Spårbarhetssystemet – det här gäller för tobakstillverkare och importörer
LyssnaTillverkare och importörer av tobaksvaror ansvarar för flera viktiga delar i spårbarhetssystemet, bland annat för så kallad spårbarhetsmärkning. Tillverkare ansvarar även för att tillhandahålla utrustning till alla aktörer i distributionskedjan, utom detaljhandeln, för registrering av händelser.
Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren
Du som är tillverkare eller importör av tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) ska ansöka om identifieringskod för ekonomiska aktörer hos den behöriga id-utfärdaren i varje medlemsstat där du driver minst en anläggning. Du som är importör ska även ansöka om en identifieringskod hos den behöriga id-utfärdaren i varje medlemsstat där du släpper ut dina varor.
Har du anläggningar i Sverige ska du ansöka om identifieringskoder för dessa hos den nationella id-utfärdaren i Sverige, All Soft Corp s.r.o.
Ansökan om identifieringskoder
Ansökan om identifieringskoder hos id-utfärdaren görs i två steg. Du får din identifieringskod som ekonomisk aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats.
Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar och maskiner.
För din anläggning där tillverkning sker är det viktigt att anläggningen anges som typ "Tillverkningsanläggning med lager". Har du även lageranläggningar på annan adress ska även dessa ha identifieringskoder, men med anläggningstyp ”Fristående lager”.
Om du förvaltar fristående lager i ett land utanför EU, där varor tillverkade i EU och som är avsedda för unionens marknader hanteras (sk transitering genom tredjeland) får du ansöka dina identifieringskoder för ekonomisk aktör och anläggning som är fristående lager hos behörig id-utfärdare i den medlemsstat där de flesta varor som hanteras placeras.
Du ska ansökan om identifieringskod för maskin för de sammansatta maskiner som används vid tillverkning av tobaksvaror och som är en integrerad del av tillverkningsprocessen. Varje identifierbar, fast eller rörlig, del av en maskin ska också kunna identifieras med en unik kod (identifieringskod för en maskin). En rörlig maskindel kan användas för en eller flera maskiner samtidigt eller utbytbart.
En tillverkningsanläggning kan ha flera sådana sammansatta maskiner och maskindelar. Varje maskin ska ha sin egen identifieringskod, liksom varje maskindel. Se även avsnitt om antimanipulationsverktyg.
Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida:
Om det sker någon ändring i de uppgifter som lämnats i ansökan, eller om din verksamhet upphör ska du utan dröjsmål anmäla detta till id-utfärdaren via inloggning hos id-utfärdaren.
Om du upphör med din verksamhet ska id-utfärdaren avregistrera identifieringskoden för ekonomiska aktörer. Avregistreringen av en ekonomisk aktörs identifieringskod innebär att relaterade identifieringskoder för anläggningar och maskiner avregistreras automatiskt. Avregistrering av en anläggning innebär att relaterade identifieringskoder för maskiner avregistreras.
Unika identitetsmärkningar
För de styckförpackningar av tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) som du avser att tillgängliggöra i Sverige ska du ansöka om unika identitetsmärkningar och motsvarande mänskligt läsbara koder hos den svenska id-utfärdaren. Du ansvarar för att fästa dessa märkningar på styckförpackningarna. Samt att registrera och lagra alla händelser som rör dina tobaksvaror i din primära databas.
För att underlätta och effektivisera registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade förpackningar med tobaksvaror förses med unika identitetsmärkningar (unik identitetsmärkning på aggregerad nivå). Du kan välja att skapa dessa aggregerade identitetsmärkningar själv eller ansöka om dessa från behörig id-utfärdare.
Varje nivå av aggregering ska registreras i databasen.
Endast om en aggregerad kod ska återanvändas ska meddelande 3.6 Uppdelning av unika identitetsmärkningar skickas till databassystemet.
Spårbarhetsmärkning och säkerhetsmärkning av tobaksvaror
Avgifter för unika identitetsmärkningar
Id-utfärdaren får ta ut avgifter för att generera och utfärda unika identitetsmärkningar. Avgiften är fastställd i förordningen om avgifter för unika identitetsmärkningar på tobaksförpackningar.
Antimanipulationsverktyg
Direkt efter att unika identitetsmärkningar på stycknivå fästs på tobaksvaran måste du kontrollera att de har satts fast korrekt och är läsbara. Denna process ska skyddas med ett antimanipulationsverktyg som tillhandahållits och installerats av en oberoende tredjepart.
Är du tillverkare eller importör av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak måste detta verktyg finnas installerat senast den 20 maj 2024.
För helt manuella tillverkningsprocesser finns ingen skyldighet att installera antimanipulationsverktyg.
