Anvisningar för redovisning av verksamhetsbidrag 2023 inom psykisk hälsa och suicidprevention

Den här informationen vänder sig till er som ska redovisa verksamhet och ekonomi av det arbete ni genomfört under 2023 med stöd av verksamhetsbidraget.

Sista dag att redovisa är 30 april 2024

Ni ska redovisa verksamhetsbidraget för år 2023 senast 30 april 2024. Ni ansvarar för att blanketten för redovisning har inkommit till Folkhälsomyndigheten senast detta datum. Om alla bilagor inte är färdigställda till den 30 april kan ni skicka in bilagorna senare. Det är viktigt att ni specificerar vilka bilagor som skickas senare och ett ungefärligt datum när bilagorna kommer att skickas till Folkhälsomyndigheten. Ange den informationen i blanketten under fliken bilagor. Vi granskar era återrapporteringar genom att bedöma om de uppfyller

• kraven enligt förordningen
• kraven på redovisning, enligt det enskilda beslutet om tilldelning vilket kan innehålla specifika anvisningar om uppföljning eller annat.

Vi återkommer till er senast i september när vi har gått igenom er återrapport.

Återrapporteringen till oss sker genom en digital blankett

Ni ska redovisa genomförd verksamhet och ekonomi på en digital blankett. Blanketten mejlar vi till er som har beviljats bidrag. Så här kommer ni åt blanketten:

• Logga in med de inloggningsuppgifter som ni använde vid ansökningstillfället.

När ni loggat in når ni automatiskt den blankett för redovisning som ni ska fylla i.

• I redovisningsblanketten ska ni sammanfatta det arbete ni genomfört under 2023 med stöd av statsbidraget.
• Ni ska redovisa utifrån den ursprungliga ansökan, alternativt reviderade ansökan som ni har fått beslut om godkännande för.

Nedan beskriver vi vilken information ni ska fylla i under de olika rubrikerna i blanketten. De frågor som har en asterisk (*) i formuläret är obligatoriska att svara på.

Flik 1. Grunduppgifter

Här ska ni fylla i eventuella förändringar gällande

• kontaktuppgifter till er organisation
• kontaktperson för redovisningen
• kontaktuppgifter till revisor (extern eller förtroendevald).

Börja med att kontrollera uppgifterna i blanketten som hämtats automatisk från er ansökan. Om någon uppgift är ändrad jämfört med ansökan fyller ni i de nya uppgifterna i fältet ”Ange eventuella förändringar”.

Flik 2. Verksamhet

Här ger ni en kortfattad beskrivning av verksamhetsåret 2023.

• Vad har ni använt bidraget till?
• Har ni uppfyllt det ursprungliga syftet med statsbidraget?
• På frågan om avvikelser beskriver ni eventuella förändringar under året, såväl positiva som negativa, samt om ni har oanvända bidragsmedel kvar.
• Fyll även i antal medlemmar och antal lokalföreningar/medlemsorganisationer under 2023.

Flik 3. Resultatredovisning

Här beskriver ni vilka verksamhetsmål ni har jobbat med. Under varje verksamhetsmål ska ni uppge

• Aktivitet
• Resultat
• Eventuella avvikelser
• Målgrupp/er
• Kryssa i om ni har uppnått förväntade resultatet

Ni ska även fylla i

• Indikatorer för uppföljning av verksamhetsmålen
• Beskriva hur ni har genomfört uppföljningen av indikatorerna
• Göra en analys och bedömning av verksamhetsmålen

Verksamhetsmål 5

Den här delen ska endast fyllas i av de organisationer som har tagit emot statsbidrag för medmänskligt stöd.

Flik 4. Övrig redovisning

Här ska ni redovisa

• Uppföljning och eventuell utvärdering
• Samverkan
• Ytterligare information
• Goda exempel från verksamhetsåret

Frågor om statsbidragets långsiktiga effekter

Frågorna i den här delen är nya för redovisning av statsbidrag för 2023. Folkhälsomyndigheten vill ta reda på effekterna av statsbidrag och redovisa till regeringen.

Samtliga frågor är obligatoriska för alla att fylla i.

