Anvisningar för redovisning av organisationsbidrag 2023 inom hiv/STI (2006:93)

Den här informationen vänder sig till er som ska redovisa verksamhet och ekonomi av det arbete ni genomfört under 2023 med stöd av organisationsbidraget.

Sista dag att redovisa är den 1 mars 2024

Ni ska redovisa organisationsbidraget för år 2023 senast 1 mars 2024. Ni ansvarar för att blanketten för redovisning har inkommit till Folkhälsomyndigheten senast detta datum. Om alla bilagor inte är färdigställda till den 1 mars kan ni skicka in bilagorna senare. Det är viktigt att ni specificerar vilka bilagor som skickas senare och ett ungefärligt datum när bilagorna kommer att skickas till Folkhälsomyndigheten. Ange den informationen i blanketten under fliken bilagor. Vi granskar era återrapporteringar genom att bedöma om de uppfyller:

• kraven enligt förordningen
• kraven på redovisning, enligt det enskilda beslutet om tilldelning vilket kan innehålla specifika anvisningar om uppföljning eller annat.

Vi återkommer till er några månader efter sista redovisningsdatum när vi har granskat er återrapport.

Återrapporteringen till oss sker genom en digital blankett

Ni ska redovisa genomförd verksamhet och ekonomi på en digital blankett. Blanketten mejlar vi till er som har beviljats bidrag. Logga in med de inloggningsuppgifter som ni använde vid ansökningstillfället. När ni loggat in når ni automatiskt den blankett för redovisning som ni ska fylla i. I redovisningsblanketten ska ni sammanfatta det arbete ni genomfört under 2023 med stöd av statsbidraget. Ni ska redovisa utifrån den ursprungliga alternativt reviderade ansökan som ni har fått beslut om godkännande för. Nedan beskriver vi vilken information vi vill att ni fyller i under de olika rubrikerna i blanketten. De frågor som har en asterisk (*) i formuläret är obligatoriska att svara på.

Flik 1. Grunduppgifter

Här ska ni fylla i eventuella förändringar gällande:

• kontaktuppgifter till er organisation
• kontaktperson för redovisningen
• kontaktuppgifter till revisor, som är extern eller förtroendevald.

Börja med att kontrollera uppgifterna i blanketten som hämtats automatisk från er ansökan. Om någon uppgift är ändrad jämfört med ansökan fyller ni i de nya uppgifterna i fältet Ange eventuella förändringar.

Flik 2. Sammanfattning av hur ni använde bidraget

Här ger ni en kortfattad beskrivning av verksamhetsåret 2023, vad ni har använt bidraget till och om ni tycker att det uppfyllde ert ursprungliga syfte med att ansöka om bidraget. På frågan om avvikelser beskriver ni eventuella förändringar under året, såväl positiva som negativa, samt om ni har oanvända bidragsmedel kvar. Fyll även i antal medlemmar och antal lokalföreningar/medlemsorganisationer under 2023.

Flik 3. Ekonomisk redovisning av organisationsbidraget

Organisationer som får ekonomiskt stöd ska särredovisa hur stödet har använts. Det betyder att bidraget ska vara åtskilt från övriga medel, till exempel genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer. Folkhälsomyndigheten har rätt att begära in utdrag från ekonomisystem och kopior på fakturor som styrker kostnaderna.

En organisation blir återbetalningsskyldig om organisationen:

• använt medlen för annat än avsett ändamål
• försummat sin redovisnings- eller rapporteringsskyldighet
• inte hunnit använda stödet inom förutsatt tid
• lämnat oriktiga uppgifter.

Vi skickar ut anvisningar till er om hur och när ni ska betala tillbaka eventuellt kvarvarande medel. Observera att utskicket med anvisningar om återbetalning av medel kan dröja flera månader från att ni lämnat in er ekonomiska redovisning.

Kostnader och intäkter som ni uppgett i budget i ansökan alternativt i reviderad ansökan är synliga nederst i fliken. De är gulmarkerade och går inte att ändra. Använd dessa kostnader och intäkter som utgångspunkt när ni redovisar kostnaderna för 2023. Ange faktiska kostnader, det vill säga inte avrundade, oavsett om de understiger eller överstiger ursprunglig budget. Ni ska inte inkludera kostnader som ni finansierar med organisationens egna medel eller med bidrag från andra finansiärer.

