den planerade verksamheten i detalj. Under de flesta frågorna finns en förklarande text där vi talar om vad vi efterfrågar. Det kan förekomma olika frågor beroende på vilket statsbidrag ni söker.
Uppgifter att fylla i:
- Sammanfattande projektbeskrivning
- Målbeskrivning
- Beskrivning av bakgrund och behov av projektet
- Projektets koppling till relevanta strategier/handlingsplaner
- Projektets målgrupp och arenor
- Projektets aktiviteter
- Förväntat resultat
- Uppföljning och utvärdering
- Riskanalys och riskhantering
Potentiella risker kan vara kopplade till personal, ekonomi, teknisk utrustning, lagstiftning och samarbetspartners. Beskrivningen av riskhanteringen kan handla om att beskriva ett alternativt sätt att utföra arbetet på.
Klicka på ”plustecknet” för att beskriva fler risker. Ni ska ange minst en risk och maximalt fem.
- Projektets långsiktighet
- Dokumentation av projektet
- Övrig information
4. Budget
I det här avsnittet ska ni fylla i uppgifter om er budget och övrig ekonomi. Ange beloppet i jämna tusental, vilket betyder att beloppet ska ha tre nollor på slutet.
Ni ska inte ange schablonkostnader utan endast kostnader som ni ska finansiera med det sökta statsbidraget från Folkhälsomyndigheten.
Det totala sökta beloppet ska summeras automatiskt. Däremot kan det bli fel om ni har ändrat något belopp eller gör en annan ändring i de inmatade uppgifterna. Då behöver ni uppdatera tabellen manuellt genom att klicka på knappen ”Föregående” längst ned på sidan eller genom att uppdatera webbläsaren. Uppdateringen kan ta upp till en minut.
Kostnadsposter
Personalkostnader
Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Ni ska inte räkna in skattepliktig förmån. Statsbidraget finansierar inte kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal. Om ni söker för personalkostnader så kommer en fråga längre fram där ni ska tydliggöra lönekostnaderna ytterligare.
Externa tjänster
Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar.
Administrativa kostnader
Administration kan vara kostnader för exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Om ni söker för administrativa kostnader ska ni tydliggöra kostnaderna och bifoga en bilaga.
Material och utrustning
Här anger ni kostnader för material och utrustning som till exempel tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Ni ska kunna verifiera och särredovisa samtliga inköp i bokföringen.
Lokalkostnader
Här anger ni kostnader för egen lokal och omkostnader, till exempel hyra. Statsbidraget finansierar inte reparationer av lokaler. Folkhälsomyndigheten kan begära in kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag. Om ni söker för lokalkostnader så kommer en fråga längre fram där ni ska tydliggöra lokalkostnaderna ytterligare.
Investeringar eller inköp
Investeringar eller inköp kan till exempel vara dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till statsbidraget. Statsbidraget finansierar inte reparationer av utrustning.
Resor och logi
Kostnader för resor och logi ska vara tydligt kopplade till aktiviteterna i ansökan. Ni ska kunna styrka kostnaderna i efterhand.
Om ni söker för resor och logi ska ni tydliggöra kostnaderna och bifoga en bilaga. Det gäller för samtliga resor. I bilagan ska ni redogöra för hotell, resa, traktamente, program och syfte.
Folkhälsomyndigheten tillåter endast en utlandsresa per år för maximalt två personer.
I en eventuell återrapport ska ni redovisa resultatet med resan.
Revisorskostnad
Ni kan söka för revisorskostnad för den del av er verksamhet som ni söker statsbidrag för.
Återrapportering av statsbidrag
Fördelning av personalkostnader och antal tjänster samt lokalkostnader
Här ska ni specificera kostnader för personal och lokal. Observera att de totala summorna ska stämma överens med den totala löne- och lokalkostnaden i budgetsammanställningen ovan.
Uppge antal anställda som statsbidraget finansierar under året
För varje anställd, uppge:
- befattning
- månadslön för heltid inklusive bikostnader
- tjänstens omfattning i procent
- tjänstens längd i tid (antal månader)
- total lönekostnad.
Exempel: En projektledare, 48 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 576 000 kronor.
Klicka på ”plustecknet” för att ange fler anställda.
Uppge den totala lokalkostnaden som statsbidraget finansierar, och ange i kronor och i procent av total årskostnad för lokal
För lokal, uppge:
Om ni till exempel avser att lägga 30 000 kronor av statsbidraget på en lokal som har en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent.