Flik 5. Ekonomisk redovisning

Statsbidraget ska redovisas separat. Det betyder att bidraget ska vara åtskilt från övriga medel, till exempel genom att bokföras på ett särskilt kostnadsställe eller projektnummer. Folkhälsomyndigheten har rätt att begära in utdrag från ekonomisystem och kopior på fakturor som styrker kostnaderna.

En organisation blir återbetalningsskyldig om organisationen

• använt medlen för annat än avsett ändamål
• försummat sin redovisnings- eller rapporteringsskyldighet
• inte hunnit använda stödet inom förutsatt tid
• lämnat oriktiga uppgifter.

Vi skickar ut anvisningar till er om hur och när ni ska betala tillbaka eventuellt kvarvarande medel. Observera att utskicket med anvisningar om återbetalning av medel kan dröja flera månader från att ni lämnat in er ekonomiska redovisning.

Kostnader och intäkter som ni uppgett i budget i ansökan alternativt i reviderad ansökan är synliga nederst i fliken. De är gulmarkerade och går inte att ändra. Använd dessa kostnader och intäkter som utgångspunkt när ni redovisar kostnaderna för 2023.

• Ange faktiska kostnader, det vill säga inte avrundade, oavsett om de understiger eller överstiger ursprunglig budget.
• Ni ska inte inkludera kostnader som ni finansierar med organisationens egna medel eller med bidrag från andra finansiärer.

Kostnadsmatrisens olika budgetposter

Personalkostnader inklusive sociala avgifter

Här fyller ni i personalkostnader som ni finansierade med statsbidraget. Ni räknar alltså in den ersättning som ni ger till personer som på något sätt gett av sin tid för att genomföra aktiviteterna. Redovisa kostnaderna fördelat på varje verksamhetsmål på samma sätt som ni gjorde i budgeten i ansökan/reviderade ansökan. Personalkostnaderna ska inte vara en uppskattning eller en schablon, utan kostnaden ska ha uppkommit, vilket betyder att lön ska ha utbetalats och bokförts som lönekostnad. Vi kan begära in ett utdrag från ert lönesystem och ett anställningsbevis för att granska detta.

Personalkostnader inkluderar lön eller arvode, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Det kan också inkludera förmåner. Förmåner är alla former av ersättning för arbete som man som anställd kan få i annat än pengar. En förmån uppkommer i princip så snart arbetsgivaren bekostar en privat levnadskostnad åt en anställd. Skattepliktig förmån får inte räknas in. Kostnadsfria eller subventionerade måltider till personal får inte finansieras med bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lönekostnaderna ytterligare.

Externa tjänster

Här anger ni kostnader för tjänster som ni betalar med faktura, till exempel utvärdering, konsulter, föreläsare och utbildningar som ingår i verksamheten ni söker medel för.

Materiel och utrustning

Här fyller ni i kostnader för material och utrustning. Detta kan till exempel vara tryckkostnader för material, kontorsmaterial eller mobiltelefon. Samtliga inköp ska kunna verifieras och särredovisas i bokföringen.

Administrativa kostnader

Administration innebär exempelvis telefoni, porto, försäkring eller bankkostnader. Dessa kostnader ska specificeras per kostnad om möjligt. Observera att administrativa kostnader ska specificeras och lämnas i bilaga.

Lokalkostnader

Här fyller ni i lokalkostnader som ni finansierade med statsbidraget. Ange kostnad för egen lokal och omkostnader, till exempel städning. Reparationer av lokal får inte finansieras av statsbidraget. Kopia på hyresavi eller beräkningsunderlag kan begäras in av oss för den del av kostnaden som rör det sökta bidraget. I en senare fråga kommer ni att behöva förtydliga lokalkostnaderna ytterligare.

Investeringar eller inköp

Här fyller ni i eventuella inköp eller investeringar kopplade till er verksamhet. Till exempel dataprogram eller annan utrustning som är kopplad till bidraget. Reparationer av utrustning får inte finansieras av bidraget.

Resor och logi

Här fyller ni i summan för resor och logi. Resor och logi ska vara tydligt kopplade till någon av era aktiviteter. Kostnaderna ska kunna styrkas i efterhand. För internationella resor behöver ni skicka med en bilaga där ni redogör för kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Vi uppmanar organisationer att utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet, samt att i möjligaste mån delta digitalt i evenemang som sker internationellt eller långt bort.