Kostnadsmatrisens olika budgetposter

Administration

Administration innebär exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar som ingår i verksamheten ni söker medel för.

Investeringar eller inköp

Här fyller ni i eventuella inköp eller investeringar kopplade till er verksamhet. Till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till bidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av bidraget.

Lokal

Här fyller ni i lokalkostnader som ni finansierade med organisationsbidraget. Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel städning. Reparationer av lokal får inte finansieras av bidraget. Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan begäras in av oss för den del av kostnaden som rör det sökta bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lokalkostnaderna ytterligare.

Materiel och utrustning

Här fyller ni i kostnader för material och utrustning. Detta kan till exempel vara tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Samtliga inköp ska kunna verifieras och särredovisas i bokföringen.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till någon av era aktiviteter. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand. För internationella resor behöver ni skicka med en bilaga där ni redogör för kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget exempelvis hotell, resa, traktamente, program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Vi önskar att ni använder det miljömässigt mest hållbara resesättet, samt att i möjligaste mån deltar digitalt i evenemang som sker internationellt eller långt bort från den ort där ni befinner er.

Personal inklusive sociala avgifter

Här fyller ni i personalkostnader som ni finansierade med organisationsbidraget. Ni räknar alltså in den ersättning som ni ger till personer som på något sätt gett av sin tid för att genomföra aktiviteterna. Personalkostnaderna ska inte vara en uppskattning eller en schablon, utan kostnaden ska ha uppkommit, vilket betyder att lön ska ha utbetalats och bokförts som lönekostnad. Vi kan begära in ett utdrag från lönesystem och anställningsbevis för att granska detta.

Personalkostnader inkluderar lön eller arvode, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Det kan också inkludera förmåner. Förmåner är alla former av ersättning för arbete som man som anställd kan få i annat än pengar. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal får inte finansieras av bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Revisor

Här fyller ni i eventuella kostnader för extern revisor.

Specifik information om fördelningen av kostnader för personal och lokal

Personalkostnader

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Lönebikostnader utgör cirka 50 procent av bruttolönen. För varje anställd, ange:

• titel
• grund- eller timlön inklusive lönebikostnader
• tjänstgöringsgrad i verksamheten i procent eller antal timmar
• tjänstgöringstid i verksamheten (max 12 månader)
• den totala kostnaden för den anställda.

Exempel: En projektledare, 28 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 336 000 kronor.

Lokalkostnader

Här fyller ni i den totala summan som ni använt från organisationsbidraget för lokalkostnader under 2023. Uppge den totala summan lokalkostnader som bidraget finansierade, samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarade. Om ni till exempel lade 30 000 kronor av bidraget på en lokal som hade en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent. Vi tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som bidraget beviljades för.

Övriga intäkter under året

I den här delen beskriver ni övriga intäkter under 2023, till exempel ekonomiskt stöd från myndighet, kommun, stiftelse eller förening. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter.

Flik 4. Bilagor

Under flik 4 beskriver ni era bilagor till er ansökan. Ni ska ha bilagorna som separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken som är benämnd Skicka in rapporten. Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Namnge bilagorna enligt rubrikerna nedan. Endast obligatoriska bilagor ska bifogas ansökan, alltså inget annat än de som listas nedan. Om ni planerar att komplettera ansökan med bilagor senare anger ni det på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna till oss. Tänk på att vissa bilagor måste vara en underskriven kopia.

Obligatoriska bilagor

Verksamhets­ eller förvaltningsberättelse för 2023

Beroende på hur stor organisationen är ska en verksamhets- eller förvaltningsberättelse bifogas för 2023. En förvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Större organisationer är skyldiga att göra årsredovisningar. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat. Resultat- och balansräkningen behöver godkännas på årsmötet. Läs mer om förvaltningsberättelser och årsredovisningar på Bolagsverkets hemsida.

En verksamhetsberättelse är samma sak som förvaltningsberättelse, men görs av mindre föreningar. En verksamhetsberättelse skildrar den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen kan även innehålla en resultat- och balansräkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen.

Observera att resultat- och balansräkningen eller årsredovisningen måste vara underskriven, oavsett om ni skickar in en verksamhets- eller förvaltningsberättelse.

