Spårbarhetssystemet – det här gäller för tobakstillverkare och importörer
LyssnaTillverkare och importörer av tobaksvaror ansvarar för flera viktiga delar i spårbarhetssystemet, bland annat för så kallad spårbarhetsmärkning. Tillverkare ansvarar även för att tillhandahålla utrustning till alla aktörer i distributionskedjan, utom detaljhandeln, för registrering av händelser.
Ansöka om identifieringskoder hos id-utfärdaren
Du som är tillverkare eller importör av tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) ska ansöka om identifieringskod för ekonomiska aktörer hos den behöriga id-utfärdaren i varje medlemsstat där du driver minst en anläggning. Du som är importör ska även ansöka om en identifieringskod hos den behöriga id-utfärdaren i varje medlemsstat där du släpper ut dina varor.
Har du anläggningar i Sverige ska du ansöka om identifieringskoder för dessa hos den nationella id-utfärdaren i Sverige, Allexis s.r.o.
Ansökan om identifieringskoder hos Allexis
Ansökan om identifieringskoder görs i två steg. Du får din identifieringskod som ekonomisk aktör, genom att registrera dig via formuläret som finns tillgängligt på id-utfärdarens webbplats.
Därefter får du logga in i id-utfärdarens system, för att ansöka om identifieringskoder för anläggningar och maskiner.
För din anläggning där tillverkning sker är det viktigt att anläggningen anges som typ "Tillverkningsanläggning med lager". Har du även lageranläggningar på annan adress ska även dessa ha identifieringskoder, men med anläggningstyp ”Fristående lager”.
Identifieringskoder för maskin avser maskinen som används vid förpackning av produkten. En tillverkningsanläggning kan ha flera sådana maskiner, varje maskin ska ha sin egen identifieringskod. Se även avsnitt om antimanipulationsverktyg.
Information om hur du ska gå tillväga finns på id-utfärdarens hemsida:
Om det sker någon ändring i de uppgifter som lämnats i den ursprungliga ansökan, eller om din verksamhet upphör ska du utan dröjsmål anmäla detta till id-utfärdaren via inloggning hos id-utfärdaren.
Antimanipulationsverktyg
Direkt efter att unika identitetsmärkningar anbringats måste du kontrollera att de är korrekt anbringade och är läsbara. Denna process ska skyddas med ett antimanipulationsverktyg som tillhandahållits och installerats av en oberoende tredjepart. Är du tillverkare eller importör av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak måste detta verktyg finnas installerat senast den 20 maj 2024. För helt manuella tillverkningsprocesser finns ingen skyldighet att installera antimanipulationsverktyg.
Leverantören av antimanipulationsverktyget ska lämna ett intyg till Folkhälsomyndigheten och till Europeiska kommissionen om leverantörens oberoende i förhållande till tobaksindustrin samt att det installerade verktyget uppfyller kraven i genomförandeförordningen 2018/574, och från den 21 december 2023 ändrad genom ändringsförordningen 2023/448. Mall för intyget finns på kommissionens hemsida.
Systems for tobacco traceability and security features/Anti-tampering devices (ec.europa.eu)
Antimanipulationsverktyget måste verifiera att den unika identitetsmärkningen på stycknivå har anbringats korrekt och är fullt läsbar. Informationen ska registreras antingen med video eller en loggfil som inte kan ändras.
Om verktyget signalerar att den unika identitetsmärkningen har anbringats fel eller inte är fullt läsbar måste du anbringa den unika identitetsmärkningen på nytt.
Informationen som registreras av antimanipulationsverktyget ska finnas tillgängliga under 9 månader efter registreringen och ska tillhandahållas Folkhälsomyndigheten om myndigheten så begär.
Unika identitetsmärkningar för styckprodukter av tobaksvaror
För de tobaksvaror (cigaretter eller rulltobak) du avser att tillgängliggöra i Sverige ska du ansöka om unika identitetsmärkningar hos den svenska id-utfärdaren. Du ansvarar för att fästa dessa märkningar på styckförpackningarna. Samt att registrera och lagra alla händelser som rör dina tobaksvaror i din primära databas.
Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning
Avgifter för unika identitetsmärkningar
Id-utfärdaren får ta ut avgifter endast för elektroniskt levererade unika identitetsmärkningar. Avgiften är fastställd i förordningen om avgifter för unika identitetsmärkningar på tobaksförpackningar.
Aggregerade unika identitetsmärkningar
För att förenkla registreringen av tobaksvarorna kan aggregerade koder skapas. Du kan välja att skapa dessa själv eller ansöka om aggregerade identitetsmärkningar från behörig id-utfärdare.
Varje nivå av aggregering ska registreras i databasen.
Endast om en aggregerad kod ska återanvändas måste meddelande om att den aggregerade koden uppdelas skickas till databassystemet.
Om spårbarhets- och säkerhetsmärkning
Primärdatabas
Du som är tillverkare eller importör ansvarar för att sluta ett avtal med en oberoende tredjepartsleverantör för att upprätta en primärdatabas där all information om dina tobaksvaror ska lagras. Avtalet ska upprättas i enlighet med de avtalskrav som anges i kommissionens delegerade förordning (EU) 2018/573.
Val av oberoende tredjepartsleverantör ska ske i enlighet med förfarande-reglerna i del A i bilaga I, kommissionens genomförandeförordning (EU) 2018/574 om tekniska standarder för inrättande och drift av ett spårbarhetssystem för tobaksvaror.
Tillverkare och importörer av andra tobaksvaror än cigaretter och rulltobak ska, senast den 31 december 2022, meddela kommissionen identiteten hos den föreslagna oberoende tredjepartsleverantören samt få utkast till avtal om datalagring godkänt av kommissionen.
Datalagring
Primärdatabasens datalagringsanläggning ska vara fysiskt belägen på Europeiska unionens territorium. Avtalet och den tredje partens lämplighet ska godkännas av Europeiska kommissionen.
Oberoende revisor
Du måste utse en oberoende revisor som kontrollerar att ditt datalager skyddar uppgifterna ordentligt. Europeiska kommissionen ska godkänna den valda revisorn. Revisorn ska i slutet av oktober varje år lämna en revisionsrapport till Europeiska kommissionen och Folkhälsomyndigheten, omfattande perioden från 20 maj till 19 maj.
Som stöd till tillverkare i valet av oberoende revisor och för revisorerna att uppfylla sina årliga rapporteringsskyldigheter har Europeiska kommissionen på sin hemsida publicerat riktlinjer för de årliga revisionsrapporterna.
Tillhandahålla utrustning
Du som är tillverkare av tobaksvaror ska tillhandahålla de aktörer som deltar i handeln med tobaksvaror den utrustning som är nödvändig för att registrera tobaksvaror som köps, säljs, lagras, transporteras eller hanteras på annat sätt. Utrustningen ska kunna läsa och överföra de registrerade uppgifterna elektroniskt till databassystemet.
De som berörs är alla aktörer från tillverkare till den sista aktören före det första återförsäljningsstället, inbegripet importörer, lageranläggningar och transportföretag.
Registrering av utleverans, omlastning och ankomst
Alla åtgärder och förflyttningar av en tobaksvara ska registreras i databasen. Det gäller även ekonomiska transaktioner.
Det är viktigt att händelser och transaktioner rapporteras i rätt ordning
På Europeiska kommissionens hemsida finns en broschyr om EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror som beskriver de vanligaste felen och hur dessa ska korrigeras. Broschyren finns även på engelska.
- EU:s system för spårbarhet av tobaksvaror: vanliga rapporteringsfel (ec.europa.eu)
- EU System of Tobacco traceability: Common reporting mistakes (ec.europa.eu)
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna
Om tobaksvaror förstörs eller blir stulna efter att den unika identitetsmärkningen har fästs på styckförpackningen ska du som tillverkare eller importör utan dröjsmål sända en begäran om avaktivering till relevant primär databas.