Fas 3. Utforma arbetet

Under fas tre arbetar ni med sju moment:

• 3.1 Välja en teoretisk modell
• 3.2 Hänvisa till vetenskapligt stöd
• 3.3 Definiera mål på lång, medellång och kort sikt
• 3.4 Se över finansieringen
• 3.5 Inrätta arbetsgruppen
• 3.6 Fastställa tidplanen
• 3.7 Besluta om ramarna

3.1 Välja en teoretisk modell

En teoretisk modell är en uppsättning sammanhängande antaganden som förklarar hur och varför en intervention sannolikt kommer att ge resultat i målgruppen. Det är viktigt att ni använder en teoretisk modell som är lämplig för den aktuella insatsen, eftersom sannolikheten att den ska uppnå sitt mål. då ökar Om teoretisk modell saknas kan ni utgå från välgjorda studier, beprövad erfarenhet eller risk- och skyddsfaktorer som identifierats under kartläggningen. Ta reda på så mycket som möjligt om de olika interventioner som kan användas för att lösa problemen som ni identifierade under kartläggningen, och ta reda på vilka kompetenser som behövs för att genomföra den.

Om möjligt, ta hjälp av forskare tidigt i processen för att söka den teoretiska bakgrunden.

3.2 Hänvisa till vetenskapligt stöd

Vetenskapligt stöd handlar om vad som faktiskt fungerar när det gäller prevention. Sådana vetenskapliga rön integreras med de professionellas erfarenheter och målgruppens förutsättningar för att man ska kunna utforma en insats som passar det specifika sammanhanget. Detta brukar benämnas evidensbaserad praktik. Ibland behöver en metod anpassas till målgruppen, och då bör ni ta hjälp av forskare för att avgöra vad som kan justeras, och hur, utan att tappa det forskningsmässiga stödet för metoden.

3.3 Definiera mål på lång, medellång och kort sikt

Tydliga målsättningar skapar fokus och riktning i arbetet. Genom att formulera specifika, mätbara, realistiska och tidsbundna mål ökar ni möjligheten att insatsen uppnår önskad effekt. Sätt gärna mål på tre nivåer:

• Långsiktiga mål (effektmål) beskriver vad insatsen ska uppnå på flera års sikt, till exempel minskat tobaksbruk .
• Mål på medellång sikt (resultatmål) ger tydliga kriterier för vad som ska uppnås under ett verksamhetsår eller under en projektperiod, exempelvis att samtliga kommuner har antagit en tobakspolicy.
• Mål på kort sikt (aktivitetsmål) beskriver vad insatsen ska uppnå som en direkt följd av en aktivitet, till exempel efter ett föräldramöte. Ett sådant mål kan vara att alla föräldrar i en klass har kommit överens om att prata med sina barn om att inte använda tobak.

De olika målen kan ses som länkar i en kedja. Genom att uppnå aktivitetsmålen stöds resultatmålen, som i sin tur är några steg på vägen mot det övergripande effektmålet.

3.4 Se över finansieringen

Nu beräknar ni ekonomin för arbetet mer i detalj. Ska den initiativtagande organisationen stå för hela finansieringen eller ska andra aktörer också bidra? Vilka i så fall, och med hur stor del? Er budget behöver också omfatta kostnader för uppföljning och vid behov utvärdering. Om medel inte avsatts i årets budget, behöver en chef eller ledningen godkänna kostnaderna.

3.5 Inrätta arbetsgruppen

I detta moment avgör ni hur många och vilka som ska arbeta med utvecklingsuppgiften eller projektet samt ansvars- och arbetsfördelning. Man bestämmer vem som blir ansvarig eller projektledare, och vilka uppgifter de övriga ska ha. Behöver externa personer engageras? Ibland behövs olika grupper (styr-, arbets-, referens- och samverkansgrupper), och ibland är det aktuellt att engagera externa experter och forskare eller kompetens inom den egna organisationen.

3.6 Fastställa tidplanen

Här tar ni fram en tidplan för arbetets genomförande. Se till att det finns marginaler och tillräckligt med tid för exempelvis planering, förankring, kommunikation, uppföljning och slutrapportering. Tidplanen kan behöva justeras under genomförandet utifrån den faktiska utvecklingen.

3.7 Besluta om ramarna

När faserna 1–3 finns sammanställda i arbets- eller projektplan (läs mer under moment 4.4) fattar en chef eller ledningsgrupp beslut om ramarna, det vill säga resurser för utvecklingsarbetet.