Folkhälsomyndigheten tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamheten som statsbidraget finansierar.
Information om annan finansiering/andra intäkter
Här beskriver ni i en tabell eventuella övriga intäkter under året, till exempel ekonomiskt stöd från andra finansiärer såsom myndigheter, kommuner, stiftelser eller föreningar. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om er organisation tar emot lönebidrag ska ni även fylla i det här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter.
Ange även vilka andra statsbidrag som ni har sökt men ännu inte har fått beviljat, och kommentera i så fall detta i sista kolumnen.
5. Bilagor
Bilagor är separata dokument som ni laddar upp och bifogar digitalt med ansökan. Om ni inte har dem digitalt ska ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten med post, se adressen under avsnittet ”Signera och skicka in ansökan”.
Bilagorna 1–6 är obligatoriska för alla organisationer om inget annat anges. Vissa bilagor är obligatoriska under vissa omständigheter, till exempel om ni söker för administrativa kostnader och resekostnader så ska ni bifoga underlag till dessa.
Obligatoriska bilagor
Organisationens aktuella stadgar eller stiftelseurkund
Organisationens egna föreskrifter för verksamheten. Dessa bör vara daterade så att det framgår när de antogs.
Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen
Årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.
Verksamhets eller förvaltningsberättelse, inklusive balans- och resultaträkning
Beroende på hur stor organisationen är ska ni bifoga en verksamhets- eller förvaltningsberättelse för föregående verksamhetsår.
En förvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Större organisationer är skyldiga att göra årsredovisningar. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat.
Årsredovisningsguiden för ideell förening (bolagsverket.se)
Mindre organisationer har oftare en verksamhetsberättelse. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Medlemmarna godkänner verksamhetsberättelsen på årsmötet.
Revisionsberättelse
I de allra flesta uppdragen ska revisionsberättelsen vara gjord av en auktoriserad eller godkänd revisor som finnas registrerad hos Revisorsinspektionen. Det gäller för statsbidraget som är fem prisbasbelopp eller mer med vissa undantag. Läs noggrant vad som gäller i det statsbidraget som är aktuellt för er. Om statsbidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan oftast en förtroendevald revisor göra revisorsberättelsen, med vissa undantag.
Projektplan
En projektplan är ett dokument som beskriver projektets syfte, mål, genomförande och tidsramar. Den ska visa hur ni planerar att arbeta för de åren som ni ska genomföra projektet och hur ni ska följa upp projektet. Projektplanen är inte en kopia av ansökan utan den ska ha en tydligare beskrivning för alla projektåren.
Den fungerar som en karta som visar vägen från start till mål och gör det möjligt för alla inblandade att förstå projektets syfte, upplägg och ansvar.
Årsmötesprotokoll
Årsmötesprotokoll är den officiella skriftliga redogörelsen för vad organisationen beslutade och diskuterade under årsmötet. I protokollet ska det framgå vilka som deltog, vilka ärenden som behandlades och vilka beslut som togs.
Obligatoriska bilagor under vissa omständigheter
Specifikation av administrativa kostnader
Om ni söker statsbidrag för administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av.
Specifikation av samtliga inrikes- och utrikesresor
Om ni söker statsbidrag för resor, oavsett om de är inrikes eller utrikes ska ni bifoga underlag där följande framgår:
- kostnaderna som statsbidraget ska finansiera, till exempel hotell, resa, traktamente
- program
- syfte.
Folkhälsomyndigheten tillåter endast en utlandsresa per år för maximalt två personer.
Alla resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.
6. Signera och skicka in ansökan
Välj ”Digital signering” och följ anvisningarna:
- Kontrollera att ansökan är korrekt ifylld.
- Ladda ner följande sammanfattning av er ansökan, ”Sammanfattning av ansökan för påskrift”.
- Be behöriga firmatecknare att signera sammanfattningen genom e-signering med BankId eller att firmatecknaren skriver under sammanfattningen för hand.
- Ladda upp den signerade sammanfattningen i fältet ”Ansökan signerad av firmatecknare”.
Skicka in ansökan
Gör på följande vis:
Bekräfta att följande gäller för er ansökan.
Klicka på knappen ”Skicka in ansökan med BankID eller Freja eID” och följ instruktionerna.
Observera att det kan ta någon minut att skicka in ansökan beroende på hur stora bilagorna är som ni har bifogat. Stäng inte webbläsaren förrän meddelandet ”Tack för er ansökan” har visats.
Kontakt vid frågor
Vid frågor om innehållet i ansökan, mejla till: statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se
