Innan arbetet planeras mer i detalj behöver ni utföra sex moment som säkerställer att insatsen är nödvändig och att den riktas mot rätt behov och målgrupp:

  • 1.1 Stämma av med lagstiftning och styrdokument
  • 1.2 Kartlägga lokala situationen
  • 1.3 Kartlägga befintlig verksamhet
  • 1.4 Kartlägga övriga förutsättningar
  • 1.5 Analysera målgrupp
  • 1.6 Göra en sammanfattande analys och motivera insatsen

I snabbguiden och i texten nedan finns momenten i första fasen beskrivna tillsammans med ett antal frågor som ni behöver överväga innan arbetet går in i nästa fas. Checklistorna fylls i stegvis av projektledare, samordnare eller arbetsgruppen tillsammans. Innehållet blir en sorts dokumentation över arbetet samtidigt som det kan fungera som underlag för beslut och en verksamhets- eller projektplan. Dokumentationen kan vara till stor hjälp när arbetet slutligen ska utvärderas men också vid uppföljningar under processens gång.

1.1 Stämma av med lagstiftning och styrdokument

Alla förebyggande åtgärder ska stämma överens med relevanta policyer och styrande dokument som påverkar arbetet på lokal och regional nivå. Ni behöver också beakta lagstiftning och nationella strategier, andra vägledningar och riktlinjer från exempelvis statliga myndigheter.

1.2 Kartlägga den lokala situationen

Kunskap om den lokala kontexten är en förutsättning för att bedriva ett effektivt hälsofrämjande och förebyggande arbete. I fasens andra moment behöver ni därför kartlägga sociodemografisk situation och analysera hur den regionala och lokala ANDTS-användningen ser ut samt undersöka möjliga orsaker och bidragande faktorer till denna situation. Kartläggningen ger er underlag till valet av målgrupper, insatser och arenor men också en bild av arbetets utgångsläge, vilket behövs som jämförelse då ni följer upp insatsen längre fram.

Vid kartläggningen används både kvantitativa och kvalitativa metoder och ni bör så långt som möjligt använda lokala data från exempelvis drogvaneundersökningar, fokusgrupper, folkhälsostatistik och polisrapporter.

Källor och verktyg för data på nationell, regional och lokal nivå hittar ni till exempel här:

Att tänka på i samband med kartläggning

Kartläggningen ska ge grundlig information om en särskild situation, identifiera koncentrationer och mönster som i sin tur ska vara en grund för svaret på frågan om varför situationen ser ut så här och vilka åtgärder som behövs.

Bakgrundsdata som tas fram om folkmängd efter ålder, förvärvsarbete och arbetslöshet efter utbildning mm. ska kunna användas för att göra en analys av situationen och få en bild av vilka risk- och skydds faktorer som finns. Visar kartläggningen på en situation som är bättre eller sämre än förväntat utifrån risk-skyddsfaktorer? Vad kan ligga till grund för detta?

1.3 Kartlägga befintlig verksamhet

Om det aktuella problemet är känt kanske någon aktör, inklusive det civila samhällets organisationer, redan gör insatser inom området. Det är därför mycket viktigt att kartlägga vad som görs, vilka aktörer som är involverade och vilka resultat dessa insatser har fått.

Resultaten från kartläggningarna samlar ni i en verksamhets- eller projektplan som då innehåller den data som behövs för att motivera behovet av insatsen.

1.4 Kartlägga övriga förutsättningar

Det finns andra förutsättningar som också är viktiga att undersöka, exempelvis intresset för frågan hos kommunens nyckelpersoner och ledning, de ekonomiska ramarna och andra intressenter som kan tänkas engagera sig. Graden av engagemang och intresse avgör hur arbetet ska bedrivas för att kunna bli framgångsrikt.

Indikatorer för att följa upp arbetet

När ni föreslår indikatorer, för att följa utvecklingen utifrån den genomförda kartläggningen, är det viktigt att beskriva varför just dessa ska användas och om de håller tillräckligt hög statistisk kvalitet för att ge en bild av det som kartläggningen avser att följa.

Det är också viktigt att identifiera vilken information som behövs och om det finns tillräcklig information om olika grupper/subgrupper- situationer/områden/verksamheter som ska följas upp. Om data saknas behöver ni ta ställning till om en särskild studie behöver genomföras.

Vid bedömning av vilka indikatorer som ska följas upp är det också viktigt att innan de väljs fundera över hur data ska redovisas för indikatorerna. Exempelvis om det är 4-års medelvärden, antal, andel eller resultat som visar på hur det skulle se ut om befolkningsmängden var 10 000 invånare 15 år och äldre, vilket är vanliga redovisningsutfall.

Även om uppföljningen via indikatorer är tänkt att ske över tid eller endast vid ett tillfälle är det viktigt att se över vilka indikatorer som är användbara för en viss verksamhet. Tidserier ger svar på förändringar över tid. Det är viktigt att tänka på att data från årliga eller enstaka uppföljningar ger svar på en viss fråga vid ett visst tillfälle men ger inte svar om utvecklingen över tid.

Vid arbetet med kartläggningen är det också viktigt att ta med om det ska ske någon jämförelse med liknande verksamheter exempelvis inom eller utom kommunen/regionen. Vilket påverkar vilka indikatorer som är möjliga att använda.

Till sist men viktigast, behöver man tydliggöra syftet med kartläggningen och hur uppföljningen ska användas när aktiviteterna är genomförda, hur ska då resultatet analyseras och implementeras i verksamhet.

1.5 Analysera målgrupp

Kartläggningen kompletterar ni sedan med detaljerad data om den tilltänkta målgruppen för insatsen, till exempel demografisk information om språk och storlek på gruppen samt andra närliggande problemområden såsom brottslighet. Ni behöver även definiera i vilket sammanhang där insatsen ska genomföras, exempelvis familj, skola, arbetsplats, restaurangmiljö eller samhälle, för att kunna klargöra var och hur insatsen ska genomföras.

De olika aktörerna behöver också ha kunskap om målgruppen och dess förutsättningar för att delta eller medverka i en insats. Syftet är att få ett kostnadsmässigt effektivt och etiskt hållbart hälsofrämjande och förebyggande arbete som också stärker jämlikhet. Det är även relevant att veta om målgruppen varit föremål för några tidigare projekt och program, och vilka resultat och erfarenheter det ledde till.

Efter att ni sammanställt fakta är det viktigt att analysera och dra slutsatser av informationen.

1.6 Göra en sammanfattande analys och motivera insatsen

Ovanstående moment summeras i en sammanfattande analys som visar hur den lokala lägesbilden ser ut och som motiverar vad som bör göras och varför. Vilka utfall ska prioriteras? Hur svarar befintliga insatser mot verksamheten, förutsättningarna och behoven? Har vi upptäckt helt nya förhållanden, tidigare ”blinda fläckar”, som måste uppmärksammas nu? Denna sammanfattande analys blir en grund för den kommande verksamhets- eller projektplanen. Den sammanfattande analysen stäms av med den ansvariga chefen eller styrgruppen.