I egenkontrollen ska det finnas rutiner för att identifiera, upptäcka, förebygga och åtgärda brister i verksamheten. Kraven på egenkontroll och den dokumentation som behövs ska anpassas till varje verksamhet så att kraven inte blir orimliga men ändå omfattar det som behöver göras. Vad egenkontrollen ska omfatta kan därför variera mellan olika fastighetsägare.

Fastighetsägaren ska på ett systematiskt sätt planera och kontrollera verksamheten för att undvika hälsoproblem för de boende och skador på miljön. Bra rutiner i egenkontrollen beskriver vanligtvis vad som ska göras, vem som ska göra det, hur arbetet ska utföras, när det ska utföras och när det är lämpligt att detta dokumenteras. Vid akuta fel, till exempel en vattenskada, är en tydlig ansvarsfördelning nödvändig för att göra snabba åtgärder som minimerar skadans omfattning.

Egenkontrollen kan utformas så att den samspelar med motsvarande bestämmelser i annan lagstiftning, till exempel brandskydd, obligatorisk ventilationskontroll - OVK och med frivilliga ledningssystem, exempelvis kvalitets- och miljöledningssystem.

Det är miljö- och hälsoskyddsnämnden i kommunen, som i sin tillsyn kan avgöra om en specifik rutin är en godtagbar lösning för respektive fastighetsägare.

Verksamheten ska fortlöpande och systematiskt kontrolleras

Miljön inomhus påverkas av installationer och material, samt hur byggnaden är utformad. Den påverkas också av hur byggnaden används, underhålls och sköts. Verksamheten ska därför fortlöpande och systematiskt undersökas och riskbedömas och det är bra om detta dokumenteras. Det kan handla om att rutinmässigt kontrollera och bedöma om byggnaden är anpassad efter verksamheten eller att kontrollera att ventilationen hålls i så gott skick att luftkvalitén är bra. Åtgärder som utförs enligt egenkontrollen ska kontrolleras av fastighetsägaren och det är bra att även uppföljande åtgärder dokumenteras. En fastighetsägare ska också regelbundet kontrollera installationer och konstruktioner i fastigheten för att undvika negativ påverkan på människors hälsa.

Rutiner i egenkontrollen

Fastighetsägaren ska underhålla och sköta fastigheten så att de boende inte får besvär eller blir sjuka av brister i byggnaden. För att inte olägenhet för människors hälsa ska uppstå, ska en bostad särskilt ge skydd mot värme, kyla, drag, fukt, buller, radon, luftföroreningar och andra liknande störningar. Detta ska säkerställas och kontrolleras av fastighetsägaren. Det ska finnas rutiner för kontroller och åtgärder som är kända och följs av dem som arbetar i verksamheten.

I egenkontrollen bör det finnas rutiner för hur fastighetsägaren:

  • fördelar ansvar
  • gör regelbundna kontroller
  • upptäcker problem eller avvikelser
  • hanterar klagomål, felanmälan
  • meddelar berörda vid klagomål om hanteringen av problemet
  • ser till att nödvändiga åtgärder vidtas inom rimlig tid
  • kontrollerar att åtgärderna har fungerat.