Anvisningar till ansökan om projektbidrag hos Folkhälsomyndigheten

Introduktion till statsbidraget och ansökan

Definition av projektbidrag

Projektbidrag är ett specifikt bidrag som är till för att finansiera en verksamhet som är tydligt avgränsad, både i form av slutprodukt och tidsperiod. Tidsperioden kan vara max tre år, men ansökan och beslut sker för ett år i taget. Projektbidraget ska vara noggrant planerat och återrapporterat i relation till mål, genomförande och resultat. Projektbidraget passar särskilt bra för att testa en ny eller kreativ idé. Efter tre år går det bra att gå från att söka projektbidrag till verksamhetsbidrag för en verksamhet som är tänkt att bli långsiktig.

Krav för att kunna söka projektbidrag

Ideella organisationer som kan söka verksamhetsbidrag ska

• vara en juridisk person med ett allmännyttigt ideellt ändamål
• ha en organisation och verksamhet som inte strider mot demokratins idéer
• bedriva arbete i form av främjande, förebyggande eller stödjande inom aktuella området som ansökan avser
• ha be­drivit sådan verksamhet under minst två år
• ha en treårsplan där det beskrivs vad organisa­tionen planerar att genomföra under denna period samt hur arbetet kommer att följas upp
• utforma sin verksamhet på ett sätt som är kostnadseffektivt och som möjliggör en uppföljning av insatsernas resultat.

Information om hur ni fyller i ansökan

Den digitala ansökan består av följande flikar:

1. Grunduppgifter om organisationen
2. Projektorganisation
3. Projektbeskrivning
4. Budget
5. Bilagor
6. Skicka in ansökan.

Nedan beskriver vi vilken information som ni ska fylla under respektive flik. Ni kan när som helst välja att spara dokumentet för att återuppta ansökan vid ett senare tillfälle. Innan ni skickar in ansökan kommer den automatiskt att kontrolleras så att alla obligatoriska fält är ifyllda.

Kom ihåg att spara era inloggningsuppgifter som ni har skapat för att fylla i den digitala ansökan. Inloggningsuppgifterna ska användas om vi beviljar er ansökan och ni kan eventuellt behöva revidera budgeten om ni beviljas lägre medel än ansökt. Samma inloggningsuppgifter ska ni även använda vid en eventuell återrapportering.

Flik 1. Grunduppgifter om organisationen

Här fyller ni i information om den sökande organisationen, kontaktperson för ansökan, information om det konto som det ekonomiska bidraget ska betalas ut till, samt till revisor.

För beviljat statsbidrag som är fem prisbasbelopp eller mer krävs auktoriserad eller godkänd revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. För statsbidrag som är lägre än femprisbaslopp kan en förtroendevald revisor användas.

Ange sökt belopp i jämna tusental kronor.

Flik 2. Beskrivning av projektorganisation

I den här delen ger ni övergripande information om er organisation. Syftet är att Folkhälsomyndigheten ska få en övergripande bild över er ordinarie verksamhet.

Projektansvariga organisationen

Här beskriver ni er ordinarie verksamhet.

Demokratisk uppbyggnad

Här ska ni beskriva hur er organisation förhåller sig till demokratins idéer, inklusive jämställdhet och jämlikhet. Se bilagan om demokrativillkoret i slutet av anvisningen.

Övrig information

Här ska ni fylla i eventuellt övriga kommentarer eller information i fältet som är valfritt att fylla i.

Samverkan

Här ska ni beskriva om ni planerar att samarbeta med andra organisationer eller aktörer när ni genomför det planerade projektet.

Flik 3. Beskrivning av det planerade projektet

Här beskriver ni på ett övergripande plan det projekt som ni planerar att genomföra med hjälp av statsbidraget från Folkhälsomyndigheten. Under denna flik beskriver ni projektets bakgrund, målgrupp/er, mål och resultat samt de planerade aktiviteterna mer ingående.

Kort sammanfattning av projektet

För att Folkhälsomyndigheten ska få en översiktlig bild av projektet som ni söker statsbidrag för ska ni börja med att ge en kort och tydligsammanfattning av projektet. Folkhälsomyndigheten kan komma att publicera sammanfattningen i rapporter och på myndighetens webbplats.

Bakgrund och behov av projektet

Här beskriver ni kortfattat vilka problem ni vill motverka eller områden ni vill uppmärksamma med hjälp av projektet. Beskriv också behovet av projektet som ni vill genomföra med hjälp av statsbidraget.