Resultatrapport från 31 december 2023

Oavsett om ni bifogar en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse måste ni också skicka in en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi på Folkhälsomyndigheten ska kunna göra en noggrann granskning behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi måste kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i återrapportens budget exempelvis personal, externa tjänster eller lokal.

Revisionsberättelse eller revisorsrapport för 2023

Er organisation ska bifoga en underskriven revisorsrapport till återrapporteringen. Revisorsrapporten kan se olika ut beroende på om ni beviljats mer eller mindre än fem prisbasbelopp i bidrag. Information om prisbasbelopp bestäms av regeringen och ni kan hitta uppgifterna på deras webbplats.

Om ni beviljats bidrag om fem prisbasbelopp eller mer ska ni använda en godkänd eller auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen. Revisorsrapporten ska vara underskriven av revisorn och genomförd enligt standard ISA 805.

Om bidraget är lägre än fem prisbasbelopp kan ni välja att antingen använda en godkänd/auktoriserad revisor eller låta er förtroendevalda revisor i organisationen hantera uppdraget. Revisorn ska intyga att redovisningen är tillförlitlig och att räkenskaperna är rättvisande. Den ska också kunna intyga att tillämpliga föreskrifter och villkor med mera har följts. Detta görs genom en underskriven rapport av den förtroendevalda revisorn.

Läs om revisorsgranskning på vår sida: Redovisning av medel

Bilagor obligatoriska under vissa omständigheter

Handling som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Om firmatecknaren har ändrats jämfört med ansökan behöver ni bifoga en handling som visar vem firmatecknaren är. Detta innebär årsmötesprotokoll, konstituerande protokoll eller registreringsbevis där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare. Observera att bilagor i form av protokoll måste vara underskrivna.

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni hade administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av. I återrapporteringens budget anger ni klumpsummor för de administrativa kostnaderna.

Specifikation av internationell resa

Om ni använt bidrag för konferenser och studieresor utanför Sverige ska detta specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget exempelvis hotell, resa, traktamente, program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Flik 5. Skicka in rapporten

Kontrollera att alla uppgifter i redovisningen är korrekta. Därefter klickar ni i rutan som bekräftar att uppgifterna är korrekta och därefter klickar ni på knappen Skicka rapporten. Bilagor som skickas in senare ska skickas per e-post. Ange ert ärendenummer från ert bidragsbeslut i rubriken på e-posten.

info@folkhalsomyndigheten.se

Klicka på knappen Skriv ut exemplar för underteckning. Det finns två olika sätt att underteckna återrapporteringen. Ni kan antingen göra det manuellt eller elektroniskt via e-signatur.

Manuellt

Blanketten undertecknas av organisationens behöriga firmatecknare, det vill säga den eller de som anges i föreningens stadgar och protokoll. Genom undertecknandet intygar organisationen att lämnade uppgifter inklusive bilagor i alla väsentliga delar är korrekta, att styrelsen har informerats om innehållet i den här redovisningen samt att redovisningen skett enligt myndighetens instruktioner och riktlinjer. Skicka sedan det underskrivna originalet till: Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.

Elektroniskt via e-signatur

För att skicka in återrapporten med e-signatur så behöver ni ha ett konto på en e-signaturtjänst som kan producera en PDF-fil som har standardformatet ”PDF/A” eller enligt den EU-godkända standarden ”PAdES”. Formatet gör att när man öppnar PDF-filen i programmet Adobe Acrobat Reader så ska en signaturpanel visas med ett meddelande om att ”signaturer är giltiga”. Om signaturpanelen visas är filen av rätt format och kan skickas in till oss. Klicka då på knappen Skriv ut exemplar för underteckning och spara PDF-filen. Sen kan ni signera filen och maila den till oss. Skicka den underskrivna återrapporteringen med e-post.

info@folkhalsomyndigheten.se

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i återrapporteringen, skicka ett e­postmeddelande till Statsbidrag. Hänvisa till ert ärendenummer när ni kontaktar oss.

statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se

Vid tekniska frågor eller problem, skicka ett e­postmeddelande till Bidrag. Ange vilket slags bidrag det gäller och vilket konto som används vid inloggning.

bidrag@folkhalsomyndigheten.se