Revisorskostnader

Här fyller ni i eventuella kostnader för extern revisor.

Specifik information om fördelningen av kostnader för personal och lokal

Personalkostnader

Personalkostnader inkluderar arbetsersättning eller lön, semesterersättning och lönebikostnader såsom arbetsgivaravgifter och andra avgifter som är bundna till anställningen genom kollektivavtal eller motsvarande. Lönebikostnader utgör cirka 50 procent av bruttolönen. För varje anställd, ange

• titel
• grund- eller timlön inklusive lönebikostnader
• tjänstgöringsgrad i verksamheten i procent eller antal timmar
• tjänstgöringstid i verksamheten (max 12 månader)
• den totala kostnaden för den anställda.

Exempel: En projektledare, 28 000 kronor, 100 procent, 12 månader, 336 000 kronor.

Lokalkostnader

Här fyller ni i den totala summan som ni planerar att använda från statsbidraget för lokalkostnader under 2023. Uppge den totala summan lokalkostnader som bidraget finansierade, samt hur stor andel av den totala lokalkostnaden under året som det motsvarade. Om ni till exempel lade 30 000 kronor av bidraget på en lokal som hade en årskostnad på 300 000 kronor, motsvarar det 10 procent av finansieringen av lokalen. I så fall skriver ni: 30 000 kronor, 10 procent. Vi tillåter endast 100 procent finansiering av lokal genom statsbidraget om lokalen endast är till för den verksamhet som bidraget beviljades för.

Övriga intäkter under året

I den här delen beskriver ni övriga intäkter under 2023, till exempel ekonomiskt stöd från myndighet, kommun, stiftelse eller förening. Det kan även röra sig om intäkter i form av medlemsavgifter, aktivitetsintäkter eller annat. Aktivitetsintäkter kan till exempel vara inträden, insamlingar eller caféverksamhet. Om organisationen får lönebidrag ska det också fyllas i här, både som antal tjänster (specificeras under syfte) samt total summa lönebidrag. Övriga intäkter kan till exempel handla om hyresintäkter.

Flik 6. Bilagor

Bilagorna ska vara separata dokument. Bilagorna laddas med fördel upp digitalt. Om ni inte har dem digitalt kan ni skicka dem till Folkhälsomyndigheten per post, se adressen under fliken ”Skicka in redovisningen”. Vilka bilagor ni ska ladda upp listas nedan. Endast obligatoriska bilagor ska bifogas redovisningen. Om ni planerar att komplettera ansökan med bilagor senare anger ni det på frågan om kommentar om bilagorna. Ange i så fall vilket datum ni kommer att skicka bilagorna till oss.

Tänk på att vissa bilagor måste vara en underskriven kopia.

Obligatoriska bilagor

Verksamhets-­ eller förvaltningsberättelse inklusive resultat- och balansräkning för 2023

En verksamhets- och/eller en förvaltningsberättelse ska bifogas för 2023. Enförvaltningsberättelse är en del av en årsredovisning. Förvaltningsberättelsen beskriver viktiga händelser under året som gått och ska ge en rättvisande bedömning av organisationens verksamhet, ställning och resultat. Resultat- och balansräkningen behöver godkännas på årsmötet. Läs mer om förvaltningsberättelser och årsredovisningar:

Årsredovisningsguiden för ideell förening (bolagsverket.se).

En verksamhetsberättelse är i stort sett samma sak som förvaltningsberättelse, men är oftast mer omfattande. En verksamhetsberättelse skildrar den verksamhet som föreningen har bedrivit under ett verksamhetsår. Verksamhetsberättelsen kan även innehålla en resultat- och balansräkning över organisationens ekonomi. Årsmötet ska godkänna verksamhetsberättelsen.

Resultat- och balansräkningen eller årsredovisningen måste vara underskriven, oavsett om ni skickar in en verksamhets- eller förvaltningsberättelse.

Resultatrapport per 31 december 2023

Oavsett om ni bifogar en förvaltnings- eller verksamhetsberättelse måste ni också skicka in en ekonomisk redovisning. Detta görs i form av en resultatrapport från ert ekonomisystem. För att vi på Folkhälsomyndigheten ska kunna granska behöver medlen från statsbidraget vara särredovisade i resultatrapporten. Vi ska kunna följa vilka kostnader i resultatrapporten som hör till vilka budgetposter i återrapportens budget (såsom personal, externa tjänster eller lokal).