Projektets målgrupp och arenor

Här ska ni ange vilka är huvudsakliga målgrupper och vilka arenor arbetet ska ske på.

Projektets övergripande mål

Beskriv projektets huvudsyfte. Det vill säga vad ni förväntar er att ert projekt kommer leda till när alla aktiviteter är genomförda. Här ska ni projektets huvudsakliga mål. Gör en kort sammanfattning av vilket huvudsyfte eller medellångsiktigt mål projektet har.

Ni ska också beskriva hur er projekt bidrar till statsbidragets syfte som beskrivs i den aktuella förordningen. Det kan exempelvis handla om på vilket sätt projektet kommer att förstärka eller komplettera statens, regionernas eller kommunernas insatser eller hur ni bedömer att verksamheten kommer att stärka er organisations utvecklingsarbete.

Projektets insatser

Här ska ni beskriva aktiviteter som är kopplade till projektets resultat och mål. Här beskriver ni vad aktiviteten innebär. Till exempel utbildning för volontärer.

Förväntat resultat

Här ska ni beskriva vad projektet förväntas leda till på individ-, organisations- och samhällsnivå.

Uppföljning och utvärdering

Slutligen ska ni beskriva hur ni planerar att följa upp och utvärdera användningen av hela projektbidraget. Skriv om ni planerar att även utvärdera projektet. Ni ska uppge om uppföljningen och utvärderingen ska göras av er eller av en extern aktör.

Riskanalys och riskhantering

Beskriv kortfattat potentiella risker för genomförandet av det planerade projektet, och beskriv sedan hur ni planerar att hantera riskerna. Beskriv minst en och maximalt tre risker.

Projektets långsiktiga tillämplighet

Här ska ni beskriva hur resultatet och den kunskap som tagits fram inom projektet ska tillämpas långsiktigt efter projekttidens slut och utan statsbidrag från Folkhälsomyndigheten.

Flik 4. Budget

I det här avsnittet ska ni fylla i uppgifter om sökt budget och övrig ekonomi. Under det första delkapitlet ska ni endast fylla i intäkter och kostnader som har med projektbidraget att göra. I budgetens andra delkapitel ska ni redovisa övriga intäkter för er organisation. Observera att intäkterna i den andra delen inte ska räknas samman med den första delen.

Intäkter: Totalt sökt verksamhetsbidrag från Folkhälsomyndigheten

Beloppet ni söker från Folkhälsomyndigheten summeras automatiskt baserat på de belopp ni angivit under flik 1. Notera att summorna i olika kostnadsslag ska anges i jämna tusental, vilket betyder att totalsumman som anges här även ska vara i jämna tusental. Det betyder att beloppet ska ha tre nollor på slutet, till exempel 250 000.

Eftersom siffran summeras automatiskt behöver ni inte ange något här, men dubbelkolla att beloppet stämmer. Om beloppet inte stämmer ändrar ni under sökt belopp under flik 1.

Kostnader: Detaljerad budget

Här anger ni de kostnader som ni ska använda projektbidraget till under det aktuella året. Ni ska fylla i kostnader per kostnadspost i första kolumnen i första raden. Exempel på vad som kan ingå i de olika kostnadsposterna beskrivs i delkapitlen längre ned.

Kostnaderna ska anges i jämna tusental, till exempel 1 000. Klicka på knappen "spara ansökan" för att uppdatera summerade värden. Dessa summeras automatiskt.

Det är viktigt att uppgifterna fylls i noggrant och baserat på ett detaljerat underlag. Budgeten ska inte fyllas i med schablonkostnader. Dela till exempel inte upp den totala budgeten med samma belopp per verksamhetsmål. Budgeten i ansökan ligger till grund för kommande återrapport. Ange endast kostnader som ni ska finansiera med det sökta statsbidraget från Folkhälsomyndigheten. De medel som ni söker från Folkhälsomyndigheten ska alltså vara särredovisade i organisationens bokföring, det vill säga vara åtskilda från organisationens övriga medel genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer.

För att summera inlagda värden klicka på "spara ansökan". Summan för kostnader ska vara samma summa som det sökta statsbidraget som anges i föregående fråga. Det går endast att skicka in ansökan om dessa visar samma belopp.

Kostnadsposter

Administration

Administration kan vara kostnader för exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar.

Investeringar eller inköp

Investeringar eller inköp kan vara kostnader för till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till statsbidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av statsbidraget.

Lokal

Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel hyra. Reparationer av lokal får inte finansieras av statsbidraget. Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan vid återrapportering begäras in av Folkhälsomyndigheten för den del av kostnaden som rör det sökta bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lokalkostnaderna ytterligare.

