Spårbarhetssystemet – det här gäller för partihandlare och distributörer

Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren

Du som är partihandlare eller annan aktör (distributör) som deltar i handeln av tobaksvaror (cigaretter och rulltobak) utan att sälja till konsument ska ansöka om unika identifieringskoder för dig själv som aktör och för dina anläggningar. Ansökan om detta görs hos den nationella id-utfärdaren.

För dig som partihandlare finns även krav på tillstånd för handel med tobaksvaror. En utfärdad identifieringskod ersätter inte kravet på att ansöka om sådant tillstånd.

Har din kund inte en identifieringskod som aktör och en identifieringskod för sin eller sina anläggningar kan du inte leverera tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) till kunden. Du kan ansöka om dessa koder åt din kund, men måste då först inhämta kundens godkännande. Vid ansökan om anläggningskod åt aktörer vid första försäljningsställen är det viktigt att anläggningstypen anges korrekt, som första försäljningsställe.

Uppgifterna om dig som aktör och dina anläggningar måste vara aktuella och korrekta. Om dina förhållanden ändras, t.ex. adress, epostadress, bolagsnamn, kontaktperson osv. behöver du utan dröjsmål uppdatera uppgifterna. Om din verksamhet upphör ska du avaktivera dina identifieringskoder.

Ansökan om identifieringskoder hos Allexis

Ansökan om identifieringskoder görs i två steg. Du får din identifieringskod som aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats. Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar.

idissuer.se

Det är viktigt att anläggningen anges som typ 2 – Fristående lager.

Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida. Om situationen för dig som ekonomisk aktör förändras ska du uppdatera uppgifterna hos id-utfärdaren.

Aggregerade identitetsmärkningar

För att förenkla registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade koder skapas. När du hanterar tobaksvaror bryter du kanske tidigare aggregerade förpackningar, t ex pallar och transportkartonger och bygger nya transportkartonger och pallar. För varje aggregering som görs måste en aggregerad identitetsmärkning skapas. Du kan välja att skapa dessa själv eller ansöka om aggregerade identitetsmärkningar från behörig id-utfärdare.

Varje nivå av aggregering ska registreras via routern till databassystemet.

Endast om en aggregerad kod ska återanvändas måste meddelande om att den aggregerade koden uppdelas skickas till databassystemet.

Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning

Registrering av ankomst, omlastning och utleverans

Du ska registrera alla åtgärder som vidtas för de tobaksvaror du hanterar. De åtgärder som ska registreras är bland annat ”ankomst till en anläggning”, ”transitering” (omlastning) och ”leverans från en anläggning”. Även de ekonomiska transaktionerna (order, faktura och faktura betald) kopplade till tobaksvaran ska registreras.

Registrerade uppgifter får inte ändras eller raderas.

Upprätta register

Du ansvar för att upprätta ett register över samtliga relevanta transaktioner, samt för att överföra uppgifterna via routern till databassystemet.

Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning.

Den Europeiska kommissionen har publicerat ett informationsblad om EU:s spårbarhetssystem för tobaksvaror för aktörer som deltar i distributionskedjan som visar övergripande vilka logistiska händelser som ska rapporteras samt vad som är bra att tänka på.

EU:s spårbarhetssystem för tobaksvaror – Informationsblad (rapportering om förflyttning av varor inom distributionskedjan) (ec.europa.eu)

På Europeiska kommissionens webbplats finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.

• EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror: vanliga rapporteringsfel (ec.europa.eu)
• EU System of tobacco traceability: Common reporting mistakes (ec.europa.eu)

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna

Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna ska du som partihandlare eller distributör sända en begäran om avaktivering av den unika identitetsmärkningen via routern.