Revisorsrapport för 2023

En godkänd/auktoriserad revisor som finns registrerad hos Revisorsinspektionen ska granska återrapporten. Revisorsrapporten ska vara underskriven av revisorn och genomförd enligt standard ISRS 4400.

Mer om revisorsgranskning: Redovisning av medel

Obligatoriska bilagor under vissa omständigheter

Handling som visar vem eller vilka som har rätt att företräda organisationen

Om firmatecknaren har ändrats jämfört med ansökan behöver ni bifoga den här handlingen på nytt. Detta innebär årsmötesprotokoll, konstituerande protokoll eller registreringsbevis där det framgår vilka som ingår i styrelsen inklusive deras befattning, samt vem eller vilka som är firmatecknare.

Bilagor i form av protokoll måste vara underskrivna.

Specifikation av administrativa kostnader

Om ni hade administrativa kostnader ska dessa specificeras i en bilaga. Det betyder att ni i en separat bilaga listar vad de administrativa kostnaderna består av. I återrapporteringens budget anger ni klumpsummor för de administrativa kostnaderna.

Specifikation av internationell resa

Om ni använt statsbidrag för konferenser och studieresor utanför Sverige ska detta specificeras genom en bilaga. Av bilagan ska det framgå: kostnaderna som finansierades med hjälp av bidraget (till exempel hotell, resa, traktamente), program, syfte och resultat med resan. Vi tillåter deltagande för max två personer per internationell resa. Resor bör i möjligaste mån utgå från det miljömässigt mest hållbara resesättet.

Flik 7. Skicka in redovisning

Ni skickar in redovisningen i två steg.

Steg 1: Skicka in redovisningen

Kontrollera att alla uppgifter i redovisningen är korrekta. Därefter klickar ni i rutan som bekräftar att uppgifterna är korrekta och därefter klickar ni på knappen ”Skicka redovisningen”. Bilagor som skickas in senare ska skickas per e-post. Ange ert ärendenummer från ert bidragsbeslut i rubriken på e-posten.

info@folkhalsomyndigheten.se

Steg 2: Skriv under redovisningen

Det finns två olika sätt att underteckna återrapporteringen. Ni kan antingen göra det manuellt eller elektroniskt via e-signatur enligt vår bifogade instruktion.

Manuellt undertecknande

Klicka på knappen ”Skriv ut exemplar för undertecknande”. Blanketten ska undertecknas av organisationens behöriga firmatecknare, det vill säga den eller de som anges i föreningens stadgar och protokoll. Genom undertecknandet intygar organisationen att lämnade uppgifter inklusive bilagor i alla väsentliga delar är korrekta, att styrelsen har informerats om innehållet i den här redovisningen samt att redovisningen skett enligt myndighetens instruktioner och riktlinjer.

Skicka sedan det underskrivna originalet till: Folkhälsomyndigheten, Box 505, 831 26 Östersund.

E-signatur

För att skicka in återrapporten med e-signatur så behöver ni ha ett konto på en e-signaturtjänst som kan producera en PDF-fil som har standardformatet ”PDF/A” eller enligt den EU-godkända standarden ”PAdES”. Formatet gör att när man öppnar PDF-filen i programmet Adobe Acrobat Reader så ska en signaturpanel visas med ett meddelande om att ”signaturer är giltiga”. Om signaturpanelen visas är filen av rätt format och kan skickas in till oss. Klicka då på knappen ”Skriv ut exemplar för underteckning” och spara PDF-filen. Sen kan ni signera filen och mejla den till oss. Skicka den underskrivna återrapporteringen med e-post till:

info@folkhalsomyndigheten.se

Kontakt vid frågor

Vid frågor om innehållet i återrapporteringen, skicka ett e­postmeddelande till Statsbidrag. Hänvisa till ert ärendenummer när ni kontaktar oss.

statsbidrag@folkhalsomyndigheten.se

Vid tekniska frågor eller problem, skicka ett e­postmeddelande till Bidrag. Ange vilket slags statsbidrag det gäller och vilket konto som används vid inloggning.

bidrag@folkhalsomyndigheten.se