Materiel och utrustning

Här fyller ni i kostnader för material och utrustning som till exempel tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Samtliga inköp ska kunna verifieras och särredovisas i bokföringen.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för planerade resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till aktiviteter i ansökan. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand.

För samtliga inrikes och utrikes resor ska ni skicka med en bilaga till ansökan där ni redogör för kostnaderna som ni planerar att finansierats med hjälp av statsbidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte. I återrapporten ska ni redovisa resultatet med resan.

Personal inklusive sociala avgifter

Personalkostnader inkluderar lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Statsbidraget finansieras inte kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal. av. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Revisor

Om er organisation får statsbidrag som uppgår till minst fem prisbasbelopp ska ni använda en godkänd eller auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Om statsbidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor i organisationen hantera uppdraget.

Mer om redovisning av statsbidrag

Fördelning av kostnader för personal och lokal

I den här delen specificerar ni kostnader för personal och lokal. Syftet är att vi ska kunna få en bild över hur statsbidraget används till löne- och lokalkostnader, eftersom de ofta utgör den största delen av ansökningars budgetar.

Personalkostnader som bidraget finansierar

Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från projektbidraget för personalkostnader under året.

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Skattepliktig förmån får inte räknas in. I den här posten räknar ni alltså in den ersättning ni ger till personer som på något sätt ger av sin tid för att genomföra aktiviteterna.

För varje anställd, ange titel, typ av grundlön (månadslön eller timlön) och beloppet på grundlönen inklusive lönebikostnader tjänstgöringsgrad i verksamheten i procent (en heltidstjänst innebär 100 procent) tjänstgöringstid i verksamheten (max 12 månader) den totala kostnaden för den anställda.

Exempel: En projektledare, 40 000, 100 procent, 12 månader, 480 000 kronor.

Lokalkostnader som statsbidraget finansierar

Uppge i kronor den totala summan från statsbidraget som ni avser lägga på lokalkostnader, samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarar. Om ni till exempel avser att lägga 30 000 kronor av statsbidraget på en lokal som har en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent.

Folkhälsomyndigheten tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som bidraget finansierar.

Övriga intäkter för projektet som ansökan avser

I den här delen beskriver ni i en tabell eventuella övriga intäkter under året, till exempel ekonomiskt stöd från andra finansiärer såsom myndigheter, kommuner, stiftelser eller föreningar. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter. Ni ska även ange vad ni ska använda statsbidraget eller inkomsten till.

Ange även vilka andra statsbidrag som ni har sökt men ännu inte har fått beviljat, och kommentera i så fall detta i sista kolumnen.

Se två exempel i tabellen nedan.

Omfördelning av medel under året

Under verksamhetsåret kan ni omfördela summor som är lägre eller lika med 20 000 kronor utan att få Folkhälsomyndighetens godkännande. Ni kan omfördela dessa mellan kostnadsposter som ni har fått beviljade från oss på Folkhälsomyndigheten tidigare. Om ni vill omfördela mer än 20 000 kronor, eller fördela medel till aktiviteter som vi inte har godkänt, behöver ni få detta godkänt av oss på Folkhälsomyndigheten innan ni genomför omfördelningen. Om ni exempelvis vill förflytta 8 000 kronor från administration till personal, och 12 500 från externa tjänster till lokal, vill ni totalt omfördela 20 500 kronor. I det fallet behöver ni få ett godkännande från oss.

Ni begär en omfördelning genom att mejla statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se och beskriva från vilken post till vilken ni vill omfördela, hur stort belopp, och en förklaring till varför ni vill omfördela. Kom ihåg att alltid uppge ert ärendenummer i all kontakt med oss.

Flik 5. Bilagor

Under flik 5 beskriver ni era bilagor till er ansökan. Bilagorna ska vara separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in ansökan”. I ansökningsblanketten anger ni om bilagorna skickas in digitalt eller per post.

Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Bilaga 1–5 är obligatoriska för alla organisationer. Övriga bilagor som listas sedan är endast obligatoriska under de specificerade omständigheterna. Namnge bilagorna enligt namnen i tabellen nedan. Bilagor som inte namnges ska inte skickas med ansökan.

Om ni avser att komplettera ansökan med bilagor senare skriver ni det som kommentar på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna oss.

Obligatoriska bilagor

Organisationens aktuella stadgar och stiftelseurkund

Organisationens egna föreskrifter för verksamheten. Dessa bör vara daterade så att det framgår när de antogs.