Leverantören av antimanipulationsverktyget ska lämna ett intyg till Folkhälsomyndigheten och till Europeiska kommissionen om leverantörens oberoende i förhållande till tobaksindustrin samt att det installerade verktyget uppfyller kraven i genomförandeförordningen 2018/574, och från den 21 december 2023 de ändringar som beslutats genom ändringsförordningen 2023/448. Mall för intyget finns på kommissionens webbplats.
Systems for tobacco traceability and security features/Anti-tampering devices (ec.europa.eu)
Antimanipulationsverktyget måste verifiera att den unika identitetsmärkningen på stycknivå har satts fast korrekt och är fullt läsbar. Informationen ska registreras med antingen en video eller en loggfil som inte kan ändras av någon ekonomisk aktör.
Om verktyget signalerar att den unika identitetsmärkningen har satts fast fel eller inte är fullt läsbar måste du fästa den unika identitetsmärkningen på nytt.
Informationen som registreras av antimanipulationsverktyget ska finnas tillgängliga under 9 månader efter registreringen och ska tillhandahållas Folkhälsomyndigheten om myndigheten så begär.
Primärdatabas
Du som är tillverkare eller importör ansvarar för att sluta ett avtal med en oberoende tredjepartsleverantör för att upprätta en primärdatabas där all information om dina tobaksvaror ska lagras. Avtalet ska upprättas i enlighet med de avtalskrav som anges i kommissionens delegerade förordning (EU) 2018/573.
Val av oberoende tredjepartsleverantör ska ske i enlighet med förfarande-reglerna i del A i bilaga I, kommissionens genomförandeförordning (EU) 2018/574 om tekniska standarder för inrättande och drift av ett spårbarhetssystem för tobaksvaror.
Om flera juridiska personer utgör en enda tillverkare eller importör ska anmälan lämnas in gemensamt av alla juridiska personer.
Om den berörda importören samarbetar med endast en tillverkare utanför EU eller hör till samma koncern som denna kan avtalet om datalagring undertecknas gemensamt av både importören och tillverkaren utanför EU. Om den berörda importören samarbetar med flera tillverkare utanför EU eller själv också är en unionstillverkare ska avtalet om datalagring endast undertecknas av importören.
Avtalet och den tredje partens lämplighet ska godkännas av Europeiska kommissionen.
Alla ändringar av de centrala delarna i avtalet ska godkännas av kommissionen och måste meddelas i förväg.
Tillverkare och importörer av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak ska, senast den 31 december 2022, meddela kommissionen identiteten hos den föreslagna oberoende tredjepartsleverantören samt få utkast till avtal om datalagring godkänt av kommissionen.
Datalagring
Primärdatabasens datalagringsanläggning ska vara fysiskt belägen på Europeiska unionens territorium.
Oberoende revisor
Du måste utse en oberoende revisor som kontrollerar att ditt datalager skyddar uppgifterna ordentligt. Europeiska kommissionen ska godkänna den valda revisorn. Revisorn ska i slutet av oktober varje år lämna en revisionsrapport till Europeiska kommissionen och Folkhälsomyndigheten, omfattande perioden från 20 maj till 19 maj.
Som stöd till tillverkare i valet av oberoende revisor och för revisorerna att uppfylla sina årliga rapporteringsskyldigheter har Europeiska kommissionen på sin hemsida publicerat riktlinjer för de årliga revisionsrapporterna.
Tillhandahålla utrustning
Du som är tillverkare av tobaksvaror ska tillhandahålla de aktörer som deltar i handeln med tobaksvaror den utrustning som är nödvändig för att registrera tobaksvaror som köps, säljs, lagras, transporteras eller hanteras på annat sätt. Utrustningen ska kunna läsa och överföra de registrerade uppgifterna elektroniskt till databassystemet.
De som berörs är alla aktörer från tillverkare till den sista aktören före det första återförsäljningsstället, inbegripet importörer, lageranläggningar och transportföretag.
Registrering av utleverans, omlastning och ankomst
Alla åtgärder och förflyttningar av en tobaksvara ska registreras i databasen. Det gäller även ekonomiska transaktioner.
Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning
På Europeiska kommissionens hemsida finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.
- EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror: vanliga rapporteringsfel (ec.europa.eu)
- EU System of Tobacco traceability: Common reporting mistakes (ec.europa.eu)
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna efter att den unika identitetsmärkningen har fästs på styckförpackningen ska du som tillverkare eller importör utan dröjsmål sända en begäran om avaktivering till relevant primär databas.
Om tobaksvaror som rapporterats som stulna återfås får du sända en begäran om återaktivering (meddelande 2.4).