Handlingar som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Detta innebär årsmötesprotokoll eller annat protokoll där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.

Verksamhets­ eller förvaltningsberättelse, inklusive balans- och resultaträkning

Beroende på hur stor organisationen är ska en verksamhets- eller förvaltningsberättelse bifogas för föregående verksamhetsår.

Läs mer om förvaltningsberättelser och årsredovisningar: Årsredovisningsguiden för ideell förening (bolagsverket.se).

En verksamhetsberättelse är samma sak som förvaltningsberättelse, men görs av mindre föreningar. Verksamhetsberättelsen ska även innehålla en balans- och resultaträkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen. Oavsett om ni bifogar en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse måste ni göra en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi på Folkhälsomyndigheten ska kunna granska ordentligt behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi måste kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i återrapportens budget (såsom personal, externa tjänster eller lokal).

Revisionsberättelse för närmast föregående räkenskapsår

Om statsbidraget som söks är fem prisbasbelopp eller högre ska revisionsberättelsen vara gjord av en auktoriserad eller godkänd revisor som finnas registrerad hos Revisorsinspektionen. Om bidraget är under fem prisbasbelopp kan revisorsberättelsen vara gjord av en förtroendevald revisor.

Treårsplan som organisationen har antagit

I treårsplanen ska det framgå hur ni planerar er verksamhet under de kommande tre åren och hur ni planerar att följa upp arbetet. Treårsplanen ska inte vara en kopia av ansökan utan ha en tydligare beskrivning av kommande år. De tre åren ska avse det sökta statsbidragsåret och två år framåt.

Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni söker statsbidrag för administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av.

Specifikation av samtliga inrikes och utrikes resor

Om ni söker statsbidrag för konferenser och studieresor i eller utanför Sverige ska deltagandet specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som har finansierats med hjälp av statsbidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Folkhälsomyndigheten tillåter deltagande för maximalt två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Bilaga om testningsverksamhet

Om ni planerar testningsverksamhet som ni inte redan har informerat Folkhälsomyndigheten om behöver ni bifoga en bilaga om den testningsverksamheten. I bilagan ska ni beskriva följande:

• Vilka infektioner ni testar för.
• Vilken typ av tester avser ni avser att använda. Till exempel snabbsvarstest eller test som skickas till labb. Specificera om det är olika tester för olika infektioner.
• Vilken utbildning testpersonalen har.
• För att upprätthålla kvaliteten på testerna och handhavande behövs regelbunden kontroll. Ni bör i er kvalitetskontroll samarbeta med ett kvalitetssäkrande labb, främst vad gäller hivtestning. Redogör för hur detta är organiserat.
• En etablerad kontakt med en STI-mottagning för stöd och utbildning och möjlighet till snabb uppföljning vid ett positivt provsvar bör finnas. Redogör för detta samt för era rutiner vid positivt provsvar.
• Redogör för hur testningsverksamheten är förankrad inom region/smittskydd. Inkom med kontaktuppgifter till kontaktperson och klinik på regionen/smittskyddet. Ni ska kunna inkomma med dokumentation på förankringen om Folkhälsomyndigheten efterfrågar det.

Flik 6. Skicka in ansökan

Flik 6 är det sista steget i ansökningsprocessen. Ansökan slutförs i följande två steg:

1. Kontrollera att alla uppgifter i er ansökan är korrekta innan ni skickar in ansökan. Acceptera därefter villkoren och klicka på knappen ”Skicka ansökan”. Den digitala ansökan och digitala bilagor skickas därmed till Folkhälsomyndigheten.
2. Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för underteckning”. Därefter ska behörig firmatecknare skriva under ansökan. Ett original av blanketten skickas per post till: Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.

Endast fullständiga ansökningar kan handläggas av Folkhälsomyndigheten. För sent inkommen ansökan avvisas alltid.

När ni har skickat in er ansökan får ni ett ärendenummer hos oss på Folkhälsomyndigheten, ibland förkortat änr. Ärendenumret är det nummer som visas högst upp till höger på er ansökan. I ert ärendenummer samlas och diarieförs dokumentation som är viktig för ert ärende hos oss. I all kontakt med Folkhälsomyndigheten gällande er ansökan ska ni hänvisa till ert ärendenummer.

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i ansökan, mejla till statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se.

Vid tekniska frågor eller problem, mejla till bidrag@folkhalsomyndigheten.se. Ange vilket slags statsbidrag ni ansöker och vilket konto som används vid inloggning.